Hinweisgeberschutzgesetz: Arbeitsrechtliche Auswirkungen / 6.1 Anforderungen an interne Meldestellen

Im Hinblick auf die Ausgestaltung der internen Meldewege will das HinSchG gemäß der Gesetzesbegründung den Beschäftigungsgebern größtmögliche Freiräume bei der Erfüllung der an sie gestellten Anforderungen belassen:

Der interne Meldekanal kann optional so gestaltet werden, dass er – über den genannten Personenkreis der Beschäftigten hinaus – auch natürlichen dritten Personen offensteht, die (wie z. B. Geschäftspartner) mit dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit nur in beruflichem Kontakt stehen und einen Verstoß beobachten.

Auch in Bezug auf Bereitstellung und Betrieb der Meldekanäle, die Aufgaben der Meldestellen, das Verfahren und die Dokumentation von Hinweisgebermeldungen sowie etwaige Folgemaßnahmen sieht das HinSchG konkrete Anforderungen an Meldestellen vor:

• Meldewege: Um die Anforderungen besonders an diejenigen Unternehmen, die erstmalig entsprechende interne Meldestrukturen aufbauen müssen, möglichst gering zu halten, genügt es, dass Meldungen entweder mündlich oder in Textform erfolgen können, solange bei dem gewählten Übertragungsweg die Vertraulichkeit der Identität der von der Meldung betroffenen Personen gewahrt ist.

  Dabei müssen mündliche Meldungen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen.

• Bestätigung des Eingangs der Meldung an die hinweisgebende Person spätestens nach 7 Tagen;
• Protokollierung und Gelegenheit zur Prüfung des Protokolls: Wird bei mündlichen Meldungen weder eine Tonaufzeichnung noch ein Wortprotokoll erstellt (für beides bedarf es der ausdrücklichen Zustimmung der hinweisgebenden Person), muss die Meldung mit einer von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellenden Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) dokumentiert werden. In diesen Fällen ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, ggf. zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen.
• Prüfung der Stichhaltigkeit des gemeldeten Verstoßes sowie der Anwendbarkeit der einschlägigen Gesetze, insbesondere des HinSchG;
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person und Anfrage etwaiger weiterer Informationen;
• Folgemaßnahmen: z. B. (und nicht abschließend) interne Untersuchungen und die Abgabe des Verfahrens an eine andere Abteilung des Beschäftigungsgebers oder eine Behörde, Verweis der hinweisgebenden Person an eine zuständige Stelle und Abschluss des Verfahrens;
• Rückmeldung und Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie der entsprechenden Gründe an die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten nach Eingangsbestätigung der Meldung oder, wenn Eingangsbestätigung nicht erfolgt, spätestens 3 Monate und 7 Tage nach Eingang der Meldung;
• Fristenmanagement (insbesondere im Hinblick auf die Rückmeldefristen gegenüber hinweisgebenden Personen) sowie Löschkonzept.

Achtung

Vertraulichkeit der Identität

Bei alldem haben die Meldestellen, soweit möglich, die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen und genannten Personen zu wahren.

Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen müssen in dieser Funktion unabhängig agieren können und über die erforderliche Fachkunde verfügen.

Praxis-Tipp

Einrichtung einer gebündelten Meldestelle

Unterliegt ein Beschäftigungsgeber im Hinblick auf die Einrichtung von Meldestellen mehreren Gesetzen, neben dem HinSchG etwa auch dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder dem Wertpapierhandelsgesetz, können die Meldestellen nach den jeweiligen Gesetzen in einer Meldestelle gebündelt werden. Es ist nicht erforderlich, für jeden Regulierungsbereich eine eigene Meldestelle vorzusehen. Allerdings hat die Meldestelle genau darauf zu achten, unter welches Rechtsregime eingehende Hinweise fallen und danach die Ausgestaltung der Meldestelle sowie die Folgemaßnahmen auszurichten. Diese können nämlich unterschiedlich ausfallen – je nachdem, welches Gesetz konkret Anwendung findet.

Das (Kollektiv-)Arbeitsrecht und der Datenschutz sind ohnehin stets zu berücksichtigen.