2.1 Beglaubigungsbefugnis
Rz. 3
Nach Abs. 1 Satz 1 ist jede Behörde befugt, Abschriften von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, zu beglaubigen. Dieses Recht der Behörden zur Beglaubigung von Abschriften ihrer eigenen Urkunden ergibt sich aus ihrer Befugnis, ihre Urkunden selbst auszustellen. Dagegen sollen fremde Urkunden von den durch Rechtsverordnung der Bundesregierung bestimmten Behörden beglaubigt werden (vgl. Abs. 1 Satz 2). Abs. 1 Satz 2 beschränkt die Befugnis zur Beglaubigung auf die Fälle, in denen entweder die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, weil sich hier die Notwendigkeit der Beglaubigung aus der Tätigkeit der öffentlichen Verwaltung ergibt. In allen anderen Fällen ist der Bürger, wenn er eine Beglaubigung benötigt, an einen Notar oder an ein Gericht zu verweisen.
Von der amtlichen Beglaubigung abzugrenzen sind die öffentliche Beurkundung, die regelmäßig Gerichten und Notaren vorbehalten ist und bei der die Richtigkeit des Inhalts bestätigt werden soll sowie die öffentliche Beglaubigung gemäß § 129 BGB i. V. m. §§ 39 ff. BeurkG, die ebenfalls regelmäßig von Notaren vorgenommen wird. Während das öffentlich beglaubigte Dokument regelmäßig eine öffentliche Urkunde i. S. d. § 415 Abs. 1 ZPO darstellt, beschränkt sich die Beweiskraft der amtlichen Beglaubigung auf den im Beglaubigungsvermerk genannten Verwendungszweck und nur eigene Urkunden kann die Behörde ohne eingeschränkte Beweiskraft beglaubigen (§ 65 Satz 2 und 3 BeurkG).
§ 29 begründet keine Verpflichtung der Behörde und räumt dem Bürger keinen Rechtsanspruch auf Vornahme einer Beglaubigung ein. Es liegt im pflichtgemäßen Ermessen der ermächtigten Behörde, ob sie die Beglaubigung vornimmt oder nicht. Die Befugnis der Notare bleibt dadurch unberührt.
Rz. 4
Als Urkunde gilt jede schriftlich verkörperte Gedankenerklärung. Es ist gleichgültig, worauf sie geschrieben oder gedruckt ist bzw. ob sie unterschrieben ist oder nicht. Auch Bedeutung, Sinn und Zweck der Urkunde sind in diesem Zusammenhang unerheblich. Maschinell gefertigte Aufzeichnungen, z. B. EDV-Ausdrucke, gelten ebenfalls als Urkunden, soweit sie eine Gedankenerklärung beinhalten. Als Urkunden kommen u. a. Bescheide, öffentlich-rechtliche Verträge, medizinische Gutachten oder schriftliche Rentenauskünfte in Betracht.
Rz. 5
Unter einer Abschrift ist eine handschriftlich oder maschinenschriftlich gefertigte vollständige Wiedergabe der Urkunde zu verstehen. Hierzu zählen auch die in Abs. 4 aufgeführten Fototechniken. Die Befugnis, Abschriften von Urkunden anderer Behörden zu beglaubigen, bedarf einer Ermächtigung durch Rechtsverordnung.
Nach der "Verordnung über die zu Beglaubigungen befugten Behörden nach dem Sozialgesetzbuch (SGB-Beglaubigungsverordnung – SGBBeglV)" v. 11.4.2003 (BGBl. I S. 528) hat die Bundesregierung die Befugnis, Beglaubigungen nach §§ 29, 30 vorzunehmen, den Behörden des Bundes, den bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts erteilt.
Rz. 6
Die Bestimmung der Landesbehörden ist Sache der Bundesländer, so dass deren Ermächtigung im Landesrecht zu suchen ist. Entsprechende Bestimmungen haben bisher u. a. Bayern, Hamburg, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen getroffen. Die Befugnis, Fremdurkunden zu beglaubigen, besteht nicht, sofern insoweit ein Beglaubigungsmonopol besteht, Abs. 1 Satz 2 HS 2.
Für den internen Bereich der beglaubigenden Behörde sieht das Gesetz Beschränkungen nicht vor, so dass sie für ihren eigenen Bedarf uneingeschränkt Abschriften beglaubigen kann.
2.2 Muster eines Beglaubigungsvermerks
Rz. 7
Der Inhalt des Beglaubigungsvermerks wird in Abs. 3 Satz 2 zwingend vorgeschrieben. Um eine möglichst einheitliche Beglaubigungspraxis für eigene wie auch für Fremdurkunden bei den zur Beglaubigung befugten Stellen im Anwendungsbereich des SGB X zu gewährleisten, hat der Bundesminister für Arbeit und Soziales empfohlen, dem Beglaubigungsvermerk nach § 29 folgendes Muster zugrunde zu legen:
| Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vor-/umstehende Abschrift/Ablichtung mit der vorgelegten Urschrift/ Ausfertigung/ beglaubigten/ einfachen/ Abschrift/ Ablichtung der/ des |
……………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………… |
| (Bezeichnung der Schriftstücke) |
| übereinstimmt. |
Die Beglaubigung wird nur zur Vorlage bei ……………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………. |
| (Behörde) |
| erteilt. |
| (Ort), den ……………………………. |
(Dienststelle) |
| (Siegel) |
Im Auftrag |
| |
…………………………………………………… |
| |
(Unterschrift) |
Rz. 8
Der Hinweis auf den Verwendungszweck entfällt, wenn die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt ist (§ 29 Abs. 3 Nr. 3).
2.3 Beglaubigungsverbot
Rz. 9
Unter bestimmten Voraussetzungen verbietet es Abs. 2 der Behörde, Abschriften zu beglaubigen. Dabei müssen Umstände die Annahme rechtfertigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist. Solche Beglaubigungshindernisse führt das Gesetz beispielhaft, nicht abschließend auf, um Fälschungen zu vermeiden. Dabei ist es nicht...