Onboarding: Neue Mitarbeiter einführen und nachhaltig in ... / 3.7 Welcome Day bietet Vernetzungsmöglichkeiten

Welcome Days sind v. a. in größeren Unternehmen etabliert, was wohl auch daran liegt, dass der Organisationsaufwand nicht ganz unerheblich ist. Bei diesen Onboarding-Events geht es darum, dass neue Mitarbeiter das Unternehmen kennenlernen. Vorrangig um Kontakte zu knüpfen, aber auch, um sich mit Prozessen, anderen Bereichen, der Unternehmenskultur und mit den Arbeitsweisen vertraut zu machen.

Je nach Unternehmen ist ein Welcome Day natürlich individuell gestaltbar. Unternehmen sollten für sich entscheiden, welche Maßnahmen am besten zu ihnen passen und was auf die Beine gestellt werden kann. Konzerne mit mehreren Standorten haben häufig sogar mehrtägige Welcome Days, bei denen das Event am Hauptstandort stattfindet.

Welcome Days sollten zeitnah nach Arbeitsantritt stattfinden und sind daher mit Vorlauf zu planen.

Vernetzungsmöglichkeiten beim Welcome Day

Erfolgsfaktoren für ein Onboarding-Event

1. Location: Als erstes sollten Sie sich überlegen, welcher Veranstaltungsort für das Onboarding-Event sinnvoll ist. Dabei gilt es zunächst die Größe der Veranstaltung zu klären. Sollen Mitarbeiter aller Standorte zusammenkommen? Wie viele neue Mitarbeiter sind es? An welchem Standort macht es am meisten Sinn? Hier sind viele Möglichkeiten denkbar und es gibt auch kein richtig oder falsch. Überlegen Sie sich, was am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur passt.
2. Termin und Teilnehmer: Die Regelmäßigkeit eines HR Welcome Days hängt stark von der Unternehmensgröße und Einstellungsquote ab. In vielen größeren Unternehmen findet so eine Onboarding-Veranstaltung alle 2 Monate statt. Das ist davon abhängig, wie viele neue Mitarbeiter Sie beim Event gleichzeitig begrüßen möchten. Es empfiehlt sich, nicht mehr als 30 neue Mitarbeiter gleichzeitig zu empfangen, da der Netzwerk-Gedanke bei der Veranstaltung im Vordergrund stehen sollte. Dies ist erfahrungsgemäß bei zu großen Gruppen oftmals schwieriger. Bei der Terminauswahl sollten Sie so planen, dass die neuen Mitarbeiter bereits im Unternehmen aktiv sind, ihr Eintrittstermin allerdings noch nicht zu lange her ist. Findet das Event zu früh oder direkt am ersten Arbeitstag statt, können sich Mitarbeiter schnell überrollt fühlen. Findet es zu lange nach Eintritt des Mitarbeiters statt, besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter sich langweilen könnte, da ihm bereits viele unternehmensrelevante Themen vertraut sind.
3. Programm: Bei einem Welcome oder Onboarding Day geht es auch darum, eine Gesamtübersicht aller Unternehmensbereiche zu zeigen und die neuen Mitarbeiter über die wichtigsten Unternehmensprozesse und -projekte aufzuklären. Nichtsdestotrotz sollten langatmige Vorträge vermieden werden, schließlich soll der Tag bei allen Beteiligten positiv in Erinnerung bleiben – als ein Event, an das man sich gerne erinnert. Machen Sie sich stattdessen eher Gedanken darüber, wie das Ganze etwas spielerischer vermittelt werden kann. Ein Marktständekonzept oder Kleingruppen sind in der Regel sinnvoller als ein Vortrag vor der gesamten Runde. Wertschätzend für alle neuen Mitarbeiter ist es auch, wenn die Geschäftsführung des Unternehmens (zumindest für einen gewissen Zeitabschnitt) anwesend ist. Das zeigt, wie wichtig die neuen Mitarbeiter für das Unternehmen sind, schließlich sind es die Mitarbeiter, die die Zukunft des Unternehmens prägen, gestalten und erfolgreich machen.
4. Incentives: Geschenke oder eine Onboarding Box (siehe Kapitel 4.6) sind auch bei Onboarding-Veranstaltungen beliebt – insbesondere gebrandete Incentives. Von Notizbüchern über Kaffeebecher oder T-Shirts bis hin zu elektronischen Devices ist hier vieles denkbar. Denn diese Incentives erinnern noch lange an den gemeinsam erlebten Start.
5. Feedback: Nach der Onboarding-Veranstaltung sollten Sie Feedback erheben: Was hat den neuen Kollegen gefallen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Was für Onboarding-Ideen, Vorschläge und Wünsche haben die neuen Mitarbeiter? Optimalerweise kann das Feedback direkt digital, bspw. in einer Onboarding App mit Feedback Funktion abgefragt werden. Damit schaffen Sie die perfekte Basis für die Vorbereitung des nächsten Onboarding-Events.