Incentivereisen in der Entgeltabrechnung / 2 Incentivereisen mit dienstlichen Elementen

2.1 Arbeitslohn und Zuwendungen in eigenbetrieblichem Interesse

Wird eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit auch mit privaten Maßnahmen verbunden, stellt sich die Frage, in welchem Umfang der Arbeitgeber die Aufwendungen für eine solche Reise steuerfrei erstatten kann.

Eine Aufteilung der Kosten bei Incentivereisen ist zulässig.^[1] An der Einheitstheorie, nach der eine Incentivereise als Gesamtes zu beurteilen war, hält die Finanzverwaltung nicht mehr fest.^[2]

Gemischt veranlasste Reisen dürfen aufgeteilt werden in

1. steuerfreie Bestandteile, die im eigenbetrieblichen Interesse erfolgen, und
2. lohnsteuerpflichtige Bestandteile, die sich als geldwerter Vorteil darstellen.

Die bisherigen Abgrenzungs- und Aufteilungsgrundsätze im Lohnsteuerverfahren wurden durch die Entscheidung des Großen Senats zur Abzugsfähigkeit gemischter Aufwendungen als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben bestätigt.^[3]

Aufgabe der "Einheitstheorie"

Zur steuerlichen Behandlung von Incentivereisen hat das BMF eine umfangreiche Verwaltungsanweisung erlassen.^[4] Nach diesem BMF-Schreiben kann eine Incentivereise nur als Gesamtes beurteilt werden, da sie von den Leistungsmerkmalen und dem Erlebniswert einer Gruppenreise, bei der Reiseziel, Reiseprogramm und Reisedauer von vornherein festgelegt sind, und der Teilnehmerkreis begrenzt ist. An dieser Einheitstheorie kann aufgrund der geänderten Rechtsprechung nicht mehr festgehalten werden.

Beibehaltung der Bewertungskriterien

Weiterhin Gültigkeit haben dagegen die darin festgelegten Bewertungskriterien. Danach spielt es keine Rolle,

• welchen Wert das Unternehmen dem Arbeitnehmer zuwenden wollte,
• zu welchem Preis das Unternehmen diese Reise angekauft hat oder
• welchen subjektiven Wert die Reise für den Arbeitnehmer tatsächlich hat.

Der Wert der zugewandten Reise ist nach dem genannten BMF-Schreiben mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort anzusetzen.^[5]

[1] BFH, Urteil v. 18.8.2005, VI R 32/03, BStBl 2006 II S. 30.

[2] BMF, Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 – S 2227/07/10003:002, BStBl 2010 I S. 614.

[3] BFH, Beschluss v. 21.9.2009, GrS 1/06, BStBl 2010 II S. 672.

[4] BMF, Schreiben v. 14.10.1996, IV B 2 – S 2143 – 23/96, BStBl 1996 I S. 1192.

[5] § 8 Abs. 2 EStG.

2.2 Aufteilung gemischter Aufwendungen

2.2.1 Ermittlung des steuerpflichtigen Anteils

Schritt 1: Eindeutig zuordenbare Aufwendungen

Zunächst sind die Kostenbestandteile vom Gesamtaufwand der Reise abzutrennen, die sich leicht und eindeutig ausschließlich

• dem (steuerfreien) betriebsfunktionalen Bereich oder
• dem privaten lohnsteuerpflichtigen Bereich

zuordnen lassen.Steuerfrei bleiben demnach z. B. die Kosten für betriebliche Tagungen, Unterlagen und Referenten. Steuerpflichtiger Arbeitslohn sind dagegen die Aufwendungen, die auf touristische Programmpunkte, etwa Ausflüge, Spiel- und Sportveranstaltungen sowie gemeinsame Feiern und Unterhaltungsabende entfallen.

Schritt 2: Aufteilung im Wege der sachgerechten Schätzung

Die verbleibenden (gemischten) Kosten sind im Wege der Schätzung auf die beiden Bereiche zu verteilen. Dabei ist im Regelfall auf die Zeitanteile abzustellen, die sich im Verhältnis der rein betrieblich bedingten Reisebestandteile zu den übrigen mit Vorteilscharakter ergeben. Hierbei handelt es sich insbesondere um

• die Flug- bzw. Fahrtkosten,
• die Hotelrechnung,
• die Verpflegungskosten sowie
• die Kosten der Reisevorbereitung und Organisation.

Verpflegungskosten nur bis zur Höhe der Pauschbeträge abziehbar

Für die Verpflegungskosten gilt die Besonderheit, dass diese auch bei einer ausschließlich betrieblichen Veranstaltung maximal in Höhe der lohnsteuerlichen Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden dürfen. Der BFH ermittelt deshalb zunächst die zutreffende Höhe der insgesamt für die Reiseteilnehmer zulässigen lohnsteuerlichen Verpflegungspauschalen, bevor er die Aufteilung nach dem zeitlichen Aufteilungsmaßstab vornimmt. Steuerfrei bleibt lediglich der zeitlich auf die betrieblichen Veranstaltungen entfallende Anteil der Verpflegungspauschbeträge. Lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn ist der nach Abzug des steuerfreien Teils von den Gesamtverpflegungskosten verbleibende regelmäßig größere Restbetrag.

Praxis-Beispiel

Kostenaufteilung bei Incentivereisen

Die 200 Mitarbeiter eines Pharmaunternehmens treffen sich vom 4.6.–8.6. zu einer 5-tägigen Außendienst-Tagung in Portugal. Die Gesamtkosten der Portugalreise belaufen sich auf 550.000 EUR. Davon entfallen 150.000 EUR auf das Produktmanagement mit Fachvorträgen und sonstige Reiseteile mit rein betriebsfunktionaler Zielsetzung. 100.000 EUR auf Sightseeing-Ausflüge sowie das Sport- und Unterhaltungsprogramm mit gemeinsamen Abendveranstaltungen. Die Kosten für Flug und Unterbringung haben 200.000 EUR und die Verpflegungskosten 100.000 EUR betragen. Nach dem durchgeführten Reiseprogramm verteilt sich die Gesamtreisedauer zu 60 % auf Veranstaltungen, bei denen der betriebliche Zweck des Arbeitgebers ganz im Vordergrund steht, und zu 40 % auf Programmpunkte mit Vorteilscharakter.

Ergebnis: Die Aufwendungen für die betrieblichen Veranstaltungen von insgesamt 150.000 EUR sind als Leistungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse kein Arbeitslohn. Einen...