Anna-Lena Glander, Maren Rixen
Kurzbeschreibung
Mitarbeiter der HR in nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichteten Unternehmen sollten zur Vermeidung von etwaigen Ordnungswidrigkeitenverfahren sicherstellen, die gesetzlichen und bußgeldbewehrten Verpflichtungen rechtzeitig umzusetzen und dies zu dokumentieren. Diese Checkliste zeigt verschiedene Maßnahmen auf, die Unternehmen vor diesem Hintergrund jedenfalls ergreifen sollten.
Vorbemerkung
Die HR-Abteilung eines Unternehmens und ihr Umgang mit Compliance-Themen kann für die Compliance im Unternehmen eine wichtige Rolle einnehmen. Beispielsweise kann diese in die Ausarbeitung und Einführung von Verhaltensrichtlinien und Arbeitsanweisungen, ebenso wie bei der Gestaltung der Compliance-Kultur im Unternehmen, eingebunden werden. Themen wie Einstellungen, Zuständigkeiten, Personalentwicklung, Schulungen und Beförderungen, aber auch Fehlverhalten von Mitarbeitern und Hinweisgebersysteme führen zu regelmäßigen Berührungspunkten mit der Belegschaft.
Des Weiteren können einige der Verpflichtungen nach dem LkSG – je nach Aufbau des Unternehmens – sinnvollerweise direkt bei der HR verortet werden, wie im Falle eines bei HR angebundenen Menschenrechtsbeauftragten. Auch liegen einige Informationen, die zur Erfüllung des LkSG benötigt werden, direkt bei HR vor, wie bspw. Informationen über die Arbeitsbedingungen im eigenen Unternehmen.
Mitarbeiter der HR in nach dem LkSG verpflichteten Unternehmen sollten somit sicherstellen, die gesetzlichen und bußgeldbewehrten Verpflichtungen umzusetzen und dies zu dokumentieren. Dies gilt, obwohl die derzeitigen gesetzlichen Regelungen teilweise noch offene Punkte hinsichtlich der konkreten und praktikablen Ausgestaltung der entsprechenden Verpflichtungen entlang der Lieferkette enthalten.
Unternehmen mit (Haupt-)Sitz in Deutschland und in der Regel mind. 3.000 Mitarbeitern sind seit dem 1.1.2023 zur Einhaltung der Pflichten des LkSG verpflichtet. Am 1.1.2024 sinkt diese Schwelle auf 1.000 Mitarbeiter. Das BAFA hat als zuständige Aufsichtsbehörde im Juli 2023 einen FAQ-Katalog und eine ergänzende Executive Summary explizit für kleine und mittlere Unternehmen veröffentlicht, um diesen eine Hilfestellung für den Umgang mit den Anforderungen des LkSG zu bieten.
Die häufig gestellten Fragen (FAQ) zum Lieferkettengesetz beantwortet das BAFA in Zusammenarbeit mit den zuständigen Ministerien, dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), im Rahmen eines FAQ-Kataloges, der fortlaufend weiterentwickelt und aktualisiert wird. Auf der Internetseite des BAFA werden neben den Handreichungen auch weitere Unterstützungsangebote zur Umsetzung aufgezeigt.
Checkliste: To-Dos für Unternehmen
Vor diesem Hintergrund sollte sichergestellt werden, dass – falls möglich – insbesondere die folgenden Maßnahmen getroffen werden:
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Bestandsaufnahme LkSG-relevanter Themenbereiche Hinweis: Für den Bereich der Kredit- und Versicherungswirtschaft existiert seit August 2023 eine eigene Handreichung des BAFA zur Anwendung des LkSG. |
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Klares und ggf. öffentliches Bekenntnis der Unternehmensleitung, Umweltschutz und Menschenrechte im eigenen Geschäftsbereich einzuhalten und dies auch von den Zulieferern zu erwarten. Publikationsort kann und sollte unter Umständen neben der unternehmensinternen Infrastruktur (Intranet, Code of Conduct, Richtlinien etc.) bspw. auch die Website des Unternehmens sein |
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Festlegung betriebsinterner Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sowie entsprechende Auswahl und Benennung des/der Verantwortliche(n), bspw. eines Menschenrechtsbeauftragten, sowie der entsprechenden Vertreter
Tipp: In Bezug auf diese(n) Verantwortliche(n) müssen Vorgaben zur konkreten Eingliederung in die Betriebsorganisation gemacht und Zuständigkeiten verankert werden. Detaillierte Stellenbeschreibungen sowie entsprechende Schulungen sind zudem sinnvoll. Dem/den Verantwortlichen müssen die für die Tätigkeit erforderlichen Mittel zur Verfügung gestellt und die Verpflichtung zur Erfüllung der Berichtspflichten klar definiert werden. Eine externe Auslagerung der Position ist nach dem Gesetzeswortlaut nicht möglich! |
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Etablierung und Dokumentation eines Lieferketten-Risikomanagementsystems und Umsetzung der Sorgfaltspflichten, die durch das LkSG etabliert werden. Unternehmen sind gefordert, angemessene und wirksame Prozesse zur Umsetzung ihrer Sorgfaltspflichten einzuführen, zu überwachen und weiterzuentwickeln. Hinweis: Das Prinzip der Angemessenheit setzt den übergreifenden Rahmen für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten, die durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) etabliert werden. Insoweit kann die im Dezember 2022 veröffentlichte Handreichung des BAFA "zum Prinzip der Angemessenheit nach den Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes" zu Rate gezogen werden. In dieser Handreichung wird der Begriff der Angemes... |