Martina Aron-Weidlich, Karin Gruner
Die Befragung verhilft zu klaren und richtungsweisenden Informationen. So kann gemeinsam mit Geschäftsführung und Mitarbeitervertretung überlegt werden, welche konkreten Maßnahmen für die Ausgestaltung bzw. Verbesserung des unternehmensinternen Kommunikationsprozesses getroffen werden müssen. Die bestätigten Arbeitshypothesen geben das Ziel vor, die Maßnahmen sind vielfältig und unternehmensindividuell. Insofern ist die Gestaltung des unternehmensinternen Kommunikationsprozesses abhängig von den jeweiligen Unternehmensbedürfnissen. Es gibt jedoch eine Grundregel:
Interne Kommunikation sollte systematisch geplant, geordnet, kontinuierlich, langfristig und vorausschauend erfolgen.
Überprüfen Sie die Ergebnisse der neuen Maßnhamen regelmäßig
Nach der Einführung bzw. Verbesserung des internen Kommunikationsprozesses gilt es, die vorgenommenen neuen Maßnahmen, welche sich aus der Befragung ergeben haben, nach einem Jahr zu überprüfen, um den direkten Erfolg feststellen bzw. nicht greifende Optionen identifizieren zu können. Diese Kontrolle kann mittels kurzer, u. U. stichprobenartiger und auf diese Überprüfung abzielender Befragung erfolgen.
5.1 Interne Kommunikation als Unternehmensbereich
Es ist sinnvoll, die interne Kommunikation genauso als eigenständigen Unternehmensbereich zu sehen und einzurichten, wie es mit der externen Kommunikation (Werbung/PR) bereits getan wird. Je nach Unternehmensgröße kann diese Stabstelle im Unternehmen mit der der externen Kommunikation gebündelt, im Personalbereich angesiedelt werden – oder es wird ein eigener unternehmensübergreifender Bereich geschaffen. Auf jeden Fall sollte eine enge Verzahnung zum Personalbereich bestehen.
Zentrum der Kommunikation: Intranet
Ein internationales Unternehmen mit 1.600 Mitarbeitern in Deutschland hat eine Abteilung ›interne Kommunikation‹ eingerichtet. Die Information der Mitarbeiter erfolgt über das unternehmenseigene Intranet. Bei dieser Abteilung fließen alle Informationen zusammen, werden gesammelt, sortiert und ins Intranet gestellt. Hier sind sie für alle Mitarbeiter abrufbar. Gleichzeitig informiert ein Newsletter jeden Morgen den Mitarbeiter, ob und welche Informationen neu im Intranet zu finden sind.
5.2 Organisation des Informationsflusses
Bei der Gestaltung oder Verbesserung des unternehmensinternen Kommunikationsprozesses empfiehlt es sich, diesen so zu organisieren, dass jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen rechtzeitig erhält oder darauf zurückgreifen kann. Die damit gewonnene Motivation, Identifikation und Arbeitszufriedenheit sind Nebeneffekt und Ziel zugleich. Ein so informierter Mitarbeiter fühlt sich mit einbezogen, kann mitreden, hat das Gefühl, etwas beitragen zu können und Verbesserungen voranzutreiben. Er wird sich in der Folge engagieren und für das Unternehmen bzw. seinen Erfolg einsetzen. Um den Informationsfluss zu organisieren, gibt es einige Maßnahmen, die je nach Unternehmensgröße durchgeführt werden können:
- Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die interne Kommunikation.
- Verfassen Sie einen Gesamtüberblick über die Aufgaben der einzelnen Abteilungen (so schaffen Sie ein Grundverständnis der einzelnen Mitarbeiter für den Gesamtablauf).
- Organisieren Sie ein Intranet (so schaffen Sie ein Unternehmensgedächtnis und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter informiert ist).
- Formulieren Sie ein Unternehmensleitbild und stärken damit die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen.
- Definieren Sie Kommunikationsleitlinien in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern.
- Sensibilisieren Sie die Führungskräfte für ihre Kommunikations- und Informationsaufgaben. Diese gehören mit zur Führungskompetenz.
- Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell alle relevanten Informationen erhalten und aktiv in den Kommunikationsprozess eingebunden sind.
- Führen Sie regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durch. So sind Sie in der Lage, auf Defizite schnell zu reagieren und den Kommunikationsprozess dynamisch auf die sich ändernden Anforderungen abzustimmen.