In der Theorie gibt es 3 Typen von Befragungen: Das "face to face"-Interview, das Telefoninterview und den Fragebogen als schriftliches Verfahren. Seitdem Untersuchungen ergeben haben, dass mit schriftlichen Befragungen eine ebenso erfolgreiche Rücklaufquote wie bei persönlichen oder telefonischen Umfragen erreicht werden kann, ist diese Variante nicht mehr nur als "billige Notlösung" zu verstehen. Im Gesundheitsmanagement kommen hauptsächlich folgende Varianten zum Einsatz:
- schriftliche Befragung in Papierform,
- Online-Befragung.
Die Vorteile dieser beiden Formen liegen auf der Hand: Da bei einer anonymen schriftlichen oder Online-Befragung zum selben Zeitpunkt eine größere Gruppe (eine Teilgruppe oder alle Beschäftigten, auch für dezentrale Strukturen) befragt werden kann, ist diese Methode, im Verhältnis zur Reichweite anderer Methoden, mit einem geringeren Zeitaufwand und weniger Kosten verbunden.
Um die Aussagekraft einer Befragung zu erhöhen, ist auf eine hinreichende Beteiligung zu achten. Die Objektivierung erfolgt durch die Befragung aller Beschäftigten oder durch eine parallele Betrachtung analoger Arbeitsplätze mit Überprüfung auf Gemeinsamkeiten (semi-objektiver Ansatz).
Bei einer Online-Umfrage können Einladungen zur Befragung direkt an eine größere Teilnehmerzahl versandt werden. Mit einem Klick auf den Link startet die Befragung. Über diesen digitalen Weg werden insbesondere diejenigen Mitarbeiter gut erreicht, die nur noch bedingt vor Ort sind und überwiegend im Homeoffice arbeiten. Die Papierform hat wiederum den Vorteil, dass auch Mitarbeiter ohne Zugang zu Computern oder mobilen Endgeräten eingebunden werden können, wie dies bspw. im gewerblichen Bereich oftmals der Fall ist. Ein weiterer Vorteil der Online-Variante ist, dass eine Auswertung direkt nach Beendigung des Befragungszeitraums erfolgen kann. Dies spart wertvolle Zeit. Die Daten werden per Mausklick gespeichert und exportiert. Ausgaben für Druck und Verteilung der Fragebögen in Papierform entfallen. Ebenso entfällt das Übertragen der Rohdaten in Computersysteme bzw. Anwendungen.
Anonymität und Datenschutz bei Online-Befragungen
Die Online-Variante gewinnt aufgrund aktueller Entwicklungen hinsichtlich Digitalisierung an Attraktivität. Allerdings muss sichergestellt werden, dass keine Rückverfolgung auf einzelne Personen möglich ist. Im Idealfall läuft die Befragung über einen separaten Server (am besten über eine externe, unternehmensunabhängige Person oder Beratungsstelle). Wenn dieser Schutz nicht gewährleistet werden kann, ist von einer Online-Befragung zunächst abzuraten, denn das Vertrauen der Mitarbeiter sollte in dieser wichtigen und richtungsweisenden Phase des BGM unter keinen Umständen gefährdet werden. Alternativ bieten sich in solch einem Fall Grobanalysen durch Workshops (auch Gesundheitszirkel genannt) oder Einzelgespräche an, die ebenfalls in digitaler Form abgebildet werden können.
Kritische Punkte
Bei Mitarbeiterbefragungen im BGM ist kritisch anzumerken , dass
- aufgrund der Komplexität des Zusammenhangs zwischen Arbeit und Gesundheit nicht alle Dimensionen vollständig erfasst werden können. Die Aussagekraft des Fragebogens ist also teilweise eingeschränkt;
- der wissenschaftliche "Gold-Standard" nicht immer realisiert werden kann. Zur Wahrung der Anonymität und zur bestmöglichen Nutzung der Daten müssen oftmals einfache wissenschaftliche Forschungsdesigns angewendet werden.
Hinzu kommt, dass einige Betriebe in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit Mitarbeiterbefragungen gemacht haben. In der Praxis wird häufig berichtet, dass Vorbereitungen mangelhaft waren, Führungskräfte zu wenig eingebunden wurden oder die Anonymität aufgrund vorgefertigter Fragebögen nicht gesichert werden konnte. Weiterhin beklagten einige Ansprechpartner, dass auf individuelle Bedürfnisse und Voraussetzungen im Betrieb wenig eingegangen wurde und für die Entwicklung eigener Fragebögen notwendige Kenntnisse und Erfahrungen fehlten.
Umso wichtiger ist es, sich im Vorfeld einer Befragung gut zu informieren, gängige Verfahren und wissenschaftliche Modelle zu recherchieren und bei Bedarf Unterstützung durch eine Fachkraft bzw. eine externe Beratung einzuholen.