Prof. Dr. Daniela Eisele-Wijnbergen, Heike Gorges
Wichtig ist, dass Sie die Daten anonym erheben und dass alle Mitarbeiter des Unternehmens teilnehmen können.
Wenn Sie einen externen Dienstleister involvieren, nehmen Sie frühzeitig Kontakt auf und prüfen Sie eingehend, ob der methodische Ansatz und das Verständnis für das, was mit einer Mitarbeiterbefragung erreicht werden soll und kann, sowie die Persönlichkeiten der Berater passen.
5.1 Rolle der Unternehmensleitung
Die volle Unterstützung der Unternehmensleitung ist der wichtigste Grundstein für das Gelingen einer Mitarbeiterbefragung. Die Unternehmensleitung legt die globalen Ziele, den Zeitrahmen, Form, Budget und Umfang der geplanten Mitarbeiterbefragung fest. Die Offenheit für die Perspektive der Mitarbeiter muss da sein, genauso wie der grundsätzliche Wille zu Veränderungen. Das heißt natürlich nicht, dass allen Wünschen nachgekommen und jede Schwachstelle sofort glattgezogen wird. Wenn es aber eindeutige Forderungen gibt, dann muss die Unternehmensleitung zumindest erklären, welche Gründe für andere Priorisierungen und Handhabung ausschlaggebend sind.
Klären Sie mit der Unternehmensleitung, welche Personen an dem Projekt mitarbeiten und ob externe Experten, Dienstleister oder Institute zur Unterstützung herangezogen werden.
5.2 Rolle des Betriebsrats
Wenn Sie eine anonyme Mitarbeiterbefragung durchführen, unterliegt diese selbst grundsätzlich nicht der erzwingbaren Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), da es sich bei diesen Fragebögen nicht um einen Personalfragebogen im Sinne des BetrVG handelt. Der Betriebsrat kann insofern kein unmittelbares Mitbestimmungsrecht geltend machen. Es besteht allerdings eine Informationspflicht nach dem BetrVG. Informieren Sie also zeitnah, offen und transparent.
Infolge der DSGVO kann es zudem empfehlenswert sein, eine Mitarbeiterbefragung auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung durchzuführen, da es sich nicht um eine erforderliche Datenerhebung und -verarbeitung i. S. d. § 26 BDSG handelt.
Übertragen Sie darüber hinaus Verantwortung von Teilaufgaben im Projekt an einen Vertreter des Betriebsrats. Dies hat den Vorteil, dass Teile der inhaltlichen Argumentation zur Mitarbeiterbefragung mit dem Betriebsrat bereits durch seinen Vertreter übernommen werden und der Aufwand auf mehrere Personen verteilt wird. Auch kann der Betriebsrat im Prozess als Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei Problemen oder Kritik fungieren. Eine solche Beteiligung kann das Vertrauen und damit auch die Beteiligung stärken.
Außerdem hat der Betriebsrat Mitwirkungsrechte bezüglich der Ergebnisse: Er kann vom Arbeitgeber Auskunft über die Auswertung einer im Betrieb durchgeführten Befragung verlangen, wenn die hinreichende Wahrscheinlichkeit besteht, dass die dabei gewonnenen Erkenntnisse die Aufgaben des Betriebsrats betreffen. Davon ist bei Mitarbeiterbefragungen im Normalfall auszugehen.
Wird in der Mitarbeiterbefragung z. B. um Meinungsäußerungen zu den Arbeitsanforderungen, Entwicklungsmöglichkeiten im Betrieb, Arbeitszeiten und Sozialleistungen, zur Führungskraft und zum Team gebeten, so sind dem Betriebsrat auf sein Verlangen hin sämtliche angefertigten Auswertungslisten und -diagramme, nicht jedoch eventuelle ergänzende Kommentare der Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.
Außerdem können auch Folgemaßnahmen mitbestimmungspflichtig werden, sodass eine gute Zusammenarbeit im gesamten Prozess selbstverständlich sein sollte.
5.3 Rolle der Führungskräfte
Führungskräfte sind einerseits auch Mitarbeiter, andererseits haben sie Vorbildfunktion für die Mitarbeiter. Da regelmäßig in Mitarbeiterbefragungen Führungsfeedback eingebunden wird, sind sie zudem Betroffene. Deshalb ist es wichtig, die Führungskräfte im Vorfeld umfassend über Ziele und Inhalte sowie mögliche resultierende Maßnahmen der Befragung zu informieren. Mitunter sitzen Führungskräfte bei einer Befragung auch auf einem "heißen Stuhl". Schneidet der Bereich einer Führungskraft deutlich schlechter ab als andere Bereiche, steht die Führungskraft nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch der Unternehmensleitung gegenüber in der Pflicht. Beziehen Sie in das Projekt deshalb auch Führungskräfte mit ein, um hier Akzeptanz statt Angst zu erzeugen.
5.4 Rolle der Mitarbeiter
Wenn die Mitarbeiter Vertrauen in den Ablauf haben und gesichert ist, dass Zusagen, z. B. zur Anonymität, eingehalten werden, können sie sich ehrlich und offen äußern. Binden Sie – in Absprache mit dem Betriebsrat oder falls sie keinen haben – einzelne Mitarbeiter in die Projektgruppe ein, weil diese einen anderen Blickwinkel auf die Dinge haben. Eine Einbindung der Mitarbeiter bereits in der Planungsphase baut auch an dieser Stelle Ängste ab und erhöht die Akzeptanz.
5.5 Rolle des Datenschutzbeauftragten
Beziehen Sie unbedingt den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens in die Projektplanung mit ein, damit dieser den Prozess auf den Datenschutz hin überprüfen kann. Insbesondere bei nicht komplett anonym durchgeführten Befragungen sind die Regelungen der DSGVO zu beachten.
Wenn Sie die Befragung extern vergeben, muss hierzu ein Vertrag zur Auftragsdat...