Lohnsteuer-Außenprüfung

Zusammenfassung

Begriff

Das Finanzamt überwacht die ordnungsmäßige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch regelmäßige Lohnsteuer-Außenprüfungen, sowohl bei privaten als auch bei öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern. Die Außenprüfung ist gesetzlich festgelegt und folgt den besonderen Verfahrensregeln der Lohnsteuer-Außenprüfung. Dabei ist nicht nur zuungunsten, sondern auch zugunsten des Arbeitnehmers oder des Arbeitgebers zu prüfen. Die Lohnsteuer-Außenprüfung erstreckt sich hauptsächlich darauf, ob der Lohnsteuerabzug für sämtliche Personen durchgeführt worden ist, die als Arbeitnehmer anzusehen sind, der Geld- oder Sachlohn vollständig dem Lohnsteuerabzug unterworfen worden ist und die Voraussetzungen für Lohnsteuer-Pauschalierungen vorgelegen haben.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: § 42f EStG sowie R 42f LStR und H 42f LStH regeln Einzelheiten zu den Rechten und Pflichten der Beteiligten anlässlich einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Ergänzend sind die Vorschriften der §§ 193-207 AO anzuwenden. § 42g EStG und das BMF-Schreiben v. 16.10.2014, IV C 5 - S 2386/09/10002 :001, BStBl 2014 I S. 1378, regeln die Durchführung einer Lohnsteuer-Nachschau durch das Betriebsstättenfinanzamt sowie die Rechte und Pflichten des Arbeitgebers in diesem besonderen Prüfungsverfahren.

Lohnsteuer

1 Schriftliche oder elektronische Prüfungsanordnung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung muss schriftlich oder elektronisch angeordnet werden.^[1] Hierzu übersendet das Betriebsstättenfinanzamt dem Arbeitgeber eine Prüfungsanordnung.

Inhalt der Prüfungsanordnung

In der Prüfungsanordnung sind der Prüfungszeitraum (i. d. R. die letzten 3 Jahre) und der Umfang der Prüfung (die zu prüfenden Steuern) genannt. Außerdem sind dem Arbeitgeber zusammen mit der Prüfungsanordnung der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird.^[2] Welche Frist angemessen ist, hängt im Einzelfall davon ab, innerhalb welcher Zeit dem Arbeitgeber zuzumuten ist, sich auf die Prüfung einzustellen und die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen zu treffen. In der Regel ist eine Frist von 14 Tagen vorgesehen. Der Arbeitgeber kann auf die Einhaltung der Frist verzichten.

Vorabanforderung von Unterlagen – Mitteilung von Prüfungsschwerpunkten

Um eine effektivere und schnellere Prüfung zu gewährleisten, kann das Finanzamt seit 2023 bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung die Vorlage von aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern.^[3] Nach Vorlage der Unterlagen soll das Finanzamt dem Arbeitgeber beabsichtigte Prüfungsschwerpunkte der angekündigten Lohnsteuer-Außenprüfung mitteilen (Ermessensentscheidung), damit sich dieser auf die Prüfung vorbereiten kann. Die Angabe von Prüfungsschwerpunkten ist nicht mit einer sachlichen Einschränkung der Lohnsteuer-Außenprüfung verbunden. Auch wenn Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden, ist der Prüfer nicht gehindert, andere Sachverhalte zum Gegenstand der Lohnsteuerprüfung zu machen.^[4]

Prüfungsbeginn kann verschoben werden

Auf Antrag des Arbeitgebers wird der Prüfungsbeginn auf einen anderen Zeitpunkt verlegt, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden, z. B. Erkrankung des Arbeitgebers, seines für Auskünfte erforderlichen Steuerberaters oder maßgeblichen Mitarbeiters, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt. In der Praxis wird der Prüfungsbeginn formlos (z. B. telefonisch) zwischen dem Prüfer und dem Arbeitgeber abgestimmt.

Infographic

[1] § 196 AO.

[2] § 197 AO.

[3] § 197 Abs. 3 AO.

[4] § 197 Abs. 4 AO.

2 Pflichten des Außenprüfers

Der Außenprüfer muss sich gegenüber dem Arbeitgeber oder dessen Beauftragten durch seinen Dienstausweis ausweisen; anderenfalls kann ihm der Arbeitgeber das Betreten des Betriebs verwehren. Der Prüfungsbeginn muss vom Außenprüfer unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig gemacht werden.^[1]

Über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen steuerlichen Auswirkungen muss der Außenprüfer den Arbeitgeber bereits während der Prüfung unterrichten, wenn dadurch Zweck und Ablauf der Prüfung nicht beeinträchtigt werden.^[2] Die Unterrichtung soll den Arbeitgeber vor Überraschungen in der Schlussbesprechung schützen.

[1] § 198 AO.

[2] § 199 Abs. 2 AO.

3 Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers

3.1 Einsichtnahme und Auskunftserteilung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Außenprüfer das Betreten der Geschäftsräume in den üblichen Geschäftsstunden zu gestatten und ihm die erforderlichen Hilfsmittel (Geräte, Beleuchtung) und einen angemessenen Raum oder Arbeitsplatz zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung zu stellen.^[1]

Außerdem müssen der Arbeitgeber und seine Angestellten dem Prüfer Einsicht in die Geschäftsbücher und in die Unterlagen gewähren und jede zum Verständnis der Buchaufzeichnungen vom Außenprüfer verlangte Erläuterung geben. Dabei sind mündliche Erläuterungen in der Regel ausreichend.

[1] § 200 Abs. 2 AO.

3.2 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung

Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde grundsätzlich 3 gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Fin...