Kommunikation: Gestaltung und Verbesserung des unternehmensinternen Kommunikationsprozesses

Zusammenfassung

Überblick

Die interne Kommunikation hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen und sich für Unternehmen in einem immer dynamischer werdenden Umfeld zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor entwickelt. So bedeutet der Wandel von der Industrie- zur Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft erhöhte Anforderungen für die Unternehmen, sich in zunehmendem Maße mit der Entwicklung der Mitarbeiter und der Zusammenarbeit mit ihnen zu beschäftigen. Mithilfe einer individuellen und funktionierenden internen Kommunikation können sich Unternehmen dieser Herausforderung und der immer stärker werdenden Wettbewerbsintensität erfolgreich stellen. Personalmanagern fällt in diesem Zusammenhang eine immer wichtigere Rolle zu.

1 Definition interne Kommunikation

Die interne Kommunikation, oder auch Mitarbeiterkommunikation, bezeichnet jede Kommunikation und Information zwischen der Geschäftsführung, den einzelnen Managementebenen und ihren Mitarbeitern in einem Unternehmen. Dabei beinhaltet sie die Information der Mitarbeiter über:

• Unternehmensziele
• Unternehmensstrategie
• Aktuelle Ereignisse, Projekte und Entwicklungen
• Neue und/oder veränderte betriebliche Regelungen bzw. Betriebsvereinbarungen
• Aktuelle Personalveränderungen
• Feedback seitens der Mitarbeiter

Ziel der betriebsinternen Kommunikation ist die größtmögliche Einbindung der Mitarbeiter in das Unternehmensgeschehen. Damit hat die interne Kommunikation neben der Funktion "Information" auch mitarbeiterbindende, motivierende, effizienzsteigernde und identifizierende Wirkung.

Die interne Kommunikation muss, damit sie funktionieren kann, von allen Mitarbeitern getragen werden, jedoch ist sie als Instrument des Personalmanagements sowohl eine Herausforderung an jeden Personalmanager, als auch an jede Führungskraft im Unternehmen. Denn diesen fällt die Planung, Steuerung und Koordination des Kommunikationsprozesses zu. Aufgabe aller Führungskräfte ist es, mithilfe der internen Kommunikation:

• Unentbehrliche Informationen weiterzugeben
• Verständnis für unternehmensinterne Zusammenhänge zu schaffen
• Zusammenarbeit der verschiedenen Unternehmensbereiche zu stärken
• Motivation und Leistungsbereitschaft zu sichern

Hinweis

Hol- oder Bringschuld?

Oftmals wird davon ausgegangen, dass es sich bei der Information um eine Holschuld seitens der Mitarbeiter handelt. Diese Annahme erweist sich aber immer wieder als falsch, denn vielfach kann der Mitarbeiter nicht wissen, welche Information er nachfragen muss. Initiator der internen Kommunikation kann nur der Personalmanager bzw. die jeweilige Führungskraft sein.

Die interne Kommunikation kann formelle oder informelle Kanäle nutzen. Da informelle Wege oftmals eine gleichberechtigte Information der Mitarbeiter ausschließt, ist es sinnvoll, beständige und geplante Kanäle zu schaffen. Die Richtung, in der die Kommunikation läuft, kann unterschieden werden in:

• Bottom up (die Information läuft entsprechend der Unternehmensorganisation von unten nach oben)
• Top down (die Information läuft entsprechend der Unternehmensorganisation von oben nach unten)
• In between (die Information läuft quer zwischen den Mitarbeitern)

Praxis-Tipp

Organisation der Informationswege

Damit Sie eine gleichberechtigte Information aller Mitarbeiter herstellen können, empfiehlt es sich, dauerhafte Kanäle einzurichten. Hier hilft eine klare Organisation der Informationswege, wer wen wann und in welchem Umfang entsprechend seinen Anforderungen und Bedürfnissen informiert.

Die Grundlage einer funktionierenden Kommunikationskultur liegt im ersten Schritt darin, dass sie von allen Beteiligten als wichtig und erstrebenswert angesehen wird. Denn nur wenn sie in der Unternehmenskultur verankert ist, kann sie sinnvoll und effektiv eingesetzt werden.

2 Einflussbereiche der internen Kommunikation

Der Einflussbereich der internen Kommunikation umfasst das gesamte Unternehmen oder anders ausgedrückt: ›Kommunikation ist das Schmieröl im Getriebe‹.^[1] Die Betrachtung folgender Oberbegriffe helfen im Verständnis dafür, in welchem ungeheuren Ausmaße eine funktionierende Mitarbeiterkommunikation wirkt und welche enormen Vorteile sich dadurch für jedes Unternehmen eröffnen:

• Mitarbeiterzufriedenheit
• Leistungsbereitschaft
• Motivation
• Unternehmenskultur
• Corporate Identity

Eine funktionierende interne Kommunikation trägt wesentlich zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Denn nur wer weiß, warum was passiert und sich mit einbezogen fühlt, kann sich mit einer Aufgabe oder einem Unternehmen identifizieren und wird seine gesamte Arbeitsleistung zur Verfügung stellen, da der Grad der Zufriedenheit direkten Einfluss auf die Leistungsbereitschaft hat.

Hinweis

Bewertung der betrieblichen Situation

Unter Arbeitszufriedenheit wird eine relativ beständige Bewertung der betrieblichen Situation (Arbeitskollegen, Vorgesetzte, Umgang mit dem Einzelnen) verstanden.

Der Grad der Mitarbeiterzufriedenheit bestimmt in hohem Maße das Ausmaß der Kundenzufriedenheit, welche immer das Ziel eines jeden Unternehmens ist.

Unter der Motivation versteht man, einfach ausgedrückt, einen oder mehrere B...