Zusammenfassung
Etwas kontinuierlich oder fortlaufend zu verbessern ist zu allererst eine Haltung, die besagt, dass man Dinge oder Vorgänge nicht einfach so belässt, wie sie sind, bis ein Problem zum Handeln zwingt. Sie kommt im sog. PDCA-Zyklus zum Ausdruck. KVP ist ein systematischer Ansatz zum kontinuierlichen Verbessern, dem ein festgelegter Prozess (ein betriebsspezifisches Verfahren) zugrunde liegt. Ziel ist es, dass möglichst viele Beschäftigte fortlaufend nach Verbesserungsmöglichkeiten Ausschau halten und die erkannten Potenziale für Verbesserungen in kleinen, eher undramatischen Schritten erschlossen werden. KVP geht davon aus, dass Produkte und Dienstleistungen, Prozesse, Organisationen, Gestaltungsmaßnahmen, Arbeitsbedingungen, Kompetenzen etc. regelmäßig weiter verbessert werden können. Dem KVP-Prinzip liegt also eine Überzeugung – streben nach fortlaufendem Verbessern – zugrunde, die sowohl ein Ziel als auch eine Verhaltensweise im Alltag ist.
1 Teil von Managementsystemen
Ausgehend vom ökonomischen Prinzip muss jedes Unternehmen aus wirtschaftlichen Erwägungen heraus fortlaufend nach Möglichkeiten für innerbetriebliche Verbesserung Ausschau halten und sich auch kontinuierlich über neue Entwicklungen, Erkenntnisse, Vorgehensweisen etc. informieren. Das kontinuierliche Verbessern ist deshalb schon seit langem ein fester Bestandteil der Unternehmensführung. Die Entscheidung, einen Prozess für das kontinuierliche Verbessern zu definieren, geht darüber hinaus. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) wird zu einem Verfahren eines Managementsystems. KVP ist heute ein zentrales Element aller zeitgemäßen Managementsysteme.
2 Kontinuierliches Verbessern in kleinen Schritten
KVP bzw. der PDCA-Zyklus sind altbekannte Handlungsprinzipien, die bereits in den 1930er-Jahren von Walter Andrew Shewhart und William Edwards Deming (amerikanische Qualitätspioniere) in die Praxis der Unternehmensführung integriert wurden und die Entwicklung moderner Konzepte der Unternehmensführung wesentlich mit prägen.
Das Prinzip des kontinuierlichen Verbesserns in kleinen, undramatischen Schritten wird v. a. auf das japanische Konzept "Kaizen" (Verändern zum Besseren) zurückgeführt. Es besteht aus
- dem Grundsatz "Alles, was das Leben ausmacht, verdient es, verbessert zu werden.";
- den Überzeugungen, dass graduelle Verbesserungen überall und ständig möglich sind und alle Beschäftigten zum kontinuierlichen Verbessern beitragen können;
- der Unterscheidung von Innovationen (gravierenden Neuerungen, sprunghafte Veränderung) und Verbesserungen (kleinere Veränderungen zum Besseren ohne Anspruch auf Perfektion, die v. a. die Art und Weise wie und unter welchen Bedingungen gearbeitet wird, betreffen);
- der Grundhaltung, dass kontinuierliches Verbessern ein Unternehmensziel und Teil der täglichen Arbeit aller Beschäftigten ist;
- definierten Vorgehensweisen, die ein rasches Prüfen und Einleiten der Umsetzung sicherstellen.
Kontinuierliches Verbessern ist mehr als eine Methode
Kontinuierliches Verbessern muss von oben herunter gewollt und zum Prinzip erklärt werden. "Aktiv werden, täglich den eigenen Arbeitsprozess zu reflektieren und dies mit dem Ziel, die Effektivität und Effizienz zu verbessern", muss ein Leitbild werden. Der Schlüssel zum Erfolg ist das Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten. Mit der Einführung muss auch eine Verbesserungskultur entwickelt werden: konstruktiver Umgang mit Fehlern, Bereitschaft zum ständigen Ausschauhalten nach weiteren Verbesserungsmöglichkeiten, Beteiligung aller Beschäftigten, Verbessern als Teil der täglichen Arbeit begreifen.
3 PDCA-Zyklus: plan – do – check – act
Die von Shewart und Deming entwickelte Systematik zum kontinuierlichen Verbessern definiert die zyklische Wiederholung der 4 Phasen plan (planen), do (umsetzen), check (überprüfen/bewerten) und act (handeln/anwenden). Dieses sog. PDCA-Prinzip (Plan, Do, Check, Act) wird auch Deming-PDCA-Zyklus genannt.
Der PDCA-Zyklus (s. Abb. 1):
- plan (planen): Der Kreislauf beginnt mit der Untersuchung der jeweiligen Ausgangssituation, um Potenziale und Ziele für Verbesserungen zu erkennen sowie Zielsetzungen und einen Maßnahmenplan zur Realisierung der möglichen Verbesserung zu erarbeiten.
- do (umsetzen): Im zweiten Schritt erfolgt die (ggf. pilotartige) Umsetzung der Maßnahmen.
- check (überprüfen/bewerten): Im dritten Schritt wird überprüft bzw. bewertet, ob die gewünschte Verbesserung erzielt wurde bzw. die Maßnahmen wirksam sind.
- act (handeln/anwenden): Im positiven Fall werden im vierten Schritt die Maßnahmen als Standard definiert und regelmäßig auf Einhaltung/Wirksamkeit überprüft. Sind die erzielten Verbesserungen nicht ausreichend, wird direkt ein weiterer Verbesserungszyklus zur Optimierung eingeleitet.
Abb. 1: Der PDCA-Zyklus: die Systematik des kontinuierlichen Verbesserns
Der Kreislauf aus diesen 4 Schritten ist als fortlaufender Prozess zu verstehen, d. h., der verbesserte Zustand ist in Zukunft die Ausgangssituation für weitere Verbesserungen. Das PDCA-Prinzip geht – wie Kaizen – davon aus, dass in jedem verbesserten Zustand (neuen Standard) eigene Schwächen, Wi...