Lohnzahlung durch Dritte / 3 Verfahrensmäßige Voraussetzungen

3.1 Mitteilungspflicht des Arbeitnehmers

Der Arbeitgeber ist bei einer Lohnzahlung durch Dritte verpflichtet, den Lohnsteuerabzug durchzuführen, wenn der Arbeitgeber weiß oder erkennen kann, dass von einem Dritten derartige Vergütungen erbracht werden.

Aus Gründen der Rechtssicherheit ist in § 38 Abs. 4 Satz 3 EStG eine Anzeigeverpflichtung des Arbeitnehmers gesetzlich festgeschrieben worden. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die von einem Dritten gewährten Bezüge am Monatsende schriftlich mitzuteilen.^[1] Eine Negativmeldung in Form einer Fehlanzeige wird vom Arbeitnehmer nicht verlangt.

Hinweispflicht des Arbeitgebers

Damit die Lohnsteuerabzugspflicht bei Lohnzahlungen Dritter in der Praxis auch tatsächlich vollzogen werden kann, verlangt die Finanzverwaltung, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter – am besten schriftlich – auf ihre gesetzliche Verpflichtung hinweist, die von Dritten gewährten Bezüge für Zwecke des Lohnsteuerabzugs dem Lohnbüro am Ende des jeweiligen Monats mitzuteilen. Eine Abschrift dieses Hinweises ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

3.2 Anzeigepflicht des Arbeitgebers

Die gesetzliche Abzugsverpflichtung bei Lohnzahlungen durch Dritte funktioniert unproblematisch, wenn der Arbeitnehmer seiner Mitteilungspflicht nachkommt oder der Arbeitgeber in die Vorteilsgewährung eingeschaltet ist. Eine schriftliche Mitteilung des Arbeitnehmers ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

Anzeigepflicht setzt Kenntnis voraus

Macht jedoch der Arbeitnehmer keine Angabe – obwohl er eine solche machen müsste – oder eine erkennbar unrichtige Angabe, trifft den Arbeitgeber die Pflicht, dies unverzüglich gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen.^[1]

Eine Anzeigepflicht setzt jedoch eine Kenntnis(möglichkeit) des Arbeitgebers voraus. Die Anzeigepflicht des Arbeitgebers besteht daher, wenn der Arbeitgeber bei der gebotenen Sorgfalt aus seiner Mitwirkung an der Lohnzahlung des Dritten oder aus der Unternehmensverbundenheit mit dem Dritten erkennen kann, dass der Arbeitnehmer zu Unrecht keine Angaben macht oder seine Angaben unzutreffend sind.

Der Arbeitgeber hat die ihm bekannten Tatsachen zur Lohnzahlung von dritter Seite dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich anzuzeigen.^[2]

Dies ist z. B. bei Rahmenabkommen mit Pkw-Händlern der Fall, bei denen der Arbeitgeber in Form der Ausstellung eines Berechtigungsscheines vor Kauf des verbilligten Neufahrzeuges eingeschaltet ist. In anderen Fällen besteht keine Anzeigepflicht, wenn der Arbeitgeber nicht weiß, ob der Arbeitnehmer das Angebot eines Verbundpartners überhaupt angenommen hat.