2.1 Prüfung bei den Arbeitgebern
Rz. 3
Die Träger der Rentenversicherung sind gehalten, die Prüfungen bei den Arbeitgebern sowohl für die Kranken, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, für die Künstlersozialkasse als auch für die gesetzliche Unfallversicherung in alleiniger Verantwortung durchzuführen. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, angemessene Prüfhilfen zu leisten. Abrechnungsverfahren, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen durchgeführt werden, sind in die Prüfung einzubeziehen. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger haben eine gemeinsame Verlautbarung zu Prüfungen der Rentenversicherungsträger bei den Arbeitgebern v. 24.4.2007, nunmehr i. d. F.. v. 3.11.2010 herausgegeben. Hierin sind die bei den Prüfungen der Arbeitgeber zu beachtenden Regeln aufgezeigt.
2.1.1 Zeitabstand der Prüfungen bei den Arbeitgebern
Rz. 4
Beitragsansprüche verjähren nach § 25 mit einer Frist von 4 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Um eine Verjährung von Beitragsansprüchen auszuschließen, sind die Träger der Rentenversicherung verpflichtet, mindestens alle 4 Jahre die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen zu überprüfen.
In kürzeren Abständen soll geprüft werden, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Jeder Arbeitgeber hat somit – ganz gleich aus welchem Anlass – die Möglichkeit, auch vor Ablauf von 4 Jahren auf seinen Wunsch eine Betriebsprüfung durchführen zu lassen.
Weiterhin soll die Einzugsstelle den für die Prüfung eines Arbeitgebers zuständigen Träger der Rentenversicherung nach Abs. 1 Satz 3 unterrichten, wenn sie eine alsbaldige Prüfung des Arbeitgebers – außerhalb des 4-Jahres-Rhythmus – für erforderlich hält. Im Übrigen sind die Rentenversicherungsträger verpflichtet, sich darüber abzustimmen, wer von ihnen welchen Arbeitgeber prüft. Diese Vorschrift gilt für alle Arbeitgeber und für alle Rentenversicherungsträger einschließlich der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Damit soll erreicht werden, dass ein Arbeitgeber oder eine Abrechnungsstelle für Arbeitgeber im Allgemeinen im Laufe von 4 Jahren nur einmal geprüft wird.
Die Einzugsstellen werden seit dem 1.1.2003 nicht mehr an den Prüfungen der Arbeitgeber beteiligt. Die Prüfungen der Arbeitgeber sind seitdem die alleinige Aufgabe der Rentenversicherungsträger.
2.1.2 Umfang der Prüfung bei den Arbeitgebern
Rz. 5
Anlässlich der Prüfung beim Arbeitgeber sind durch die Prüfer der Träger der Rentenversicherung alle mit dem Sozialversicherungsverhältnis zusammenhängenden Fragen der beschäftigten und innerhalb des Prüfzeitraumes beschäftigt gewesenen Personen zu prüfen. Weiterhin haben die Rentenversicherungsträger nunmehr auch die nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz abgabepflichtigen Unternehmer sowie für die Unfallversicherungsträger zu prüfen. Die Prüfung umfasst daher unter anderem Fragen der Versicherungspflicht und Versicherungsfreiheit (einschließlich der geringfügig entlohnten und kurzfristig Beschäftigten), die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen nach der DEÜV, die richtige Berechnung der Beiträge und deren rechtzeitige Zahlung an die Einzugsstelle sowie die rechtzeitige Einreichung richtiger Beitragsnachweise. Dazu gehört auch die Prüfung, ob die Arbeitgeber ihre Meldepflicht nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz ordnungsgemäß erfüllen und die Künstlersozialabgabe rechtzeitig und vollständig entrichten. Hinzugekommen ist mit Wirkung zum 1.1.2009 auch die Prüfung für die Unfallversicherungsträger. Mit der Übertragung des Prüfdienstes von der Unfall- auf die Rentenversicherung wird die Betriebsprüfung nur noch von einem Zweig der Sozialversicherung – der gesetzlichen Rentenversicherung – durchgeführt. Dadurch sollen Doppelprüfungen in Betrieben vermieden werden.
Beitragszahlungen im vorstehenden Sinne sind auch die Pflichtbeiträge zur Pflegeversicherung für freiwillig Krankenversicherte, die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), das seit dem 1.1.2006 an die Stelle des Lohnfortzahlungsgesetzes getreten ist, sowie die Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung für geringfügig entlohnte Beschäftigte. Soweit bei der Prüfung festgestellt wird, dass die Beiträge nicht zum Fälligkeitstag (vgl. § 23) entrichtet wurden oder wenn Beiträge nacherhoben werden müssen, wird der Rentenversicherungsträger dafür auch die gesetzlich vorgeschriebenen Säumniszuschläge (vgl. § 24) für den insgesamt geschuldeten Betrag für alle tangierten Einzugsstellen berechnen. Die Säumniszuschläge sollen dabei bis zum Zeitpunkt der Schlussbesprechung erhoben werden.
Die Prüfer sind verpflichtet, auch die Entgeltunterlagen derjenigen Beschäftigten zu prüfen, die der Arbeitgeber für versicherungsfrei gehalten hat oder hält und für die er keine Beiträge an eine Einzugsstelle abgeführt hat. Dabei handelt es sich insbesondere um geringfügig entlohnte oder kurzfristig beschäftigte Personen nach § 8 Abs. 1 und um Studenten. Der Arbeitgeber ist nach § 28f gehalten, auch für diese Beschäftigten Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres zu führen und aufzubewahren. Damit sol...