Incentivereisen in der Entgeltabrechnung

Zusammenfassung

Überblick

Incentives sind eine moderne Art der Motivationsmöglichkeit. Neben der Zuwendung von Reisen sind in der Praxis insbesondere Freikarten für Events gebräuchliche Mittel, um für Mitarbeiter besondere Anreize zu schaffen. Typische Beispiele sind die Überlassung von VIP- oder Eintrittskarten zu sportlichen oder kulturellen Veranstaltungen. Da Incentives zumindest im weitesten Sinne eine Entlohnung für die erbrachte Arbeitsleistung darstellen, unterliegen sie bei der Lohnabrechnung regelmäßig dem Lohnsteuerabzug.

In der Sozialversicherung sind alle Einnahmen, die unmittelbar oder mittelbar aus einer Beschäftigung erzielt werden, als Arbeitsentgelt anzusehen und damit beitragspflichtig zur Sozialversicherung. Das gilt auch für Incentivereisen. Wenn jedoch eine pauschalbesteuerte Sachzuwendung gewährt wird, stellt diese kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar und ist damit auch beitragsfrei.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Lohnsteuerpflicht von Incentives ergibt sich aus dem allgemeinen Arbeitslohnbegriff des § 2 LStDV. Die zu Incentivereisen ergangene umfangreiche Rechtsprechung ist in H 19.7 LStH zusammengefasst. Weitere Einzelheiten zur steuerlichen Behandlung von Incentivereisen regelt das BMF-Schreiben v. 14.10.1996, IV B 2 - S 2143 - 23/96, BStBl 1996 I S. 1192, und zum Begriff der Incentivereise das BMF-Scheiben v. 19.5.2015, IV C 6 - S 2297 - b/14/10001, BStBl 2015 I S. 468.

Die Möglichkeit der Besteuerung mit dem besonderen Pauschsteuersatz von 30 % sowie die hierfür erforderlichen Voraussetzungen sind in § 37b EStG festgelegt.

Sozialversicherung: Die aus einer Beschäftigung erzielten Einnahmen stellen gem. § 14 SGB IV grundsätzlich beitragspflichtiges Arbeitsentgelt zur Sozialversicherung dar. Allerdings sind die nach § 37a EStG pauschal versteuerten Sachprämien kein beitragspflichtiges Entgelt zur Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 13 SvEV). Die nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal versteuerten Sachzuwendungen sind nur dann nicht beitragspflichtig, wenn sie an Arbeitnehmer eines Dritten gewährt werden (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV). Werden nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal versteuerte Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer gewährt, sind sie beitragspflichtig.

Lohnsteuer

1 Standardfall: Incentivereise hat Entlohnungscharakter

Werden anlässlich von Verkaufswettbewerben Prämien in Form kostenloser Reisen gewährt, sind diese steuerpflichtiger Arbeitslohn.^[1] Schwierig ist die Beurteilung, wenn Incentivereisen an Fachseminare geknüpft sind. Auch hier ist regelmäßig von Arbeitslohn auszugehen^[2], es sei denn, das Fortbildungsprogramm überwiegt so stark, dass touristische Elemente bei der Reise von untergeordneter Bedeutung sind. Ähnlich verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer auf Weisung und Kosten des Arbeitgebers als Reisebegleiter an Incentivereisen teilnimmt.^[3]

Das Vorliegen eines Entlohnungscharakters wird von der Rechtsprechung verneint, wenn der Arbeitgeber bei einer Händler-Incentivereise den Außendienstmitarbeitern die Betreuungsfunktion für die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Händler auferlegt.^[4]

Wird der betreuende Arbeitnehmer indes von seiner Ehefrau begleitet, ist ein erhebliches Eigeninteresse des Arbeitnehmers an der Reise anzunehmen, sodass in Höhe der vom Arbeitgeber getragenen Reisekosten Arbeitslohn vorliegt.^[5]

Private Mitveranlassung als Entscheidungskriterium

Für eine private Mitveranlassung können in Einzelfällen aber auch die Art der Reise und das Reiseziel sprechen.^[6] Dies gilt insbesondere für Reisen von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit VIP-Maßnahmen des Arbeitgebers sowie Studienreisen ins Ausland, wenn diese mit einem Privataufenthalt verbunden werden oder der Ehegatte mitgenommen wird. Für eine private Mitveranlassung kann auch sprechen, wenn der Arbeitgeber weder Sonderurlaub noch Dienstbefreiung gewährt hat. Andererseits reicht die Gewährung von Sonderurlaub oder Dienstbefreiung allein nicht aus, die berufliche Veranlassung einer Auslandsreise zu gewährleisten.^[7]

Wichtig

Volle Steuerpflicht bei überwiegend privatem Anlass

Tritt die berufliche Veranlassung einer Reise in den Hintergrund, d. h., ist die Berufsausübung nur Vorwand für eine ggf. mehrtägige "Reise" der Arbeitnehmer, so gehören alle vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn; er ist damit auch beitragspflichtig zur Sozialversicherung. Bei der Versteuerung kann ggf. § 40 Abs. 2 EStG Anwendung finden, wenn es sich dabei um eine Betriebsveranstaltung handelt. In diesem Falle würde die Zuwendung gem. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung darstellen. Ist der Anlass einer Reise insgesamt der Privatsphäre des Arbeitnehmers zuzurechnen, so können allerdings zusätzliche, ausschließlich beruflich veranlasste Aufwendungen steuerfrei bleiben, z. B. im Rahmen einer 14-tägigen Urlaubsreise findet ein eintägiges Fachseminar statt.^[8]

Einbeziehung der geschäftlichen Bewirtungskosten

Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung führt beim bewir...