4.1 OKR-Rollen definieren
Ohne klare Rollen und Zuständigkeiten geht es auch hier nicht. Deshalb sieht das OKR-Framework die folgenden Rollen und deren ideale Ausgestaltung vor.
4.2 Leadership
Das Management bildet das Fundament und agiert als Sponsor für den OKR-Prozess. Es trägt durch sein Verhalten und Mindset wesentlich dazu bei, den OKR-Prozess im Unternehmen zu verankern. Ohne transparente Kommunikation der Unternehmensstrategie und Vertrauen seitens des Leaderships in ihre Mitarbeiter, kann OKR nicht funktionieren.
4.3 OKR-Master
Der OKR-Master agiert während des gesamten Prozesses als Mentor. Er hat einen Überblick über die OKRs und ist als Vermittler dafür zuständig, dass die Rahmenbedingungen gegeben sind, sodass sich das Team vollkommen auf die inhaltlichen Aufgaben konzentrieren kann. Inhaltlich ist der OKR-Master nicht involviert und er sollte auch keine Führungskraft oder sonstige Person mit Weisungsbefugnis sein.
Der OKR-Master hat eine Schlüsselposition und ist für den gesamten OKR-Prozess im Unternehmen hauptverantwortlich (es sein denn, das Unternehmen ist zu groß und braucht mehrere OKR-Master). Er hat die größte Expertise zum Thema OKR. Er berät das Management und bildet das Bindeglied zwischen diesen und den OKR-Coaches. Sowohl die Einführung als auch die Durchführung eines OKR-Prozesses bedeutet eine große Veränderung für das gesamte Unternehmen. Der OKR-Master begleitet und treibt diese Veränderung.
Für einen OKR-Master ist es wichtig, gut im Unternehmen vernetzt zu sein. Er braucht einerseits das Vertrauen des Managements und andererseits die Akzeptanz der Belegschaft. Deshalb ist ein hohes Maß an Empathie und Teamfähigkeit nötig. Vorteilhaft sind Erfahrungen im Coaching und Moderieren von Workshops. Idealerweise hat sich der OKR-Master bereits als Agile Coach verdient gemacht. Einen guten Planungssinn und sehr gute Kenntnisse der Organisationsstruktur runden sein Profil perfekt ab. Das hört sich jetzt nach einer Fulltime-Rolle an. Aber keine Angst, man rechnet im Schnitt mit ca. 2-4 Stunden Aufwand pro Woche (5-10 % Pensum) für einen OKR-Master.
Der OKR- Master begleitet die Teams im OKR- Prozess unterstützt bei der Defintion der OKRs und ist für die implementierung des Frameworks verantwortlich. Die Gruppe der OKR-Nutzern mit OKR-Master gab deutlich eher an (67 %), dass sie die Unternehmensziele erreicht und das Framework erfolgreich in die bestehenden Prozesse integriert haben als die Vergleichsgruppe ohne OKR-Master (36,8 %).
4.4 OKR-Coach
Ein OKR-Coach ist die direkte Kontaktperson für einzelne Teams. Er stellt sicher, dass der vom OKR-Master definierte OKR-Prozess in den jeweiligen Teams korrekt funktioniert. Der OKR-Coach unterstützt die Teams aktiv bei der Definition ihrer OKR, indem er mit seiner Expertise diese anleitet, das beste Resultat zu erzielen. Er ist jedoch nicht für die Inhalte zuständig und ist nicht Teil des Teams. Diese Rolle kann z. B. auch durch einen Scrum-Master wahrgenommen werden. Er wird häufig auch als Prozess-Wächter bezeichnet, was seine Aufgabe ganz gut beschreibt. Für diese Rolle muss man im Schnitt ca. 1,5-3 Stunden pro Woche (3-7 % Pensum) veranschlagen.
In größeren Unternehmen mit vielen Teams braucht der OKR-Master Unterstützung durch mehrere OKR-Coaches. Zusammen bilden sie ein beratendes Gremium, was OKR-Gilde genannt wird. Dieses Gremium stellt sicher, dass der OKR-Prozess im Unternehmen reibungslos funktioniert und alle Mitarbeitern ohne Hindernisse an ihren OKR arbeiten können. Die OKR-Gilde trifft sich in regelmäßigen Abständen, um den Verlauf des OKR-Prozesses zu analysieren und ggf. Änderungen vorzunehmen. Zudem holt die Gilde regelmäßig Feedback aus den Teams und trifft sich vor dem nächsten Zyklus, um mögliche Prozessanpassungen zu besprechen. Die Verantwortung über die OKR-Gilde obliegt dem OKR-Master. Die Gilde agiert autonom und ist selbstorganisiert.
4.5 OKR-Teams
OKR- Teams bilden im OKR-Prozess jeweils die kleinste zusammengehörende Einheit, die eigenverantwortlich für die Definition ihrer Objectives und Key-Results, sowie deren regelmäßigen Erfolgskontrolle zuständig ist. Die Teams werden aktiv durch den OKR-Coach betreut und von ihrer Führungskraft unterstützt.