Kennzahlen für das Personalmanagement / 1 Kennzahlen für das Personalmanagement: Grundlagen

Kennzahlen machen in verdichteter Form betriebswirtschaftlich relevante Aussagen zu quantitativ erfassbaren Sachverhalten und Zusammenhängen. Dabei gibt es unterschiedliche Erscheinungsformen von Kennzahlen. Für den Personalbereich gibt es zudem einige Besonderheiten zu beachten. Kennzahlen sollen zunächst über Sachverhalte und Entwicklungen informieren. Aufbauend darauf können unternehmerische Tätigkeiten geplant, gesteuert und kontrolliert werden. Die Betrachtung dieser zentralen Funktionen wird um eine Nutzenbetrachtung von Kennzahlen sowie Hinweise auf mögliche Gefahren ergänzt.

1.1 Kennzahlen und ihre Erscheinungsformen

Grundlegend sind absolute Kennzahlen, denen eine unmittelbare Aussagekraft zukommt:

• Einzelzahlen, wie der aktuelle Krankenstand im Unternehmen
• Summen, z. B. Gesamtzahl der Mitarbeiter im Personalbereich
• Differenzen, wie Nettopersonalbedarf als Differenz zwischen dem Bruttopersonalbedarf und dem Personalbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt
• Mittelwerte, z. B. durchschnittliche Betriebszugehörigkeiten der Mitarbeiter

Darauf aufbauend werden Verhältniszahlen herangezogen, die Auskunft über Relationen geben:

• Mit Beziehungszahlen werden verschiedene, in Zusammenhang stehende Zahlen zueinander in Beziehung gesetzt, z. B.Umsatz pro Mitarbeiter
• Mit Gliederungszahlen werden (meist in %) strukturelle Verhältnisse ausgedrückt, z. B. Anteil der Sozialversicherungszahlungen an den Personalkosten
• Mit Indexzahlen werden Sachverhalte und zeitliche Entwicklungen abgebildet, indem man eine geeignete Skala und ein geeignetes Ausgangsdatum bestimmt und zu einem späteren Zeitpunkt analoge Daten darauf bezieht, z. B. Engagement in der Belegschaft und dessen Entwicklung in den letzten Jahren

HR Kennzahlen beziehen sich, wie die obigen Beispiele, auf das Personal des Unternehmens und die Funktion des Personalmanagements. Dabei sind für beide Themenfelder einige Besonderheiten zu beachten.

1.2 Personalkennzahlen und ihre Besonderheiten

Viele Sachverhalte lassen sich nicht direkt, sondern nur mittels Indikatoren erfassen. Z. B. das oben genannte Engagement der Mitarbeiter über Werte aus einer Mitarbeiterbefragung (HI1120102). Wie dieser Wert sind viele Indikatoren dann auch nur ordinal skalierbar, z. B. auf einer Skala von 1 (kein Engagement) bis 5 (viel Engagement). D.h. durch Zahlen werden zwar Wertigkeiten abgebildet, die Relationen dieser sind jedoch nicht mathematisch. Ein Engagementwert von 4 bedeutet nicht zwangsläufig ein genau doppelt so hohes Engagement gegenüber dem Indikator 2. Dadurch sind die Zahlen in ihrer statistischen Verwendung beschränkt. Zudem ist die Erhebung meist aufwändiger. Metrische Angaben sind dagegen Krankenstand oder Fluktuationsquote. Aussagen können daraus oft nur mittelbar abgeleitet werden, wie hier Rückschlüsse auf das – mangelnde – Engagement. Nicht zuletzt ist im Personalmanagement sozialen Aspekten und rechtlichen Vorgaben, ggf. auch in Form einer tariflichen und unternehmerischen sowie insbesondere der betrieblichen Mitbestimmung, Rechnung zu tragen. Letztes greift vor allem dann, wenn die Erhebung der Kennzahlen IT-gestützt erfolgt. Der Betriebsrat ist gem. § 80 BetrVG umfassend und rechtzeitig zu unterrichten und ihm sind notwendige Informationsunterlagen zur Verfügung zu stellen. Es ist vor allem darüber zu informieren, welche Daten von welchen Mitarbeitergruppen, in welchem Turnus wie gewonnen, verarbeitet und ausgewertet werden. Auch mit welchen Programmen und wem die Daten in welcher Form zur Verfügung gestellt werden sowie der Schutz der Daten, ist mitzuteilen. Werden Leistungen und Verhalten einzelner Mitarbeiter kontrolliert, hat der Betriebsrat gem. §87 BetrVG darüber hinaus ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht. Allerdings wird mit Kennzahlen für Gewöhnlich das Gegenteil, nämlich die Zusammenfassung von Informationen, angestrebt.

Praxis-Tipp

Datenschutz hat oberste Priorität

Im Sinne von Datenschutz und -sicherheit darf und soll nicht alles erhoben, ausgewertet und berichtet werden, was geht. Eine Fokussierung auf das, was für die (strategische) Unternehmensführung und das Personalmanagement sowie Aufgaben gegenüber der Unternehmensumwelt (z. B. Reporting an staatliche und andere Institutionen) wesentlich ist, muss vorher gut durchdacht sein.

1.3 Funktionen, Nutzen & Gefahren

Die allgemeine Dokumentations- und Informationsfunktion von Kennzahlen gegenüber verschiedenen Anspruchsgruppen ist zentrale Aufgabe und zentraler Nutzen. Das Personalmanagement steht vielen Anspruchsgruppen gegenüber, von der Geschäftsleitung, dem Personalbereich selbst über die Arbeitnehmervertretung bis hin zu öffentlichen Einrichtungen, wie Bundesagentur und Agenturen für Arbeit, Krankenkassen oder statistisches Bundesamt, sowie der Gesellschaft generell. Die folgenden Funktionen gehen über die Dokumentations- und Informationsfunktion hinaus:

• Planung von Zielen und Maßnahmen des Personalmanagements
• (Kosten)Kontrolle, Problemerkennung und Ausgangspunkt der Ursachenanalysen
• Unterstützung von Entscheidungen zur Steuerung und Koordination von personalbezogenen Maßnahmen
• Beurteilung der Nutzenstiftung von Personal und Pe...