6.1 Allgemeines
Grundsätzlich ist zwischen der funktionalen und der divisionalen Gliederung der Personalabteilung zu unterscheiden. Bei der funktionalen Gliederung werden Arbeitsaufgaben, Tätigkeitsbereiche oder Arbeitsprozesse bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Bei der divisionalen Gliederung wird das Unternehmen aufgeteilt in bestimmte Mitarbeitergruppen oder in Unternehmenseinheiten bzw. Sparten.
Des Weiteren ist zwischen der Zentralisation und der Dezentralisation zu unterscheiden.
Ein Unternehmen hat innerhalb von Deutschland fünf Standorte. Es besteht die Möglichkeit, eine Personalabteilung für alle zentral am Stammsitz einzurichten oder dezentral, d. h., dass jeder Standort seine eigene Personalabteilung (oder Personalverantwortlichen) direkt vor Ort hat.
Dezentralisation bedeutet, dass die Aufgaben direkt vor Ort erledigt werden. Dementsprechend ist auch denkbar, dass innerhalb eines Unternehmens die Personalabteilung nicht zentral an einem bestimmten Ort im Unternehmen, sondern jeweils einem zuständigen Bereich zugeordnet wird, beispielsweise Personalabteilung für die Produktion, für den kaufmännischen Bereich usw. Durch den direkten Ansprechpartner fühlen sich die Mitarbeiter besser betreut und der Fachvorgesetzte wird entlastet.
Ursprünglich war es normal, dass die Personalabteilungen zentral im Unternehmen angesiedelt waren. In den letzten Jahren zeigt sich — sicherlich auch aufgrund der vielfältigen Anforderungen, die an ein Unternehmen gestellt werden — ein Wandel hin zur Dezentralisierung. Der Trend zu mehr Dezentralisierung wird in den nächsten Jahren weiterhin anhalten, um als Unternehmen schneller agieren zu können und den Markterfordernissen zu entsprechen.
Zu beachten ist ferner, dass eine zentrale Personalabteilung immer stärker in die Umsetzung von Strategien und Grundsatzentscheidungen miteinbezogen werden kann, die dezentrale Personalabteilung dafür eine bedeutsame Funktion bei der Betreuung der Mitarbeiter vor Ort hat.
Die vorgestellten Gliederungsarten können miteinander gemischt werden, sodass auf unterschiedlichen oder auch denselben Hierarchieebenen verschiedene Modelle angewendet werden. Der Umfang und die Vielfalt der Aufgaben, welche zu erledigen sind, bleibt davon unberührt.
Für o. g. Beispiel-Unternehmen würde sich evtl. folgende Mischform anbieten: Jeder Standort hat einen "Personaler" vor Ort, der als direkter Ansprechpartner für alle Mitarbeiter des Standortes zur Verfügung steht und sich darüber hinaus um Themen wie Personalbetreuung, Beratung der Führungskräfte und Personalbeschaffung kümmert. Die Gehaltsabrechnung, die Bearbeitung von Grundsatzfragen und die Entwicklung neuer personalwirtschaftlicher Instrumente (z. B. Arbeitszeit- oder Entgeltsysteme) erfolgen zentral am Stammsitz.
6.2 Funktionale Gliederung
Bei der funktionalen Gliederung, werden die gesamten Tätigkeiten des Personalwesens nach Funktionen beziehungsweise Aufgaben aufgeteilt. Hierbei lassen sich die Gliederungsstrukturen — getrennt nach Funktionsschwerpunkten und Prozessphasen — unterscheiden.
Unternehmen, die sich für die funktionale Gliederung entscheiden, können diese üblicherweise nur zentral organisieren. Dementsprechend ist an einer bestimmten Stelle im Unternehmen die Personalabteilung angesiedelt. Sie dient als Ansprechpartner für alle Mitarbeiter des Unternehmens.
6.2.1 Gliederung nach Funktionsschwerpunkten
Diese Gliederungsform ist in größeren Unternehmen häufig anzutreffen. Dabei werden die einzelnen Aufgaben nach Funktionen aufgeteilt, indem bestimmte Tätigkeiten ausschließlich von bestimmten Stellen ausgeführt werden. Dadurch erfolgt eine Spezialisierung nach Funktionen.
6.2.2 Gliederung nach Prozessphasen
Bei dieser Variante werden die Aufgaben nach sinnvollen Arbeitsabläufen gegliedert, die in ihrer zeitlichen Folge aneinandergereiht werden.
Diese Gliederungsform kann auch bei der Durchführung von Projekten angewendet werden, indem die Aufgaben gemäß der einzelnen Problemlösungsschritte wie Problemdefinition und Zielsetzung, Planung, Durchführung, Einführung sowie Kontrolle aufgeteilt werden.
6.2.3 Vorteile und Nachteile der funktionalen Gliederung
| Vorteile |
Nachteile |
| Spezialwissen der einzelnen Mitarbeiter |
Verschiedene Ansprechpartner |
| Klare Abgrenzung von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung |
Begrenzte Vertretungsmöglichkeit anderer Bereiche |
| Schnelle Bearbeitung |
Fokus liegt auf der eigenen Aufgabenstellung und nicht der Gesamtbetrachtung |
| Hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität |
Mangelndes Entgegenkommen bei Schnittstellenproblemen |
6.3 Divisionale Gliederung
Das Unternehmen wird in einzelne Berufsgruppen, Bereiche oder Einheiten aufgegliedert. Daher wird die divisionale Gliederung häufig auch als Spartenorganisation bzw. Referentensystem bezeichnet. Das Wort Referentensystem bedeutet, dass jeder Personalreferent oder Mitarbeiter der Personalabteilung innerhalb des zuständigen Bereichs sämtliche Personalaufgaben wahrnimmt und somit als Generalist tätig ist.
Die divisionale Gliederung ist geeignet sowohl für eine Präsenz zentral als auch dezentral, d. h. es besteht die Möglichkeit, die Aktivitäten auch vor Ort zu betreuen. Die Personalreferenten haben dann ihren Arbeitspl...