Outsourcing im HR-Bereich / 2 Trends und Entwicklungen

2.1 Digitalisierung und Automatisierung

Praxis-Tipp

Digitalisierung – es muss nicht immer gleich Outsourcing sein!

In den letzten Jahren sind durch die fortschreitende Digitalisierung unzählige Möglichkeiten entstanden, Prozesse und Aufgaben zu automatisieren bzw. mindestens deutlich ressourcenschonender abzubilden. Nutzen Sie auch diese Möglichkeiten, um Ressourcen in HR für wertschöpfende Tätigkeiten und strategisch wichtige Projekte "freizuschaufeln". Dabei helfen beispielsweise digitale Personalakten, Software für die Zeugniserstellung, eine HR-Dokumentengenerierung oder Anwendungen für Ticketsysteme, um Anfragen von Mitarbeitern schnell und effizient zu lösen.

2.2 Employee Self Service (ESS)

Mit einem Employee Self Service (Mitarbeiter-Selbstverwaltung) haben Mitarbeiter mit Hilfe einer webbsierten Anwendungs-Software oder einer mobilen Anwendung (App), Zugriff auf ihre eigenen Stammdaten und können personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten.

Damit können die Mitarbeiter z. B. Anwesenheiten und Fehlzeiten selbst erfassen, digitale Urlaubsanträge stellen und Vertretungen informieren, Arbeitszeitsalden einsehen, Reisekostenabrechnungen erstellen, Adress- oder Kontoänderungen und weitere Aufgaben erledigen, die sonst von den Mitarbeitern der Personalabteilung durchgeführt werden müssen.

Damit der Datenschutz nicht verletzt wird, gibt es individuelle Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter und jede Abteilung.

In Zeiten, in denen Remote Work bzw. Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewinnt, wird auch eine ortsunabhängige Verwaltung der Mitarbeiterdaten immer wichtiger.

Vorteile des Employee Self Service

• Mitarbeiter greifen jederzeit und von überall auf ihre Daten zu. Dies ist besonders nützlich für Remote-Arbeiter.
• Da die Mitarbeiter ihre persönlichen Daten selbst eingeben und aktualisieren, werden Fehler reduziert.
• Mitarbeiter erhalten jederzeit Einsicht auf ihre Arbeitszeiten, Gehaltsabrechnungen, Urlaubstage und andere persönliche Informationen.
• Urlaubsanträge oder Änderungen der Adress- und Kontodaten laufen beschleunigt ab, da die digitalisierten Prozesse i. d. R. ohne Papier auskommen. Dadurch werden Druck- und Archivierungskosten minimiert.
• Der administrative Aufwand für die Personalabteilung wird reduziert, da die Routine-Aufgaben an die Mitarbeiter delegiert werden.
• Die entstehende Zeitersparnis können die Mitarbeiter der Personalabteilung für eine produktivere HR-Arbeit nutzen.

Neben den Employee Self Services für die Mitarbeiter werden fast immer auch spezielle Manager Self Services (MSS) für Führungskräfte eingesetzt.

2.3 Onboarding Software

Der Begriff Onboarding leitet sich vom englischen „taking on board“ ab und bedeutet ins Deutsche übertragen „An-Bord-Nehmen“, also einen neuen Mitarbeiter im Unternehmen aufnehmen. Es handelt sich hierbei um einen Prozess im Personalmanagement, welcher sich dem Recruiting-Prozess anschließt und die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen unterstützen.

Der Onboarding-Prozess umfasst üblicherweise drei Phasen:

1. Vorbereitung/Preboarding-Phase
2. Orientierungsphase
3. Integrationsphase

Die Dauer des Onboarding-Prozesses hängt von der Vielschichtigkeit und vom Umfang der Stelle und den Prozessen im Unternehmen ab. Er beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet mit der Probezeit (i. d. R. drei bis sechs Monate nach dem Start).

Im Onboarding-Prozess sollen neue Mitarbeiter strukturiert mit ihren Aufgaben, den dazugehörigen Prozessen und der Unternehmenskultur vertraut gemacht werden.

Ein gutes Onboarding hat die Aufgabe

• neue Mitarbeiter schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen,
• ihnen die Unternehmenskultur und interne Prozesse näher zu bringen und
• sie zu unterstützen, Kontakte zu Kollegen aufzubauen und sich zu vernetzen.

Ein optimaler Onboarding-Prozess hat positive Auswirkungen auf das Employer Branding (Marketing-Strategie, um eine attraktive Arbeitgebermarke zu schaffen) und verringert Kündigungen während der Probezeit.

Varianten des Onboarding-Prozesses

• Beim digitalen Onboarding werden Software-Tools eingesetzt. Dadurch laufen die zugehörigen Prozesse zeitsparend, flexibel und überwiegend automatisiert ab. Die neuen Mitarbeiter können alle notwendigen Unterlagen und Trainings, sowohl von zu Hause aus als auch vor Ort im Unternehmen, abarbeiten.

• Beim Remote-Onboarding dagegen erfolgen die zugehörigen Prozesse ausschließlich außerhalb des Unternehmens. Nachdem die neuen Mitarbeiter die benötigte Hardware erhalten haben, können alle notwendigen Unterlagen und Trainings zu Hause aus bearbeiten und durchführen.

2.4 Künstliche Intelligenz (KI)

Im Personalwesen wird KI bei der Rationalisierung des Recruiting-Prozesses, der Schulung von Mitarbeitern, der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, Steigerung des Mitarbeitereinsatzes und der Mitarbeiterbindung eingesetzt. KI im Personalwesen ersetzt menschliche Arbeitskräfte nicht, sondern erweitert deren Fähigkeiten.

Einsatzmöglichkeiten im HR

• Personalbeschaffung, z. B. bei der Auswertung von Bewerbungsunterlagen (Profile-Matching)
• Chatbots beim Erstkontakt von Bewerbern
• Ge...