Lohn- und Gehaltskonto: Führung und Dokumentation / 2 Inhalt des Lohnkontos

Welche Angaben das für den Arbeitnehmer geführte Lohnkonto enthalten muss, wird in § 4 LStDV im Einzelnen geregelt.

2.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

In das Lohnkonto müssen sämtliche Daten übernommen werden, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als ELStAM-Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden.^[1] Seit 1.1.2020 gilt dies auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die in das ELStAM-Verfahren einbezogen worden sind.^[2]

Sämtliche Daten der vom Betriebsstättenfinanzamt ausgestellten Papierbescheinigung für Arbeitnehmer, die aus technischen Gründen am elektronischen Abrufverfahren (noch) nicht teilnehmen, oder Arbeitnehmer, die bei einem unter die Härtefallklausel fallenden Arbeitgeber beschäftigt sind^[3], müssen in gleicher Weise wie die ELStAM-Daten in das Lohnkonto übernommen werden. Dies sind vor allem die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, die Steuerfreibeträge und Hinzurechnungsbeträge sowie die steuerliche Identifikationsnummer.

Arbeitnehmer ohne Inlandswohnsitz

Für Arbeitnehmer, die zwar in Deutschland keinen Wohnsitz haben, jedoch als Bürger der Europäischen Union oder des EWR auf Antrag im Inland unbeschränkt steuerpflichtig sein können, müssen die Daten aus der besonderen Papierbescheinigung^[4] in das Lohnkonto übertragen werden. Dieser Personenkreis ist auch 2024 weiterhin vom elektronischen Abrufverfahren ausgenommen. Dasselbe gilt für beschränkt Steuerpflichtige, bei denen ein Freibetrag im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen ist.

Aufzeichnung von Freibeträgen

Von den übermittelten Freibeträgen müssen jeweils der Jahresbetrag sowie der anteilige Betrag für den Entgeltabrechnungszeitraum in das Lohnkonto übernommen werden. Gleiches gilt für die Hinzurechnungsbeträge. Ändern sich im Laufe des Kalenderjahres die ELStAM-Daten oder in der Papierbescheinigung eingetragene Besteuerungsmerkmale, ist auch der Zeitpunkt in das Lohnkonto zu übernehmen, ab dem die Änderung gilt.

Beschäftigungsdauer

Darüber hinaus muss die Beschäftigungsdauer für den jeweiligen Arbeitnehmer eingetragen werden.

ELStAM-Abruf nicht möglich

Kann der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer die ELStAM-Daten nicht abrufen, weil dieser seine persönliche Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt schuldhaft nicht mitteilt, ist auch dieser Zeitraum im Lohnkonto zu vermerken.

[1] § 41 Abs. 1 Satz 2 EStG,

BMF, Schreiben v. 8.11.2018, IV C 5 – S 2363/13/10003-02, BStBl 2018 I S. 1137.

[2]

S. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale.

[3] § 39e Abs. 7, 8 EStG.

[4] § 39 Abs. 3 EStG.

2.2 Laufende Daten aus der Lohnabrechnung

Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im Lohnkonto folgende Daten eingetragen werden:

• der Tag der jeweiligen Zahlung sowie der Entgeltzahlungszeitraum, z. B. 31.3., Entgeltabrechnung März,
• der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn.

Hierbei muss beachtet werden, dass der Barlohn und eventuelle Sachbezüge, also z. B. aus Dienstwagenüberlassung, Mahlzeiten oder der Gewährung von Rabatten auf Firmenprodukte, getrennt notiert werden. Die vom Arbeitgeber zu beachtenden Freibeträge, also der Altersentlastungs- oder der Versorgungsfreibetrag einschließlich Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag^[1] dürfen vom Bruttoarbeitslohn nicht abgezogen werden.

Einbehaltene Steuerabzugsbeträge

Aufgezeichnet werden müssen die einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag, außerdem die gezahlten vermögenswirksamen Leistungen.

Angaben bei Versorgungsbezügen

Von Versorgungsbezügen (Betriebsrenten, Werkspensionen) bleiben der Versorgungsfreibetrag und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag steuerfrei. Beide Freibeträge berechnen sich seit 2005 nach den Verhältnissen zum Versorgungsbeginn bzw. zum 1.1.2005 bei Versorgungsbeginn vor dem 1.1.2005 und werden für die Gesamtlaufzeit der Versorgungsbezüge festgeschrieben.

Die für die zutreffende Berechnung erforderlichen Angaben sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.^[2] Diese sind für jeden Versorgungsbezug getrennt aufzunehmen:

• das maßgebende Jahr des Versorgungsbeginns,
• der 12-fache Versorgungsbezug für den Monat Januar bei Versorgungsbeginn vor 2005 bzw. der 12-fache Versorgungsbezug für den ersten vollen Monat des Versorgungsbeginns in allen anderen Fällen einschließlich der zu berücksichtigenden sonstigen Bezüge,
• bei unterjähriger Zahlung von Versorgungsbezügen der erste und der letzte Monat, für den die Zahlung erfolgte,
• der für Altbezüge für 2005 bzw. bei Versorgungsbeginn ab 2006 sich nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 EStG ergebende Prozentsatz und Höchstbetrag sowie
• der danach ermittelte Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag.

Wichtig

Gesonderte Aufzeichnungspflicht bei Sterbegeld

Sterbegeld oder die Abfindung von Versorgungsbezügen sind stets sonstige Bezüge und daher gesondert aufzuzeichnen, weil die Zwölftelung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag nicht zu berücksichtigen ist.^[3] Neben der betragsmäßigen Aufzeichnung des im betreffenden Jahr gezahlten Sterbegelds u. a. ist hier wegen der Kohortenbesteuerung lediglich das für die Freibeträge maßgebende Kalenderjahr des Versorgungsbeginns festzuhalten.

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