Lohnkonto / 4 Aufzuzeichnende Daten

4.1 Eintragungen bei Beschäftigungsbeginn

4.1.1 Übernahme der ELStAM-Daten

Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufenen ELStAM-Daten in das für den Arbeitnehmer zu führende Lohnkonto zu übernehmen.^[1] Dasselbe gilt für die vom Arbeitnehmer ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigung in Fällen, in denen eine elektronische Datenübermittlung (noch) nicht möglich ist.^[2] Es handelt sich hierbei zunächst um die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, die im Lohnkonto aufzuzeichnen sind:

• Name,
• Geburtstag,
• Anschrift sowie
• ggf. die persönliche Identifikationsnummer.

Ferner sind die (elektronischen) Besteuerungsmerkmale in das Lohnkonto zu übernehmen:

• Steuerklasse,
• Zahl der Kinder,
• Religionszugehörigkeit,
• etwaige Steuerfreibeträge, die als ELStAM vom Finanzamt festgestellt worden sind, sowie
• ein Hinzurechnungsbetrag, wenn der Arbeitnehmer die Übertragung des Grundfreibetrags auf ein 2. Dienstverhältnis geltend gemacht hat.^[3]

4.1.2 Arbeitnehmer ohne Inlandswohnsitz

Auch für unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ohne Wohnsitz im Inland oder für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen. Sie erhalten weiterhin in bestimmten Fällen (Grenzpendler nach § 1 Abs. 3 EStG oder bei Berücksichtigung von Lohnsteuer-Freibeträgen) eine besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug in Papierform.^[1] Für die dort eingetragenen Merkmale gilt das Entsprechende. Bei diesem Personenkreis sind ausschließlich folgende Merkmale in das Lohnkonto zu übertragen:

• die Steuerklasse (zulässig sind nur die Steuerklassen I und VI) sowie ggf.
• ein gewährter Freibetrag für Werbungskosten und
• bestimmte Sonderausgaben.^[2]

Mangels Kirchensteuerpflicht ausländischer Arbeitnehmer entfällt die Angabe der Religionszugehörigkeit.

4.2 Laufende Eintragungen im Lohnkonto

Im Lohnkonto hat der Arbeitgeber folgende Angaben bei jeder Lohnabrechnung fortlaufend aufzuzeichnen:

• den Tag jeder Lohnzahlung,
• den Lohnzahlungszeitraum,
• den (Brutto-)Arbeitslohn ohne Abzug von Freibeträgen usw., getrennt nach Barlohn und Sachbezügen,
• die einbehaltene Lohnsteuer,
• den Solidaritätszuschlag und
• ggf. die Kirchensteuer.

Bei Nettolohnvereinbarungen ist der steuerpflichtige Bruttobetrag zu bescheinigen.

4.3 Aufzeichnungen außerhalb des Lohnkontos

Wurde – ohne Zustimmung des Finanzamts – auf Aufzeichnungen verzichtet, ist diese Zustimmung zu gegebener Zeit nachträglich zu beantragen, z. B. im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn die Aufzeichnungen außerhalb des Lohnkontos erfolgen und der Außenprüfer diese Verfahrensweise im Rahmen der Prüfung festgestellt und nicht beanstandet hat.

4.4 Aufzeichnungspflichten bei Sachbezügen

Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit den steuerlich maßgebenden Werten anzusetzen. Dieser Wert ist um eine Zuzahlung des Arbeitnehmers zu kürzen.

4.4.1 Steuerpflichtige Rabatte von Dritten

Bei lohnsteuerpflichtigen Rabatten, die der Arbeitnehmer von Dritten, z. B. verbundenen Unternehmen, erhält und die der Arbeitgeber nicht selbst ermitteln kann, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht.^[1] In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für jeden Lohnzahlungszeitraum dem Arbeitgeber am Monatsende angeben.^[2] Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

4.4.2 Steuerpflichtige Personalrabatte

Die Einzelangaben gelten auch für die steuerliche Erfassung von Belegschaftsrabatten. Dabei ist die Eintragung als Personalrabatt kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (Sachbezug) im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuerabzug unterliegen, soweit sie im Laufe des Kalenderjahres den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR übersteigen.

4.4.3 Aufzeichnungserleichterungen

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Belegschaftsrabatte Erleichterungen für die Aufzeichnung vorgesehen. Ist durch betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen gewährleistet, dass die jährlichen Personalrabatte den Freibetrag von 1.080 EUR nicht übersteigen, kann das Finanzamt auf Antrag eine Befreiung von Aufzeichnungen zulassen.^[1] Dasselbe gilt für den kleinen Rabattfreibetrag von 50 EUR monatlich.^[2]

4.4.4 Befreiung von der Aufzeichnungspflicht

Noch großzügigere Maßstäbe gelten, wenn nach der Lebenserfahrung und den betrieblichen Gegebenheiten so gut wie ausgeschlossen ist, dass die jährlichen Rabatte im Einzelfall den Betrag von 50 EUR bzw. 1.080 EUR übersteigen. Hier wird das Finanzamt d...