Outplacement als Instrument des Personalmanagements / 4 Planung und Organisation einer Outplacement-Beratung

4.1 Zeitrahmen

Als Grundsatz empfiehlt sich, dass eine möglichst lange Zeitspanne für die Beratung zur Verfügung steht, bevor die Kandidaten endgültig juristisch aus dem Unternehmen ausgeschieden sind. Der Beginn der mitarbeiterbezogenen Beratung kann erfolgen, sobald feststeht, von wem sich das Unternehmen trennen wird, und sobald dieser Personenkreis darüber informiert ist.^[1] Der Antrag auf Förderung der Beratung nach § 110 SGB III ist bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen in jedem Fall vor Aufnahme der Beratung zu stellen. Außerdem ist die Inanspruchnahme einer Beratung durch die Agentur für Arbeit bei Interessenausgleichs- und Sozialplanverhandlungen zum Punkt Transferleistungen eine unverzichtbare Bedingung. Andernfalls ist die Förderung nicht möglich. Optimal ist, wenn der Beratungsbeginn unmittelbar auf das Trennungsgespräch oder die Nachricht über eine Trennung zu einem späteren Tag X folgt. Maximal 14 Tage nach Zugang dieser Information an die Betroffenen sollte der Starttermin sein. Zeitverlust und sinkende Akzeptanz wären bei späterem Beginn die Folge.

Die Dauer einer Maßnahme hängt von einer Reihe Faktoren ab:

1. Ist das ausschlaggebende Kriterium eine hohe Vermittlungsquote, dann liegen die Fristen im Einzeloutplacement zwischen sechs bis acht Monaten als Minimum und bis zu zwei Jahren (bei Gewährung einer Rückkehrgarantie nach erfolglosem Wechsel). Im Gruppenoutplacement geht man von einem durchschnittlichen optimalen Zeitrahmen von sechs Monaten aus. In der Praxis ist allerdings häufig ein reduzierter Zeitrahmen üblich, was einerseits aus Kostengründen und andererseits aus Gründen der späten Definition des Teilnehmerkreises in Verbindung mit relativ kurzen Kündigungsfristen herrührt. Bei Installierung einer Transfergesellschaft oder bei Kopplung eines Gruppenoutplacement/einer Transferagentur mit einer nachfolgenden Transfergesellschaft kann die Beratungsdauer im Bedarfsfall auch für tarifliche Arbeitnehmer wesentlich ausgedehnt werden.
2. Ist ein fester finanzieller Rahmen vorgegeben, dann werden sich Projektinhalt und -dauer danach richten. Vielfach sind diese Summen pro Teilnehmer beim Gruppenoutplacement im Sozialplan fixiert (möglicherweise unter Berücksichtigung einer Förderung durch die Agentur für Arbeit). Die einzelnen Anbieter stellen dann jeweils ihre zum Finanzrahmen passenden Konzepte vor.
3. Unternehmen insbesondere aus den strukturschwachen Branchen sind z. T. nur bereit oder in der Lage, bei tariflichen Mitarbeitern Bewerbungstraining zu vereinbaren. Das ist immer noch mehr als keine Unterstützung, führt aber zu gänzlich anderen zeitlichen Limitierungen und Resultaten.

In jedem Fall ist es sinnvoll, mit dem Beratungsunternehmen gemeinsam Zeitrahmen und Konzept zu erarbeiten.

[1] Eine Ausnahme bildet ein offenes Gruppenoutplacement, bei dem alle Mitarbeiter den Beratungsservice nutzen können.

4.2 Kosten und Finanzierung

4.2.1 Kostenvolumen und Varianten der Preisstellung

Die Preisstellung und das Kostenvolumen für das Einzeloutplacement und das Gruppenoutplacement sind jeweils gesondert zu betrachten. Bei der Kostenplanung sind neben den Beratungskosten auch die intern anfallenden Kosten zu berücksichtigen (Infrastrukturkosten, Lohn- und Gehaltszahlungen während der Inanspruchnahme der Beratung, Leistungen von Mitarbeitern der Personalabteilung u. a.).

Im unbefristeten Einzeloutplacement sind etwa 20–22 % des letzten Jahreseinkommens des Kandidaten der Kostenrahmen (im Allgemeinen bis zur erfolgreichen Vermittlung). Die untere Honorargrenze bei befristeten Beratungen (mindestens 3 Monate) liegt etwa bei 3.000–7.000 EUR. Dazu kommt im Allgemeinen noch eine Verwaltungskostenpauschale. Eine andere Möglichkeit der Abrechnung besteht in zeitlich begrenzten Programmen nach einer Anzahl von Beratungstagen/-stunden (Tagessätze von 1.000–2.000 EUR und mehr). Häufig wird angenommen, dass das unbefristete Einzeloutplacement der Normalfall und die befristete Beratung die Ausnahme sei. Dem ist aber nicht so. Das unbefristete Einzeloutplacement kommt lt. BDU-Studie nur bei über 23 % aller Kandidaten zur Anwendung. Der Trend geht eindeutig in Richtung befristete Beratung, allerdings mit einer Verlängerung der Laufzeit.

Im Gruppenoutplacement bzw. in der Transferagentur besteht eine größere Vielfalt an Gebührenvarianten, die eine gegenseitige Vergleichbarkeit nur bei Heranziehung des Vertragsinhalts gestatten. Eine Variante ist die Abrechnung nach Tages- oder Wochensätzen. Die Tagessätze bewegen sich für am Markt eingeführte Beratungsgesellschaften in einer Bandbreite von etwa 700–2.000 EUR. Diese Abrechnungsart hat den Vorteil, dass die Beratereinsätze flexibel nach Bedarf geplant und nur die tatsächlichen Beratungstage berechnet werden. Bei einer Abrechnung pro Teilnehmer an der Beratung wird die Unübersichtlichkeit deutlich größer. Die Preisspanne bewegt sich hier zwischen 250 und 5.000 EUR oder mehr pro Person. Dahinter verbergen sich aber völlig unterschiedliche Leistungen (Inhalte, Zeitdauer, Qualifikation der Berater) von einer Konzentration auf das obligatorische Profiling vor dem E...