Tanja Martin, Marita Karle
Bei der funktionalen Gliederung werden die gesamten Tätigkeiten des Personalwesens nach Funktionen beziehungsweise Aufgaben aufgeteilt. Hierbei lassen sich die Gliederungsstrukturen — getrennt nach Funktionsschwerpunkten und Prozessphasen — unterscheiden.
Unternehmen, die sich für die funktionale Gliederung entscheiden, können diese üblicherweise nur zentral organisieren. Dementsprechend ist an einer bestimmten Stelle im Unternehmen die Personalabteilung angesiedelt. Sie dient als Ansprechpartner für alle Mitarbeiter des Unternehmens.
Bei der funktionalen Gliederung handelt es sich um die klassische Organisationsform einer HR-Organisation.
6.2.1 Gliederung nach Funktionsschwerpunkten
Diese Gliederungsform ist in größeren Unternehmen häufig anzutreffen. Dabei werden die einzelnen Aufgaben nach Funktionen aufgeteilt, indem bestimmte Tätigkeiten ausschließlich von bestimmten Stellen ausgeführt werden. Dadurch erfolgt eine Spezialisierung nach Funktionen.
Abb. 20: Gliederung nach Funktionen
6.2.2 Gliederung nach Prozessphasen
Bei dieser Variante werden die Aufgaben nach sinnvollen Arbeitsabläufen gegliedert, die in ihrer zeitlichen Folge aneinandergereiht werden.
Diese Gliederungsform kann auch bei der Durchführung von Projekten angewendet werden, indem die Aufgaben gemäß der einzelnen Problemlösungsschritte wie Problemdefinition und Zielsetzung, Planung, Durchführung, Einführung sowie Kontrolle aufgeteilt werden.
Abb. 21: Gliederung nach Arbeitsabläufen
6.2.3 Shared Service Center
Das Shared Service Center ist eine besondere Art der HR-Organisation
Es lässt sich in die funktionale Gliederung einordnen. In diesem Funktionsbereich werden alle administrativen HR-Aufgaben eines Unternehmens abgewickelt.
Gleichzeitig wird in der nachfolgenden Abbildung eine zweite Funktion dargestellt, die mit "Centers of Excellence" überschrieben ist. Dort sind alle Expertenfunktionen angesiedelt, wie zum Beispiel das Recruiting oder die Personalentwicklung. Die Mitarbeiter dieses Bereichs werden von den repetitiven Aufgaben entlastet und können sich auf Spezialgebiete konzentrieren.
Abb. 22: Shared Service Center
- Vorteile: Den Mitarbeitern können in diesem Aufbau klare Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zugeordnet werden.
- Nachteile: Oftmals führt der Aufbau zu einem Bereichs- oder auch Klassendenken der Mitarbeiter (die Experten sind den administrativen Bereichen überlegen).
Die übergreifende Abstimmung wird erschwert, da eine weitere Hierarchiestufe entsteht. Außerdem wird in dem Modell die Ausrichtung am Geschäft nicht deutlich. Eine Weiterentwicklung des Modells stellt das Business-Partner Konzept dar, siehe Kapitel 5.4.2.
6.2.4 Vorteile und Nachteile der funktionalen Gliederung
Zusammenfassend sind die Vor- und Nachteile der funktionalen Gliederung in der folgenden Tabelle dargestellt:
| Vorteile |
Nachteile |
| Spezialwissen der einzelnen Mitarbeiter |
Verschiedene Ansprechpartner innerhalb der Organisation |
| Klare Abgrenzung von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung |
Begrenzte Vertretungsmöglichkeit anderer Bereiche |
| Schnelle Bearbeitung |
Fokus liegt auf der eigenen Aufgabenstellung und nicht der Gesamtbetrachtung |
| Fokus auf Schwerpunktthemen in den Funktionsbereichen |
Mangelndes Entgegenkommen bei Schnittstellenproblemen / Trend: Für alle Zielgruppen gleiche Angebote |
| Standardprozesse: One fits it all |
Zu wenig Expertise für neue Herausforderungen |
| Hohe Stabilität |
Man behindert sich, Geschwindigkeit zu erzeugen |