Der Datenaustausch ist nur vollautomatisch per Datenübertragung zugelassen. Der Arbeitgeber hat jedoch verschiedene Möglichkeiten, den Anforderungen des maschinellen Meldeverfahrens gerecht zu werden.
Die erforderlichen Meldungen müssen ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung über den Kommunikationsserver an die zuständige Annahmestelle mit dem Datensatz Meldung (DSME) erstattet werden.
Die Übertragung hat dabei ausschließlich im Standard XML zu erfolgen. Dafür können systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder maschinelle Ausfüllhilfen genutzt werden. Dies ist grundsätzlich unabhängig von der Größe des Unternehmens. Auch wer nur einen Arbeitnehmer beschäftigt, muss sich dieser Technik bedienen.
Für bestimmte Arbeitgeber gilt auf Antrag eine Ausnahmeregelung vom maschinellen Meldeverfahren.
2.1 Maschinelle Entgeltabrechnungsprogramme
Bei maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen werden die Meldungen von der genutzten Software automatisch erzeugt und im Standard XML über den Kommunikationsserver an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt. Programme zur maschinellen Entgeltabrechnung müssen systemgeprüft sein, d. h. die gesetzlichen Vorgaben zur Entgeltermittlung, Beitragsberechnung, Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen erfüllen.
2.2 Maschinelle Ausfüllhilfen
Alternativ stehen den Arbeitgebern für die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkassen bzw. deren Annahmestellen EDV-gestützte Ausfüllhilfen (z. B. das SV-Meldeportal) zur Verfügung.
Hierbei handelt es sich um Programme, mit denen Meldungen am Bildschirm manuell eingegeben werden und anschließend auf elektronischem Wege an die Annahmestellen der Krankenkassen sicher und verschlüsselt übermittelt werden.
2.3 Rückmeldungen an den Arbeitgeber
Die Annahmestelle der Einzugsstelle hat nach der Entschlüsselung der Daten und der technischen Prüfung folgende Aufgabe: Die technisch fehlerfreien Daten leitet sie innerhalb eines Arbeitstages an den Adressaten der Datenübermittlung – also die zuständige Einzugsstelle – weiter. Der Arbeitgeber erhält mit der Weiterleitung eine Weiterleitungsbestätigung. Die Meldungen gelten damit als dem Adressaten zugegangen.
2.3.1 Weiterleitungsbestätigung für eingegangene Meldungen
Die Einzugsstelle bestätigt dem Arbeitgeber die Datenannahme in Form einer Weiterleitungsbestätigung. Wurden von den Annahmestellen in den Meldedaten keine Fehler festgestellt, erhält der Arbeitgeber eine positive Weiterleitungsbestätigung. Diese erfolgt ausschließlich über den Kommunikationsserver.
Zugangsfiktion der Meldung
Mit Weiterleitung einer Meldung an den Adressaten gilt die Meldung als dem Adressaten zugegangen. Der Arbeitgeber kann auf den weiteren Bearbeitungsablauf ab diesem Zeitpunkt keinen Einfluss mehr nehmen.
2.3.2 Rückmeldung bei fehlerhaften Datensätzen
Technisch fehlerhafte Meldungen werden innerhalb eines Arbeitstages mit einer Fehlermeldung durch Datenübertragung zurückgewiesen. Rückmeldungen zu abgegebenen Daten erfolgen über den GKV-Kommunikationsserver.
Der Arbeitgeber hat Meldungen der Sozialversicherungsträger mindestens einmal wöchentlich von den Kommunikationsservern abzurufen und zu verarbeiten. Der Abruf ist durch den Arbeitgeber zu quittieren. Mit dem Empfang gelten die Meldungen als dem Arbeitgeber zugegangen. 42 Tage nach Eingang der Quittung sind diese Meldungen durch den Sozialversicherungsträger zu löschen. Erfolgt keine Quittierung, werden Meldungen 42 Tage nach der Bereitstellung zum Abruf gelöscht.
Abruf der Informationen vom Kommunikationsserver
Die Arbeitgeber müssen intern sicherstellen, dass die Meldungen rechtzeitig vom Kommunikationsserver abgerufen werden. Lücken im Meldeverlauf sollen vermieden werden. Andernfalls kann es passieren, dass Folgemeldungen von den Krankenkassen nicht verarbeitet werden können.
2.3.3 Bestandsprüfungen
Die vom Arbeitgeber übermittelten Meldedaten werden von der Einzugsstelle einem automatisierten Abgleich mit ihren Bestandsdaten (Bestandsprüfungen) unterzogen. Stellt sie in einer Meldung einen Fehler fest, hat sie die festgestellten Abweichungen mit dem Meldepflichtigen aufzuklären.
2.4 Ausnahmen vom maschinellen Meldeverfahren
Eine Ausnahmeregelung vom maschinellen Meldeverfahren gilt für Arbeitgeber,
- die im privaten Bereich für nicht gewerbliche Zwecke geringfügig Beschäftigte versicherungsfrei beschäftigen oder
- wenn der Arbeitgeber mildtätige, kirchliche, religiöse, wissenschaftliche oder gemeinnützige Zwecke i. S. d. § 10b EStG verfolgt.
Diese Arbeitgeber dürfen Meldungen an die Minijob-Zentrale auf Vordrucken erstatten. Das Meldeverfahren auf Papier muss im Vorfeld beantragt werden. Der Arbeitgeber muss glaubhaft machen, dass eine Meldung auf maschinell verwertbaren Datenträgern oder durch Datenübertragung nicht möglich ist.
2.5 Annahmestellen
Zur Annahme der Daten vom oder zur Meldung zum Arbeitgeber, zu ihrer technischen Prüfung und zur Weiterleitung innerhalb eines Sozialversicherungszweiges oder an andere Sozialversicherungsträger werden Annahmestellen durch die Krankenkassen errichtet. Die Meldedaten für versicherungspflichtig Beschäftigte sind an die Datenannahmestelle d...