Niederlande / 2.3 Meldepflichten bei Entsendungen

Arbeitgeber und Selbstständige, die vorübergehend in den Niederlanden beschäftigt sind, unterliegen der niederländischen Meldepflicht und müssen diese Beschäftigung online melden.^[1]

2.3.1 Meldung über das niederländische Portal

Grundsätzlich muss jede Beschäftigung über das Portal "postedworkers.nl" online gemeldet werden. Neben der Meldepflicht der Arbeitgeber gibt es eine Kontrollpflicht für die Auftraggeber. Diese müssen bei Beginn der Beschäftigung kontrollieren, ob die Meldung vollständig ist und ggf. eine Korrektur veranlassen. Hierfür wurde vom niederländischen Ministerium für Arbeit und Soziales eine Checkliste mit allen benötigten Angaben veröffentlicht. Dies sind unter anderem Angaben

• zur entsendenden Firma,
• zur entsandten Personen,
• zu einem Ansprechpartner in den Niederlanden,
• zum Auftraggeber in den Niederlanden,
• dem Projekt/Auftrag, Einsatzort und Dauer
• sowie zur Bescheinigung A1.

2.3.2 Jahresmeldungen

Bei bestimmten Unternehmen und bei Selbstständigen in bestimmten Wirtschaftszweigen genügt eine Jahresmeldung. Die Voraussetzungen ist, dass

• es sich um einen Kleinbetrieb mit höchstens 9 Mitarbeitern handelt,
• der Geschäftssitz weniger als 100 km von der niederländischen Grenze entfernt ist,
• das Unternehmen/der selbstständige gelegentlich im letzen Jahr in den Niederlanden tätig war (mind. 3 Mal).

Auch im Wirtschaftszweig "Güterbeförderung im Straßenverkehr" genügt eine Jahresmeldung.

2.3.3 Keine Meldungen

Bei bestimmten Tätigkeiten müssen keine Meldungen erfolgen. Es handelt sich dabei um folgende Tätigkeiten:

• Entsendung von qualifizierten und spezialisierten Mitarbeitern für die Erstmontage/Erstinstallation von Gütern, sofern die Tätigkeit nicht länger als 8 Tage dauert
• dringende Reparatur und Wartungsarbeiten, Softwareinstallationen, Einweisungen sofern sich die Mitarbeiter in einem Zeitraum von 36 Wochen nicht mehr als 12 Wochen hintereinander in den Niederlanden aufhalten
• geschäftliche Besprechungen oder Vertragsabschlüsse, wenn sich die Mitarbeiter innerhalb von 52 Wochen nicht mehr als 12 Wochen in den Niederlanden aufhalten
• Tätigkeiten in den Sektoren "Öffentliche Verwaltung", "Öffentliche Dienstleistung", "Exterritoriale Organisation"
• bestimmte Tätigkeiten im Verkehrssektor, unter anderem Schifffahrt, Luftfahrt und Personenbeförderung im Straßenverkehr

2.3.4 Selbstständige

Die Niederlande haben festgelegt, dass Selbstständige die in den Wirtschaftszweigen Baugewerbe, Reinigung, Nahrungsmittelindustrie, Metallsektor, Gesundheitswesen, Glasreinigung sowie Landwirtschaft und Gartenbau tätig sind, immer eine Meldung erstatten müssen.

2.3.5 Entsendung von nicht EU-Staatsangehörigen

Werden Personen, die nicht die Staatsangehörigkeit eines EU-, EWR-Staates oder der Schweiz haben, in die Niederlande entsandt, können weitere Anforderungen – beispielsweise Aufenthaltsgenehmigungen – gestellt werden.

2.3.6 Aufbewahrungspflichten

Das niederländische Recht sieht vor, dass im Fall einer Kontrolle die Arbeitsverträge, Lohnzettel, die Arbeitszeitnachweise und der Nachweis über die Zahlung des Lohns des entsendenden Mitarbeiters vorgelegt werden müssen.

Die Unterlagen müssen mind. 5 Jahre aufbewahrt werden.

2.3.7 Bußgelder

Erfolgt keine Meldung der Entsendung, sieht das niederländische Recht pro Verstoß Bußgelder in Höhe von 12.000 EUR vor. Ein Verstoß liegt in der Regel vor, wenn eine Meldung gar nicht oder verspätet vorgenommen wird.