Benjamin Koller

3.1 Einsichtnahme und Auskunftserteilung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Außenprüfer das Betreten der Geschäftsräume in den üblichen Geschäftsstunden zu gestatten und ihm die erforderlichen Hilfsmittel (Geräte, Beleuchtung) und einen angemessenen Raum oder Arbeitsplatz zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung zu stellen.[1]

Außerdem müssen der Arbeitgeber und seine Angestellten dem Prüfer Einsicht in die Geschäftsbücher und in die Unterlagen gewähren und jede zum Verständnis der Buchaufzeichnungen vom Außenprüfer verlangte Erläuterung geben. Dabei sind mündliche Erläuterungen in der Regel ausreichend.

[1] § 200 Abs. 2 AO.

3.2 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung

Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde grundsätzlich 3 gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Unmittelbarer Zugriff (Z1)

Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem in der Weise zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt. Dabei darf sie nur mithilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanzbehörde aus.

Mittelbarer Zugriff (Z2)

Die Finanzbehörde kann auch verlangen, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.

Datenüberlassung (Z3)

Die Finanzbehörde kann darüber hinaus verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format zur Auswertung überlassen werden. Unter Daten sind auch die zugehörigen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie die internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) zu verstehen. Dies kann z. B. auf einem Datenträger oder durch Bereitstellung der Daten über eine Datenaustauschplattform, zu der die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat, erfolgen.[1] Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungssystem (DV-System) herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

[2]

[1] § 87a Abs. 1 AO.
[2] § 147 Abs. 6 AO.

3.3 Digitale Lohnschnittstelle

Um die elektronische Lohnsteuer-Außenprüfung zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung einen Standarddatensatz für die Einrichtung einer digitalen Lohnschnittstelle erarbeitet und beschrieben (Digitale LohnSchnittstelle – DLS). Die Anwendung des einheitlichen Datensatzes als Schnittstelle für die Lohnsteuer-Außenprüfung erleichtert den Datenexport, insbesondere der Lohnkonten, unabhängig davon, welches Entgeltabrechnungsprogramm der Arbeitgeber verwendet.

 
Hinweis

Verbindliche Anwendung der digitalen Lohnschnittstelle seit 2018

Seit dem 1.1.2018 ist für die aufzuzeichnenden Lohndaten ein einheitlicher Standarddatensatz als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto gesetzlich vorgeschrieben. Die zuvor ausgesprochene bloße Empfehlung zur Anwendung der DLS ist damit überholt.[1]

Die jeweils aktuelle Version der DLS steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts[2] zum Download bereit und ist von allen Softwareherstellern bei der Erstellung der jeweiligen Lohnabrechnungsprogramme zu beachten.[3]

Die Arbeitgeber müssen sämtliche aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten nach dieser einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch zur Verfügung stellen. Zur Vermeidung von Härten können insbesondere von kleineren Arbeitgebern ohne maschinelles Lohnabrechnungsprogramm die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitgestellt werden.[4] Die DLS wird von den Softwareherstellern umgesetzt. Weitere Maßnahmen durch den Arbeitgeber sind im Regelfall nicht erforderlich.

Unberührt hiervon bleiben die weiterhin bestehenden digitalen Datenzugriffsmöglichkeiten auf prüfungsrelevante steuerliche Daten, insbesondere auf die elektronischen Daten der Finanzbuchhaltung.[5]

Im Übrigen liegt es im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers, in welchem Umfang er den Arbeitgeber zur Mitwirkung heranzieht; wie weit der Arbeitgeber dem zu folgen hat, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab, wobei auf die Zumutbarkeit, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit abzustellen ist.

[1] BMF, Schreiben v. 29.6.2011, IV C 5 – S 2386/07/0005, BStBl 2011 I S. 675.
[2] www.bzst.bund.de.
[3] BMF, Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005 :001, BStBl 2017 I S. 789.
[4] § 4 Abs. 2a LStDV.
[5] § 147 Abs. 6 AO.

3.4 Bereitstellung der Buchhaltung

Gegenstand der Prüfung sind die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Hierfür sind insbesondere die Daten

  • der Finanzbuchhaltung,
  • der Anlagenbuchhaltung,
  • der Lohnbuchhaltung und
  • aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten,

f...

Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Personal Office Platin enthalten. Sie wollen mehr?

Jetzt kostenlos 4 Wochen testen

Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen


Meistgelesene beiträge