Nachdem all diese Vorarbeiten erledigt und vor allem dokumentiert wurden, können jetzt die Prozessbeteiligten in rollenspezifischen Teams die einzelnen Inhalte (bzw. Aufgaben) der Onboarding Journey erarbeiten und in der passenden Form umsetzen und ausspielen (z. B. als E-Mail, in einer Onboarding App oder als Veranstaltung).
Die Welcome E-Mail
Der neue Mitarbeiter soll 2 Wochen vor Arbeitsantritt eine Welcome E-Mail bekommen. Diese soll durch HR automatisiert versandt werden (mit der Führungskraft in cc). Zwei Kollegen aus dem Bereich HR erarbeiten gemeinsam ein Template, welches im administrativen Prozess "Eintritt neuer Mitarbeiter" hinterlegt ist. Es enthält folgende Infos:
- Ein herzliches Willkommen im Namen von HR, der direkten Führungskraft und des gesamten Teams,
- wann der Neue am ersten Arbeitstag wo sein soll,
- wo er parken kann,
- was ihn am ersten Arbeitstag erwartet,
- an wen er sich bei Fragen wenden kann sowie
- eine Abschlussklausel, in der zum Ausdruck kommt, wie sehr sich alle auf ihn freuen.
In dieser Phase wird es sehr kleinteilig und man muss aufpassen, sich nicht zu verzetteln. Insbesondere, da bei einigen Inhalten oder Aufgaben mehrere Abteilungen beteiligt sind, die es zusammenzubringen gilt (z. B. beim Workflow der Arbeitsplatzeinrichtung, wo Entscheidungen / Budget der Führungskraft eine Rolle spielen, die Umsetzer dann in der IT, dem Einkauf und im Facility Management sitzen). Das größte Aufgabenpaket liegt bei HR, insbesondere, da der Onboarding Manager zusätzlich die Aufgabe hat, sicherzustellen, dass die anderen Prozessbeteiligten (Teamleader, Mitarbeiter, Onboardees, Paten etc.) ihre Hausaufgaben machen. Sinnvoll ist hier, dass der Onboarding Manager Freiwillige aus jeder Rolle akquiriert und mit ihnen zusammen in Workshops erarbeitet, wie die konkrete Umsetzung aussehen soll.
Bewährt hat sich bei der Erarbeitung von Inhalten (z. B. Welcome Package für neue Mitarbeiter, Konzeption des Welcome Days, Konzeption und Zusammenstellung von FAQ-Listen etc.) auch die Einbindung von Experten wie Kollegen aus der Unternehmenskommunikation, dem Veranstaltungsmanagement, dem Content Marketing, o. Ä.
Groß denken – klein starten
Ist der Umsetzungsprozess zäh, haben Sie als Onboarding Manager wenige personelle Ressourcen oder eingeschränkt begeisterte Kollegen? Dann schauen Sie nochmals zurück auf die vorangegangenen Phasen: Sicher haben Sie bei der Erarbeitung von Metro Map und Onboarding Journey einige Aha-Erlebnisse gehabt – oder jene der Teilnehmer dokumentiert. Häufig fallen in den Workshops ja sogar spontane Äußerungen wie z. B.: "Wenn wir ein Patenkonzept hätten, könnte ich mich als Führungskraft auf Themen wie Strategieverständnis und Kompetenzaufbau fokussieren". Oder: "Uns würde doch schon ein standardisierter Einarbeitungsplan helfen, um in Sachen Onboarding ein gutes Stück besser zu werden!" Das sind dann die Hebel, wo Sie auch isoliert an nur wenigen Punkten ansetzen können, um Quick Wins zu realisieren. Bewähren sich diese, werden Sie umso leichter Budget und Mitstreiter finden, um weiterzumachen.
Pilotlösungen entwickeln und testen
In den meisten Fällen setzt eine groß angelegte Onboarding-Initiative nicht auf etwas Bestehendem auf, das verändert werden soll, sondern ist ein Projekt auf der "grünen Wiese". Da ist es dann sinnvoll, eine Umsetzung nicht als "Big Bang" aufzusetzen, sondern angelehnt an agile Methoden wie Scrum in einem Stufen- bzw. Wellenverfahren zu implementieren. Völlig unabhängig von der Unternehmensgröße eignet sich ein Roll-out in 3-4 Wellen.
Die Initiatoren
Hier lautet der Ansatz: definieren!
Definieren Sie ein Team, eine Abteilung, einen Geschäftsbereich oder einen Standort.
Machen Sie sich bewusst, dass eine gelungene Umsetzung den weiteren Roll-out nicht nur enorm erleichtert, sondern dass Sie hier wertvolle Anregungen zur Optimierung der Lösung erhalten können. Wählen Sie den Bereich für Welle 1 daher mit Bedacht: Die Kollegen sollten entsprechenden Leidensdruck beim Onboarding haben, motiviert sein, in die Umsetzung zu gehen und Verantwortung zu übernehmen und Ihnen kritisches Feedback zu Prozess und Lösung geben können. So können – während Welle 1 – bereits kleinere und größere Anpassungen des Gesamtprozesses erfolgen. Die Initiatoren-Gruppe dient auch dazu, Awareness für den neuen Onboarding-Prozess im Unternehmen zu streuen. Sie ist im Grunde enger Bestandteil des Projektteams. Eine gute Vernetzung und Sichtbarkeit des Bereichs wären zudem überaus förderlich! Denn so werden weitere Bereiche / Abteilungen von selbst auf die Initiative aufmerksam und können somit für die folgenden Wellen herangezogen werden.
Innovatoren
Hier lautet der Ansatz: entfachen!
Idealerweise "purzeln" aus Welle 1 besonders interessierte / begeisterte Teams heraus, die von sich aus mit an Bord wollen. Diese eignen sich hervorragend, um den Roll-out auf etwas breitere Füße zu stellen und das Konzept in größerem Rahmen zu verproben. Sie können sich relativ sicher sein, woh...