Outsourcing im HR-Bereich / 3.2.2 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll)

Ein wesentlicher Teilbereich der Personaladministration ist die Entgeltabrechnung (sog. Payroll) der Mitarbeiter. Neben der Informationspflicht für den Mitarbeiter hat die Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Unternehmen noch die Aufgabe der Nachweispflicht für externe Stellen (z. B. Finanzamt, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Arbeitsagentur) und dient als Grundlage für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat innerhalb des Unternehmens alle Aufgaben zu erfüllen, die mit den materiellen Auswirkungen des Faktors Arbeit im Zusammenhang stehen.

Dies sind grundsätzlich

• die Ermittlung des Entgeltanspruchs der einzelnen Mitarbeiter und die Erfüllung der damit zusammenhängenden Arbeiten und
• die Ermittlung und Verteilung des Personalaufwands im Hinblick auf die Erfolgsrechnung und die Kosten- und Leistungsrechnung des Unternehmens.

Die personenbezogene Abrechnung läuft im Regelfall wie folgt ab:

• Vergütungsermittlung (Lohn oder Gehalt) auf der Grundlage des Arbeitsvertrags unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen,
• Vergütungen besonderer Art (z. B. Kurzarbeitergeld, Saison-Kurzarbeitergeld etc.),
• Ermittlung der Abzüge gesetzlicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher und persönlicher Art,
• Ermittlung der Nettovergütung und Auszahlung.

Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind für die Mitarbeiter vielfältige Bescheinigungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zu erstellen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist schon seit Jahren der klassische Auslagerungsbereich in den deutschen Unternehmen. Entsprechend groß ist das Dienstleistungsangebot für die externe Payroll-Abwicklung.

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte bei Unternehmen mit unter 100 Beschäftigten grundsätzlich immer überprüft werden. Auch bei Unternehmen mit mehr Beschäftigten kann es gute Gründe für eine Auslagerung geben. Je komplizierter und umfangreicher die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgrund branchenbedingter Besonderheiten (z. B. Baulohn) ist, desto eher rechnet sich eine Auslagerung vor allem wegen teurer Software und ausgebildetem Personal.

Insbesondere dort, wo nur ein Mitarbeiter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig ist, ergeben sich oftmals Probleme bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung. Ein weiterer Grund ist der unregelmäßige Arbeitsanfall in der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einem verstärkten Arbeitsanfall i. d. R. zum Monatsende.

Eine Umstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf einen externen Dienstleister ist grundsätzlich jederzeit möglich. Soweit der Arbeitgeber dies planen kann, bietet sich jedoch der Jahreswechsel an. Die Mitarbeiter sollten rechtzeitig über die geplante Umstellung informiert werden.