Rz. 12
Die Auskunftspflicht nach § 98 Abs. 1 Satz 2 ist als ein Sonderfall oder eine Ergänzung der Aufzeichnungs- und Nachweispflicht nach § 28 SGB IV weniger strengen Anforderungen unterworfen. Diese Auskunftspflicht dient der Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Beitragseinzugs. Sofern ein Verlangen nach Auskunft in diesem Rahmen notwendig ist, ergibt sich auch eine Rechtfertigung des Auskunftsersuchens.
Rz. 13
Auskünfte über Beiträge dürfen aber nur Einzugsstellen und Rentenversicherungsträger im Rahmen einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV einholen. Dieses Recht ist zum 1.1.1996 von den als Einzugsstellen tätigen Krankenkassen auf den Rentenversicherungsträger übergegangen. Die Bundesagentur für Arbeit ist in diesen Fragen auf die Amtshilfe der Rentenversicherungsträger und der Krankenkassen angewiesen.
Rz. 14
§ 98 Abs. 1 Satz 2 gibt dem Arbeitgeber auf, auf Verlangen hinsichtlich der Entrichtung von Beiträgen über alle Tatsachen Auskunft zu erteilen, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind. Hierzu gehören Angaben, die der Bestimmung der Entgelteigenschaft von Bezügen dienlich sind, z. B. Angaben über Direktversicherungen, pauschal versteuerte Bezüge, Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile anlässlich der Gewährung eines firmeneigenen PKW, etc.
Rz. 15
Nach § 98 Abs. 1 Satz 3 ist der Arbeitgeber verpflichtet, Unterlagen mit Angaben über die Beschäftigung vorzulegen. Dies hat nur auf ein entsprechendes Verlangen der Rentenversicherungsträger zu erfolgen. Unangemeldete Ad-hoc-Prüfungen werden durch § 98 nicht gedeckt. Umfang und Ausmaß des Verfahrens werden durch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) (Ermächtigungsnorm ist § 98 Abs. 3) geregelt.
Rz. 16
Die Vorlage der Unterlagen hat während der Betriebszeiten in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers oder nach seiner Wahl in den Räumen des prüfenden Sozialversicherungsträgers stattzufinden. Betriebszeiten im Sinne dieser Vorschrift sind die des geprüften Arbeitgebers, nicht die des prüfenden Sozialversicherungsträgers. Dieser muss sich daher darauf einrichten, ein Nachtlokal ggf. zur späteren Stunde zu prüfen.
Da der Arbeitgeber ein verständliches Interesse daran haben dürfte, Zeit und Wege zu sparen, dürfte die Vorlage regelmäßig in seinen Räumen stattfinden. Krankenkassen verwenden häufig einen Fragebogen, in den der Arbeitgeber die nachgefragten Entgelte aus den dort bezeichneten Zeiträumen einträgt.
Rz. 17
Die Vorlagepflicht bezieht sich auf Geschäftsbücher, Listen, Gehaltskonten und weitere Unterlagen, aus denen Angaben über Art und Umfang der versicherten Beschäftigung hervorgehen. So können bei einer Dienstwagenstellung auch Unterlagen über den Kauf und Typ des vom Beschäftigten auch privat genutzten Fahrzeuges vorgelegt werden müssen. Der prüfende Rentenversicherungsträger lässt sich regelmäßig die durch das Betriebsstättenfinanzamt erstellten Lohnsteuer-Außenprüfungs-Berichte vorlegen. Auch die Einsicht in diese Unterlagen ist durch § 98 bzw. durch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) gedeckt. Die Vorlage von Unterlagen stellt eine Pflicht des Arbeitgebers dar, der die Informationsgewinnung des prüfenden Sozialversicherungsträgers dulden muss. Anders als die Auskunft oder Aussage, für die nach Maßgabe des § 98 Abs. 2 Satz 2 ein Aussageverweigerungsrecht besteht, kann der Arbeitgeber die Einsichtnahme in die Lohn- und Gehaltsbuchhaltungsunterlagen nicht verweigern.
Auch das Ausfüllen von Fragebögen, wie sie von Krankenkassen zur Ermittlung von Entgelten oder z. B. zur versicherungsrechtlichen Beurteilung der Tätigkeit mitarbeitender Gesellschafter-Geschäftsführer verwendet werden, kann verlangt werden. Ein entsprechendes Verlangen ist durch die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers gedeckt.
2.3.2.1 Wegfall des Wahlrechts
Rz. 18
Nach § 98 Abs. 1 Satz 4 fällt das Wahlrecht des Arbeitgebers über den Ort der Vorlage weg, wenn besondere Gründe vorliegen, die eine Prüfung in den Räumen des Arbeitgebers gerechtfertigt erscheinen lassen. Diese Gründe muss die prüfende Stelle darlegen und im Zweifel auch beweisen können.
Rz. 19
Zu diesen Gründen gehört auch die Besorgnis, dass durch eine drohende Betriebsschließung Unterlagen abhanden kommen oder für längere Zeit nicht mehr zur Verfügung stehen könnten. Bei Kapitalgesellschaften kann in solchen Fällen der Geschäftsführer bereits nicht mehr auffindbar sein, so dass allein eine Prüfung in der Betriebsstätte des Arbeitgebers infrage kommt.
2.3.2.2 Öffentlicher Arbeitgeber
Rz. 20
Gegenüber öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern besteht nach § 98 Abs. 1 Satz 5 diese Einschränkung des Wahlrechts nach Satz 4 nicht. Diesen Arbeitgebern kann im Wege des Gesetzmäßigkeitsprinzips unterstellt werden, dass sie sich gesetzmäßig verhalten und die gesetzlichen Auskunfts- und Vorlagepflichten beachten. Im Umkehrschluss muss man hieraus aber schließen, dass besondere Gründe gegenüber privaten Arbeitgebern vorliegen müssen, wenn zu besorgen ist, dass diese den Aufzeichnungs- und Vorlagepflichten zumindest bedingt vorsätzlich nicht nachgekommen sind.