Jansen, SGB X § 29 Beglaubigung von Dokumenten / 2.4 Form der Beglaubigung

Rz. 10

Abs. 3 schreibt zwingend vor, wie der Beglaubigungsvermerk, der, um nachträgliche Hinzufügungen zu verhindern, unmittelbar unter die Abschrift gesetzt werden sollte, aber auch auf der Rückseite der Abschrift angebracht werden kann, zu vollziehen ist. Ein Verstoß dagegen macht die Beglaubigung unwirksam; einer fehlerhaft beglaubigten Abschrift kommt nur der Beweiswert einer einfachen unbeglaubigten Abschrift zu.

Rz. 11

Nach Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 erfordert der Beglaubigungsvermerk die genaue Bezeichnung des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt wird. Dabei ist darauf hinzuweisen, ob es sich um eine Urschrift, eine einfache oder beglaubigte Abschrift oder eine Ausfertigung handelt. Ein kurzer Hinweis auf die Art der Urkunde (z. B. Rentenbescheid) dürfte zweckmäßig sein. Bei einer auszugsweisen Abschrift muss der Vermerk den Hinweis enthalten, dass sie nur einen Teil der Urkunde wiedergibt.

Rz. 12

Nach Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 ist festzustellen, dass die beglaubigte Abschrift mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt. Dabei hat der Bedienstete der Behörde Abschrift und Urschrift wörtlich zu vergleichen. Er muss eine Beglaubigung ablehnen, wenn er für die Übereinstimmung nicht voll einstehen kann. Soweit die Urkunde Ausfertigungs- oder Beglaubigungsvermerke enthält, müssen auch diese in die Abschrift übernommen sein.

Rz. 13

Für den Fall, dass die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist, ist nach Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 darauf hinzuweisen, dass die beglaubigte Abschrift nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde erteilt wird. Der Hinweis auf den Verwendungszweck erübrigt sich, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist.

Rz. 14

Schließlich verlangt Abs. 3 Satz 2 Nr. 4 die Angabe von Ort und Tag der Beglaubigung sowie die Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel. Letzteres soll die Glaubwürdigkeit nach außen sichern und die Echtheit der Unterschrift gewährleisten; ein Briefstempel genügt nicht. Als Unterschrift genügt ein Faksimile nicht dem gesetzlichen Erfordernis, wonach die eigenhändig vollzogene Unterschrift durch den Bediensteten notwendig ist.

Handelt es sich bei der Abschrift um einen Auszug aus einer umfangreicheren Urkunde, so ist von der Behörde darauf hinzuweisen, dass lediglich ein Auszug beglaubigt wird, um so einer missbräuchlichen Benutzung vorzubeugen. Bestehen die Abschriften aus mehreren Blättern, so sind sie zur Beglaubigung so fest miteinander zu verbinden, dass ihre Trennung ohne merkliche Beschädigung nicht möglich ist. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, dass die Behörde den Antragsteller an einen Notar verweist.