1 Grundzüge des Meldeverfahrens
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der zuständigen Annahmestelle der Krankenkasse[1] bestimmte Informationen über die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer zu melden.[2] Diese Meldepflicht und die im Verlauf einer Beschäftigung meldepflichtigen Tatbestände ergeben sich aus § 28a SGB IV sowie den Bestimmungen der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung.[3]
Abfrage der zuständigen Krankenkasse
Ab 1.1.2024 können Arbeitgeber die für den Beschäftigten zuständige Krankenkasse beim GKV-Spitzenverband elektronisch vor Erstellung einer Anmeldung abfragen, sofern hierzu trotz vorheriger Aufforderung des Beschäftigten keine oder nur unvollständige Angaben vorliegen.[4]
Die Abfrage erfolgt über das Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe mit der Versicherungsnummer des Arbeitnehmers. Ist auch die Versicherungsnummer unbekannt, haben Arbeitgeber zunächst den Abruf der Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung durchzuführen.[5]
Anlage eines Arbeitgeberkontos
Die Krankenkasse muss bei eingehenden Anmeldungen erkennen können, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen oder die in der Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist. Diese Unterscheidung ist nur möglich, sofern in der Anmeldung neben der Angabe der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes zusätzlich der Arbeitgeber angegeben wird. Der Arbeitgeber wird im Beitragseinzugsverfahren durch die im Beitragsnachweis angegebene Betriebsnummer identifiziert (Hauptbetriebsnummer). Zur Umsetzung des Verfahrens ist in der Anmeldung die Hauptbetriebsnummer anzugeben. Ergibt sich daraus, dass ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen ist und fehlen der Krankenkasse dabei notwendige Angaben zur Errichtung eines Arbeitgeberkontos, haben Arbeitgeber auf elektronische Anforderung der Einzugsstelle mit der nächsten Entgeltabrechnung die notwendigen Angaben elektronisch zu übermitteln.[6]
2 Maschinelles Meldeverfahren
Der Datenaustausch ist nur vollautomatisch per Datenübertragung zugelassen. Der Arbeitgeber hat jedoch verschiedene Möglichkeiten, den Anforderungen des maschinellen Meldeverfahrens gerecht zu werden.
Die erforderlichen Meldungen müssen ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung über den Kommunikationsserver an die zuständige Annahmestelle mit dem Datensatz Meldung (DSME) erstattet werden.
Die Übertragung hat dabei ausschließlich im Standard XML zu erfolgen. Dafür können systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder maschinelle Ausfüllhilfen genutzt werden. Dies ist grundsätzlich unabhängig von der Größe des Unternehmens. Auch wer nur einen Arbeitnehmer beschäftigt, muss sich dieser Technik bedienen.
Für bestimmte Arbeitgeber gilt auf Antrag eine Ausnahmeregelung vom maschinellen Meldeverfahren.[1]
S. Abschn. 2.4.
2.1 Maschinelle Entgeltabrechnungsprogramme
Bei maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen werden die Meldungen von der genutzten Software automatisch erzeugt und im Standard XML über den Kommunikationsserver an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt. Programme zur maschinellen Entgeltabrechnung müssen systemgeprüft sein, d. h. die gesetzlichen Vorgaben zur Entgeltermittlung, Beitragsberechnung, Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen erfüllen.
2.2 Maschinelle Ausfüllhilfen
Alternativ stehen den Arbeitgebern für die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkassen bzw. deren Annahmestellen EDV-gestützte Ausfüllhilfen (z. B. das SV-Meldeportal) zur Verfügung.[1]
Hierbei handelt es sich um Programme, mit denen Meldungen am Bildschirm manuell eingegeben werden und anschließend auf elektronischem Wege an die Annahmestellen der Krankenkassen sicher und verschlüsselt übermittelt werden.
S. SV-Meldeportal.
2.3 Rückmeldungen an den Arbeitgeber
Die Annahmestelle der Einzugsstelle hat nach der Entschlüsselung der Daten und der technischen Prüfung folgende Aufgabe: Die technisch fehlerfreien Daten leitet sie innerhalb eines Arbeitstages an den Adressaten der Datenübermittlung – also die zuständige Einzugsstelle – weiter. Der Arbeitgeber erhält mit der Weiterleitung eine Weiterleitungsbestätigung. Die Meldungen gelten damit als dem Adressaten zugegangen.[1]
2.3.1 Weiterleitungsbestätigung für eingegangene Meldungen
Die Einzugsstelle bestätigt dem Arbeitgeber die Datenannahme in Form einer Weiterleitungsbestätigung. Wurden von den Annahmestellen in den Meldedaten keine Fehler festgestellt, erhält der Arbeitgeber eine positive Weiterleitungsbestätigung. Diese erfolgt ausschließlich über den Kommunikationsserver.
Zugangsfiktion der Meldung
Mit Weiterleitung einer Meldung an den Adressaten gilt die Meldung als dem Adressaten zugegangen. Der Arbeitgeber kann auf den weiteren Bearbeitungsablauf ab diesem Zeitpunkt keinen Einfluss mehr nehmen.
2.3.2 Rückmeldung bei fehlerhaften Datensätzen
Technisch fehlerhafte Meldungen werden innerhalb eines Arbeitstages mit einer Fehlermeldung durch Datenübertragung zurückgewiesen. Rückmeldungen zu abgegebenen Daten erfolgen über den GKV-Kommunikationsser...
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