Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweis: Verfahren / Lohnsteuer

1 Anmeldeverfahren

1.1 Betriebsstättenfinanzamt ist zuständig

Der Arbeitgeber hat nach Ablauf jedes Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums dem Betriebsstättenfinanzamt eine Lohnsteuer-Anmeldung einzureichen. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist grundsätzlich elektronisch zu übermitteln (ELSTER-Verfahren). Vom inländischen Arbeitgeber in der Anmeldung anzugeben sind:

• die vom gezahlten Arbeitslohn einbehaltene Lohnsteuer und
• die von ihm zu tragende pauschal erhobene Lohnsteuer.

Eine Anmeldung ist auch dann zu übermitteln bzw. einzureichen, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht an das Finanzamt abführen kann oder im Anmeldungszeitraum keine Lohnsteuer anfiel.

Hinweis

Pauschalsteuer von 2 % an Minijob-Zentrale melden

Bei der Pauschalbesteuerung geringfügiger Beschäftigungen ist dem Finanzamt nur die pauschale Lohnsteuer von 5 %, 20 % und/oder 25 % zu melden und abzuführen.

Dagegen ist die pauschale Lohnsteuer von 2 % für Minijobs bei der Minijob-Zentrale anzumelden und abzuführen.

1.2 Befreiung von der Abgabeverpflichtung

Der Arbeitgeber muss für Monate, in denen keine Steuerabzugsbeträge (mehr) anfallen, keine (weitere) Lohnsteuer-Anmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt übermitteln bzw. einreichen, wenn er dies dem Finanzamt mitteilt.

Dasselbe gilt, wenn der Arbeitgeber nur noch geringfügig entlohnte Arbeitnehmer beschäftigt, für deren Arbeitsentgelt er lediglich die einheitliche Pauschalsteuer von 2 % an die Minijob-Zentrale entrichtet.^[1]

[1] R 41a.1 Abs. 1 LStR.

1.3 Abgabe mehrerer Anmeldungen unzulässig

Für jede Betriebsstätte und für jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist eine einheitliche Lohnsteuer-Anmeldung einzureichen. Nicht zulässig ist:

• die Abgabe mehrerer Lohnsteuer-Anmeldungen für ein und dieselbe Betriebsstätte und/oder denselben Anmeldungszeitraum, z. B. getrennt nach den verschiedenen Bereichen der Lohnabrechnung (Geschäftsführer und andere Arbeitnehmer) oder
• die Abgabe getrennt nach individuell und pauschal erhobener Lohnsteuer.

1.4 Elektronisches Abgabeverfahren

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer-Anmeldung grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung^[1] zu übermitteln. Ein BMF-Schreiben regelt dazu weitere Einzelheiten.^[2]

Hinweis

Alternativ: kostenloses Übermittlungsprogramm oder Elster-Portal

Soweit die vom Arbeitgeber eingesetzte Software keine elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung zulässt, stellt die Finanzverwaltung ein kostenloses Übermittlungsprogramm zur Verfügung. Alternativ kann der Arbeitgeber im Elster-Portal die Lohnsteuer-Anmeldung auch "online" ausfüllen und abgeben.

Authentifizierung erforderlich

Lohnsteuer-Anmeldungen müssen nach der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zwingend authentifiziert übermittelt werden. Für die authentifizierte Übermittlung wird ein elektronisches Zertifikat benötigt. Dieses wird entweder über den Softwareanbieter oder durch eine Registrierung im ElsterOnline-Portal^[3] zur Verfügung gestellt.

Ausnahme: Abgabe auf Papier oder per Telefax

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers die Abgabe der Anmeldung auf Papier oder per Telefax zulassen.

Begründete Härtefälle

Ein Härtefall liegt insbesondere vor^[4]

• wenn und solange es dem Arbeitgeber nicht zumutbar ist, die technischen Voraussetzungen einzurichten, die für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuer-Anmeldung erforderlich sind oder
• wenn er nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die Möglichkeiten der Datenfernübertragung zu nutzen.

Die Ausnahmeregelung kommt damit für Arbeitgeber in Betracht,

• die über keinen PC oder Internet-Anschluss verfügen,
• wenn hierfür ein erheblicher finanzieller Aufwand erforderlich wäre oder
• für einen Privathaushalt als Arbeitgeber eines Minijobbers.^[5]

Unterschrift erforderlich

Wird die Lohnsteuer-Anmeldung in Papierform abgegeben, z. B. auf dem amtlichen Vordruck, ist diese vom Arbeitgeber oder einem seiner Vertreter zu unterschreiben. Die Übersendung der Anmeldung an das Finanzamt kann auch per Telefax erfolgen.

[1] Steuerdaten-Übermittlungsverordnung v. 28.1.2003, BStBl 2003 I S. 162, zuletzt geändert durch Steuervereinfachungsgesetz 2011 v. 1.11.2011, BGBl. 2011 I S. 2131.

[2] BMF, Schreiben v. 16.11.2011, IV A 7 – O 2200/09/10009 :001, BStBl 2011 I S. 1063.

[3] www.elster.de/eportal.

[4] § 150 Abs. 8 AO.

[5] BMF, Schreiben v. 29.11.2004, IV A 6 - S 7340 – 37/04, IV C 5 – S 2377 – 24/04, BStBl 2004 I S. 1135.

2 Inhalt der Anmeldung

2.1 Auszufüllende Kennziffern

Der Inhalt der Lohnsteuer-Anmeldung ergibt sich aus dem amtlichen Vordruckmuster. Es wird durch die Finanzverwaltung jährlich bestimmt und im Bundessteuerblatt bekannt gemacht.^[1] Insbesondere hat der Arbeitgeber anzugeben, wie viel Lohnsteuer im Anmeldungszeitraum einzubehalten bzw. zu übernehmen war. Folgende Kennziffern sind regelmäßig auszufüllen:

• Kennziffer 86: Zahl der Arbeitnehmer
• Kennziffer 42: Summe der einzubehaltenden Lohnsteuer
• Kennziffer 49: Solidaritätszuschlag
• Kennziffer 61: Evangelische Kirchensteuer
• Kennziffer 62: Römisch-katholische Kirchensteuer

Als abzuführende Lohnsteuer ist die Lohnsteuer anzugeben, die nach Abzug der erstatteten Lohnsteuer...