KI: Automatisierte Transkription von Interviews und Meetings / 2 Datenschutzrechtliche Anforderungen

Die Aufzeichnung und Transkription von Gesprächen mit einem oder mehreren Beschäftigten oder mit einem Bewerber stellen aus datenschutzrechtlicher Sicht eine Verarbeitung personenbezogener Daten i. S. v. Art. 4 Nr. 2 DSGVO dar. Die Transkription bedarf daher einer Rechtsgrundlage.^[1]

Hinweis

Keine Einführung durch Direktionsrecht des Arbeitgebers

Eine einseitige pauschale "Einführung" der Transkription von Gesprächen scheidet daher aus. Der Arbeitnehmer kann gegen seinen Willen nicht schon über das Direktionsrecht zur aktiven Teilnahme an transkribierten Gesprächen gezwungen werden.

Wichtig

Auskunftsanspruch von Beschäftigten

Im Rahmen von Auskunftsbegehren von Beschäftigten^[2] muss das Unternehmen möglicherweise auch Transkriptionen herausgeben. Dies gilt zumindest, soweit dies für eine verständliche Darstellung der über den Beschäftigten verarbeiteten Daten erforderlich ist (sog. "Kontextualisierung"). Das bedeutet, dass Beschäftigte sich auf diese Weise etwa bei Rechtsstreitigkeiten gegen das Unternehmen umfangreiche Detailinformationen über erfolgte Gespräche, etwa mit Führungskräften, beschaffen könnten. Inwieweit Passagen anderer Beteiligter oder (vermeintliche) Geschäftsgeheimnisse hierbei geschwärzt werden dürften – oder gar müssten – ist eine Frage des konkreten Falls. Klar ist aber: Je mehr Daten gesammelt werden, desto mehr Daten müssen bei einem Auskunftsverlangen möglicherweise herausgesucht und zur Verfügung gestellt werden.

[1] Bewerber gelten datenschutzrechtlich als Beschäftigte, § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG. Im Folgenden beziehen sich die Ausführungen zu Beschäftigten daher gleichermaßen auf Bewerber.

[2] Art. 15 DSGVO.

2.1 Betriebsvereinbarung als Grundlage

Besteht ein Betriebsrat, kommt als Grundlage der Transkription eine Betriebsvereinbarung infrage.^[1] Eine solche wäre wegen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ohnehin abzuschließen bzw. bestehende IT-Betriebsvereinbarungen entsprechend zu ergänzen.

Hierin könnten beispielsweise bestimmte Gesprächsarten (etwa Projektmeetings/Dailys) pauschal für die Transkription zugelassen und für verbindlich erklärt oder bestimmten Bedingungen unterworfen werden. Ist dies der Fall bzw. sind diese Bedingungen erfüllt, bedarf es keiner Einwilligung der betroffenen Beschäftigten, weder arbeits- noch datenschutzrechtlich.

Externe Stellenbewerber hingegen kann eine Betriebsvereinbarung nicht zur aktiven Teilnahme verpflichten. So weit reicht die Regelungskompetenz des Betriebsrats nicht.^[2]

Hinweis

Betriebsvereinbarungen

Die Betriebsvereinbarung wird in vielen Unternehmen das Mittel der Wahl sein, um die Transkription zu ermöglichen. Hier sind lediglich die – eher abstrakt gefassten – Grenzen des § 75 BetrVG und Art. 88 Abs. 2 DSGVO zu beachten. Diese könnte z. B. dann überschritten sein, wenn alle Arbeitnehmer pauschal verpflichtet würden, die Transkription umfassend bei sämtlichen Interaktionen zu dulden. Auch Betriebsvereinbarungen sollten daher ausdifferenziert gestaltet werden und auf wesentliche datenschutzrechtliche Grundsätze Rücksicht nehmen.

[1] § 26 Abs. 1 Satz 1 a. E. BDSG.

[2] Nicht höchstrichterlich geklärt. Zustimmend: Grobys/Panzer-Heemeier, StichwortKommentar Arbeitsrecht, Betriebsvereinbarung Rz. 21; kritisch: Thüsing, Beschäftigtendatenschutz, § 14, Social Media in Betrieb und Unternehmen, Rz. 66.

2.2 Einwilligung des Beschäftigten als Grundlage

Besteht kein Betriebsrat oder deckt eine bestehende Betriebsvereinbarung bestimmte Anwendungsfälle nicht ab (z. B. Wahlrecht der Beschäftigten), wird die Einwilligung des Beschäftigten erforderlich sein, um die Transkription datenschutzrechtlich zu rechtfertigen. Sie erscheint zum Schutz des informationellen Selbstbestimmungsrechts grundsätzlich als die geeignetste Rechtsgrundlage für eine Transkription. Denn nur die Einwilligung gibt dem Beschäftigten "die Kontrolle darüber, ob die sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder nicht".^[1]

[1] Europäischer Datenschutzausschuss, Leitlinien 05/2020 zur Einwilligung gem. Verordnung 2016/679 v. 4.5.2020, Rz. 3 (abrufbar unter https://edpb.europa.eu/sites/default/files/files/file1/edpb_guidelines_202005_consent_de.pdf).

2.2.1 Freiwilligkeit der Einwilligung

Hinweis

Einwilligung

Die Einwilligung meint immer das freiwillige Einverständnis der einwilligenden Person.^[1] Im Beschäftigungskontext wird diese Freiwilligkeit aber von Gesetzgeber und Datenschutzaufsichtsbehörden sehr kritisch gesehen. Der Grund sei vor allem die "bestehende Abhängigkeit" des Beschäftigten^[2] bzw. das "Ungleichgewicht der Macht" zwischen Unternehmen und Beschäftigtem.^[3] Ein Beschäftigter fühle sich angesichts dieser Abhängigkeit möglicherweise gedrängt, seine Einwilligung zu erteilen, weil er ansonsten Nachteile durch das Unternehmen befürchte. Die Einwilligung sei daher im Regelfall nicht freiwillig.

[1] Art. 4 Nr. 11 DSGVO.

[2] § 26 Abs. 2 Satz 2 BDSG.

[3] Europäischer Datenschutzausschuss, a. a. O. (Fn. 2), Rz. 21; Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder, Entschließung v. 29.4.2022, S. 3 (abrufbar unter https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/en/Entschliessung_Forde...