Dipl.-Kffr. Svenja Grotzfeld

Eine objektive Mitarbeiterbeurteilung erfordert eine systematische Vorgehensweise. Sie hilft, Fehler in der Beurteilung zu vermeiden. Drei typische Ablaufschritte können unterschieden werden.

Ablauf der Mitarbeiterbeurteilung

4.1 Beobachten und Beschreiben

Die Beobachtung zählt zur permanenten Aufgabe des Vorgesetzten. Sie ist regelmäßig und fortlaufend während des Beurteilungszeitraums durchzuführen. Gegenstand der Beobachtung sind die Arbeitsleistung und das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters unter Berücksichtigung der vorgegebenen Beurteilungskriterien. Ein Beobachtungsergebnis ist erst dann aussagefähig, wenn es durch eine Vielzahl von Einzelbeobachtungen in unterschiedlichen Situationen mit verschiedenartigen Anforderungen untermauert ist.

 
Hinweis

Regelmäßige Beobachtung in allen Arbeitssituationen

Verwechseln Sie die Beobachtung nicht mit einer systematischen Fehlersuche. In dieser Stufe sollen Sie das Arbeits- und Leistungsverhalten in seinen positiven und ggf. negativen Ausprägungen wertfrei beschreiben. Halten Sie Ihre Beobachtungen schriftlich fest, im Idealfall mit Hilfe eines Formblatts.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine regelmäßige Beobachtung überflüssig ist, weil Sie doch Ihre Mitarbeiter kennen. Der Verzicht auf regelmäßige Beobachtung kann bewirken, dass Verbesserungen oder Verschlechterungen im Leistungsverhalten während der laufenden Beurteilungsperiode unberücksichtigt bleiben.

Darüber hinaus bewährt es sich für Führungskräfte, eine Art "Mitarbeitertagebuch" zu führen. Hier werden je Mitarbeiter alle positiven und negativen Verhaltensweisen, Arbeitsergebnisse etc. festgehalten.

4.2 Bewerten

In dieser Phase stellt sich für den Beurteiler die Problematik, geeignete Maßstäbe für die Eignung oder das Potenzial des Mitarbeiters für bestimmte Aufgabenstellungen anzulegen. Die Bewertung der Beobachtungen kann durch vorgegebene Formulierungshilfen im Beurteilungsbogen oder in einer separaten Handanweisung erleichtert werden (vgl. das nachfolgende Beispiel).

 
Belastbarkeit
  • behält Ruhe und Überblick
  • erreicht gute Leistungen unter Zeitdruck
  • reagiert sachlich bei Stress oder Angriffen durch Kollegen
  • kann Rückschläge wegstecken und regeneriert sich schnell
  • ist in Krisensituationen bereit und in der Lage, die Unterstützung seiner Kollegen oder seines Vorgesetzten anzunehmen

Beachten Sie bei der Bewertung stets die vorgegebenen Beurteilungskriterien. Bewerten Sie keine Eigenschaften, die nicht abgefragt werden.

 
Beobachtungsprotokoll

Name, Vorname Mitarbeiter (in)

Mustermann, Fred

Pers.-Nr.

4711

Funktion

Teamkoordinator/Entwicklung
 
Beobachtungszeitpunkt Beobachtetes Verhalten in Stichworten Beurteilungskriterium: Fachkompetenz Ort
Datum Uhrzeit  
30.6.20XX 15.20 Herr Mustermann überblickt fachübergreifende Zusammenhänge Arbeitsplatz
Datum Uhrzeit Beurteilungskriterium: Teamfähigkeit Ort
3.3.20XX 11.15 Herr Mustermann ist gegenüber seinen Kollegen aufgeschlossen und unterstützt diese in kooperativer Weise Teamsitzung
15.6.20XX 14.30 Herr Mustermann berücksichtigt die Folgen von Entscheidungen und Maßnahmen auch über den eigenen Verantwortungsbereich hinaus Teamsitzung
Datum Uhrzeit Beurteilungskriterium: Kontaktfähigkeit Ort
13.4.20XX 15.00 Herr Mustermann gibt seinen Kollegen die Informationen zeitgerecht und umfassend weiter Besprechung
Datum Uhrzeit Beurteilungskriterium: Ort

4.3 Besprechen

Das Beurteilungsgespräch ist eine wesentliche Voraussetzung für die Akzeptanz des Beurteilungsergebnisses durch die Beurteilten. Beurteiler und Beurteilter tauschen sich über die beiderseitigen Erwartungen und Bewertungen aus. Dadurch werden die Transparenz des Verfahrens für den Mitarbeiter sichergestellt und die abgeleiteten Folgemaßnahmen nachvollziehbar.

Der Erfolg eines Beurteilungsgesprächs als Instrument der Mitarbeiterführung und -förderung hängt stark von einer sorgfältigen Vorbereitung ab. Angesichts der weitreichenden Konsequenzen, die eine Beurteilung für die weitere Entwicklung des Beurteilten mit sich bringen kann, darf diese nicht vernachlässigt werden. Das Gespräch sollte dem Mitarbeiter frühzeitig angekündigt werden, damit auch ihm ausreichend Zeit zur Vorbereitung bleibt.

 
Checkliste: Sind Sie gut vorbereitet?
  • Habe ich während des Beurteilungszeitraums regelmäßig und fortlaufend beobachtet?
  • Liegt meiner Bewertung eine ausreichende Anzahl von Einzelbeobachtungen zugrunde?
  • Habe ich meine Beobachtungsprotokolle regelmäßig geführt?
  • Habe ich meiner Beurteilung den richtigen Bewertungsmaßstab zugrunde gelegt?
  • Habe ich mich von meinen Idealvorstellungen leiten lassen?
  • Kann ich Beurteilungsfehler weitestgehend ausschließen?
  • Bin ich in der Lage, meine Bewertungen sachlich zu begründen und zu erläutern?

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