Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher fallen in der Regel die innerbetrieblichen Dienstleistungen aus. Gerade in diesen Bereichen, die nur mittelbar dem eigentlichen Unternehmenszweck, der Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen dienen, entstehen oft Bereiche mit hohem Fixkostenanteil, die i. d. R. sehr personalintensiv sind. Diese internen Dienstleistungsbereiche sollten daher laufend auf ihre Wirtschaftlichkeit und Auslagerungsfähigkeit hin überprüft werden.
Betriebsinterne Dienstleistungen werden meist von eigenen Abteilungen für andere Bereiche des Unternehmens als notwendige Infrastrukturleistungen erbracht. Die Kosten für diese Dienstleistungen werden meist mittels innerbetrieblicher Leistungsverrechnung über Hilfskostenstellen in der Betriebsabrechnung auf die Hauptkostenstellen umgelegt.
Nachfolgend werden beispielhaft wesentliche interne Dienstleistungsbereiche aufgelistet, die sich grundsätzlich für eine Auslagerung eignen.
4.1 Rechnungswesen
Im betrieblichen Rechnungswesen werden entsprechend ausgebildete Fachkräfte benötigt. Diese sind nicht immer, in ausreichender Zahl oder regional verfügbar. Daher sind für Klein- und mittlere Unternehmen häufig diese qualitativen Merkmale der hauptsächliche Grund für Outsourcing-Entscheidungen. Bei Großunternehmen überwiegen dagegen als Grund für eine Outsourcing-Entscheidung eher die Kostenreduktion. Diese kann durch den Einsatz externer Dienstleister, häufig aber auch durch die Gründung einer Dienstleistungs-Tochtergesellschaft erfolgen.
4.2 Büro-Service
Bei Freiberuflern und Kleinunternehmen ist der Chef oft der einzige Mitarbeiter. Aber auch kleinere Unternehmen unter 10 Beschäftigten können sich eine eigene Vollzeit-Sekretärin, die sich um die Büroorganisation kümmert, kaum leisten. Von den lästigen Pflichten der kaufmännischen Verwaltungsarbeit kann sich der Unternehmer befreien, wenn er einen Bürodienstleister oder Office-Service beauftragt. Damit können Zeit, Sach- und Personalkosten eingespart werden.
Einen Bürodienstleister in Anspruch zu nehmen, kann sich nicht nur lohnen, wenn fixe Bürokosten gespart werden sollen. Auch wer mit seinem Unternehmen an einem neuen Standort expandieren will, etwa eine Niederlassung einrichten, kann auf diesen Service zählen. Business-Center gibt es mittlerweile in allen größeren Städten. Dort kann ein komplett eingerichtetes Büro oder nur ein Konferenzraum für einige Stunden gemietet werden; Sekretariatsleistungen wie Telefonservice oder Korrespondenz-Leistungen sind inklusive. In einem solchen Bürocenter werden die Besucher im Namen des Auftraggebers empfangen und betreut. Große Bürozentren sind außerdem repräsentativ eingerichtet, sodass neue Kunden in entsprechendem Ambiente empfangen werden können.
4.3 Facility Management
Etwa 95 % der Gesamtkosten eines Gebäudes fallen nicht in der Bauphase, sondern in der Betriebsphase des Gebäudes an. Das Facility Management ist die moderne Form einer ganzheitlichen Gebäudebewirtschaftung, insbesondere von Gewerbeimmobilien.
Facility Management umfasst alle Dienstleistungen (Verwaltung und Bewirtschaftung) rund um das Gebäude. Durch das Gebäudemanagement sollen alle Kostensenkungspotenziale ausgeschöpft und eine optimale Betreuung des Gebäudes erreicht werden. Ein weiteres langfristiges Ziel des Facility Managements stellt der Werterhalt der Immobilie dar.
Das interne Facility Management, bei dem ein Mitarbeiter bzw. eine Abteilung des Unternehmens diese Aufgabe übernimmt, setzt eine gewisse Größe des Unternehmens bzw. des Immobilienbestands voraus.
In den letzten Jahren gewinnt jedoch das externe Facility Management immer mehr an Bedeutung. Diese Lösung ist in der Regel kostengünstiger als ein internes Facility Management, weil der externe Dienstleister aufgrund seiner Spezialisierung über größere Erfahrung und Know-how verfügt.
Facility Management im umfassenden Sinne beginnt bereits bei der Planung des Immobilienprojekts. Aufgrund des vorhandenen Know-hows lassen sich bereits in dieser Phase nicht unerhebliche Kosteneinsparungen realisieren und zusätzlich der Aufwand für die künftige Instandhaltung des Gebäudes reduzieren. Hinzu kommt, dass das Facility Management auch die spätere eventuelle Veräußerung (Vermarktung) in die Überlegungen mit einschließt.
Die Optimierung der Gebäudeflächen, eine bessere Ablauforganisation im Gebäude sowie das professionelle Kostenmanagement bringen Kosteneinsparungen zwischen 10 und 20 % der sonst üblichen Bewirtschaftungskosten.
4.4 Sicherheitsdienst
Großunternehmen verfügen in der Regel über einen eigenen Wach- und Sicherheitsdienst. Aufgrund der steigenden Beschaffungskriminalität und anderer sicherheitsrelevanter Tatbestände sehen sich jedoch auch immer mehr Klein- und Mittelbetriebe zur Absicherung ihres Unternehmens veranlasst.
Die Aufgabenbereiche des Betriebsschutzes reichen von der Bewachung der Unternehmensimmobilien, über die Abwehr von Betriebsspionage bis hin zum Personenschutz für leitende Mitarbeiter des Unternehmens.
Klein- und Mittelunternehmen werden, mit Ausnahme einer für den Betriebsschutz zuständigen...