Kennzahlen für das Personalmanagement / 1.3 Funktionen, Nutzen & Gefahren

Die allgemeine Dokumentations- und Informationsfunktion von Kennzahlen gegenüber verschiedenen Anspruchsgruppen ist zentrale Aufgabe und zentraler Nutzen. Das Personalmanagement steht vielen Anspruchsgruppen gegenüber, von der Geschäftsleitung, dem Personalbereich selbst über die Arbeitnehmervertretung bis hin zu öffentlichen Einrichtungen, wie Bundesagentur und Agenturen für Arbeit, Krankenkassen oder statistisches Bundesamt, sowie der Gesellschaft generell. Die folgenden Funktionen gehen über die Dokumentations- und Informationsfunktion hinaus:

• Planung von Zielen und Maßnahmen des Personalmanagements
• (Kosten)Kontrolle, Problemerkennung und Ausgangspunkt der Ursachenanalysen
• Unterstützung von Entscheidungen zur Steuerung und Koordination von personalbezogenen Maßnahmen
• Beurteilung der Nutzenstiftung von Personal und Personalmanagement

Dies wird dadurch erreicht, dass

• durch Sammlung von Daten und Aufbau einer Systematik, Daten ausgelesen und verdichtet werden
• quantifizierte Maßstäbe zum einfachen Vergleich gewonnen werden
• Zusammenhänge dargestellt werden, die als Grundlage zur Erkennung von Ursachen für Mängel und Fehler, zur Erfassung von Faktoren der Erfolgswirksamkeit und zur Überprüfung getroffener Maßnahmen dienen
• Planvorgaben aufgestellt werden, die die Durchführung von Soll-Ist-Auswertungen und Auswertungen im Zeitvergleich ermöglichen. Diesem Punkt kommt eine besondere Bedeutung zu, da durch das frühzeitige Erkennen von Abweichungen die Möglichkeit besteht, mit geeigneten Maßnahmen gegenzusteuern. Kennzahlen können somit als "Frühwarnsystem" wirken. Ein Abgleich erfolgt dabei regelmäßig mit Daten aus der Vergangenheit, mit Soll-Vorgaben oder/und mit Benchmarks^[1]

Vorsicht bei allzu vorschnellen und einseitigen Interpretationen von Kennzahlen. Je nach Kennzahl muss zunächst eine gründliche Ursachenforschung betrieben werden, denn durch Kennzahlen werden oft nur Symptome angezeigt. Eine Kennzahl spricht nie für sich allein, sondern muss immer im Gesamtumfeld interpretiert werden, da sie oft nur einen sehr kleinen Ausschnitt der Realität abbildet. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Fluktuation, die meist auf vielfältige interne Probleme, wie unflexible Arbeitszeiten, schlechtes Betriebsklima und keine Entwicklungsperspektiven, zurückgeführt werden kann. Aber auch äußere Bedingungen, z. B. die Arbeitsmarktlage oder die spezifische Personalstruktur, können eine Rolle spielen.

Bei der Interpretation von Kennzahlen sind also immer auch die jeweiligen Rahmenbedingungen zu beachten.

Praxis-Beispiel

Ausbildungsquote

Die Ausbildungsquote ergibt sich aus der Relation von Auszubildenden/Gesamtzahl der Mitarbeitenden * 100, u. U. gegliedert nach Beruf, Standorten etc. Die Angabe dient einmal der Information, im Sinne gesellschaftlicher Verpflichtung, insbesondere aber der Personalplanung, Nachwuchskräftesicherung und -entwicklung sowie der Aufrechterhaltung einer ausgewogenen Belegschaftsstruktur. Neben der Ausbildungstätigkeit (die quantitativ aus der Ausbildungsquote unmittelbar ersichtlich wird) ist hier die Übernahme- und Verbleibquote wesentlich, also ob ausgelernte Fachkräfte auch entsprechend übernommen werden. Das hängt zum einen von den Möglichkeiten im Unternehmen, zum anderen aber auch von den zukünftigen Mitarbeitern ab. Auch die Qualität der Ausbildung, bspw. gemessen über Leistungsbeurteilungen und Zeugnisnoten, ergänzt um Befragungen von Azubis und Ausbilder, darf nicht aus dem Blick geraten. Die Zielgröße für die Ausbildungsquote hängt in erster Linie von der Bedarfsstruktur des Unternehmens ab. Sowohl in Unternehmen mit vielen Jobprofilen für Angelernte (z. B. Logistik), wie auch in Unternehmen mit überwiegendem Akademikeranteil (z. B. Kanzlei) kann eine geringe oder gar keine Ausbildungstätigkeit durchaus Berechtigung haben. Ausbildungstätigkeit dient in erster Linie der Fachkräftesicherung.

Die Arbeit mit Kennzahlen ist in der betrieblichen Praxis des Personalmanagements unabdingbar. Wie oben bereits zu sehen, birgt sie jedoch auch Gefahren: So kann die Verdichtung eines Sachverhalts zu einer Kennzahl zu unzulässigen Verkürzungen der Realität führen.

Beispielsweise kann eine sinkende Krankenquote auf viele verschiedene Umstände zurückzuführen sein:

• Eine Veränderung der Tätigkeiten bringt eine andere Qualifikationsstruktur im Unternehmen mit sich und Mitarbeiter auf höher qualifizierten Arbeitsplätzen weisen statistisch generell einen niedrigeren Krankenstand auf.
• Es wurden bauliche Maßnahmen getätigt. Z. B. wurde eine neue Klimaanlage installiert, die die Luftqualität verbessert und Atemwegserkrankungen spürbar hat sinken lassen.
• Der Druck auf die Mitarbeiter wird oder hat sich erhöht, da in absehbarer Zeit betriebsbedingte Kündigungen im Raum stehen. Die Mitarbeiter haben das Gefühl ihre Unentbehrlichkeit verdeutlichen zu müssen und zeigen Präsentismus.

Derlei Informationen vermittelt die Kennzahl selbst nicht. Die Kennzahl ist wichtiges Indiz. Eine einzige Kennzahl zur Rechtfertigung weitreic...