Prof. Dr. jur. Tobias Huep
1 Begriff der Personalakte
Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff. Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordneten Unterlagen. Kennzeichnend dafür ist, dass derartige Aktenbestände äußerlich erkennbar in Ordnern, Heftern oder Blattsammlungen geführt, entsprechend gekennzeichnet und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend bestimmbar sind. Weiter gefasst ist der Begriff der materiellen Personalakte. Dabei handelt es sich um den Gesamtbestand von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.
Die Rüge eines Verhaltens, das mit dem Arbeitsverhältnis als solchem nichts zu tun hat, darf daher nicht in die Personalakten des Arbeitnehmers aufgenommen werden. Ansonsten könnten sich Nachteile für das Fortkommen des Arbeitnehmers ergeben aus Gründen, die das Arbeitsverhältnis als solches gar nicht betreffen. Dies würde der dargestellten Funktion der Personalakte des Arbeitnehmers nicht gerecht.
Mit dem Begriff der materiellen Personalakte werden auch sämtliche mitarbeiterbezogene Unterlagen erfasst, die sich außerhalb der formal erkennbaren Personalakte befinden. Insbesondere kommt es nicht auf die Bezeichnung als Personalakte, ihre Erscheinungsform (verkörperlicht oder digital), die formale Zuordnung oder die Stelle/Abteilung, die die Unterlagen vorhält, an. § 83 BetrVG als maßgebliche gesetzliche Regelung und die Rechtsprechung legen durchweg diesen weiten Begriff der materiellen Personalakte zugrunde. Nicht zu den Personalakten gehören ärztliche Dokumente (z. B. über Untersuchungen und Befunde des Betriebsarztes), die dem allgemeinen Zugriff des Arbeitgebers entzogen sind (vgl. § 8 Abs. 1 Satz 2 ASiG) sowie Prozessunterlagen über zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer anhängige gerichtliche Auseinandersetzungen.
Personalakten können auch elektronisch und digital geführt werden. Es gelten dafür neben den genannten Abgrenzungen die weitergehenden Vorgaben und Regelungen des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis sowie zum Umgang mit der Verarbeitung von Daten generell gem. Art. 12 f. DSGVO (dazu unten Abschn. 7).
Der Begriff der Personalakte hat unter dem Bestimmtheitsgebot des § 253 Abs. 2 Nr. 2 ZPO u. a. Bedeutung für die richtige Antragstellung im Fall der gerichtlichen Geltendmachung des Einsichtsrechts. Richtet sich der prozessuale Antrag des Arbeitnehmers lediglich auf Einsichtnahme "in die Personalakte", ist damit nur die formelle Personalakte gemeint.
2 Führung der Personalakte
Der Arbeitgeber ist arbeitsrechtlich gegenüber dem Arbeitnehmer nicht zur Führung einer Personalakte verpflichtet. Er wird jedoch kaum anders als durch Führung von Personalakten den arbeits-, handels-, gesellschafts- und steuerrechtlich gebotenen Pflichten nachkommen und z. B. die für Krankheitsfälle notwendige Abrechnung der Entgeltfortzahlung gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen vornehmen können. Die Art und Weise der Führung der Personalakte ist dem Arbeitgeber überlassen. Möglich ist die Führung in Papierform, aber auch als digitale Personalakte. Es besteht kein Anspruch des Arbeitnehmers auf eine ganz bestimmte Gestaltung, z. B. eine Paginierung der Personalakte.
Allerdings hat die Führung der Personalakte zwingend den Erfordernissen der Kontinuität, Vollständigkeit und Wahrheit zu genügen. Die Führung einer digitalen Personalakte zwingt zur Beachtung weitergehender datenschutzrechtlicher Vorgaben (siehe dazu unten).
Dem Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers dient der Vertraulichkeitsgrundsatz. Der Arbeitgeber darf den Inhalt – auch auszugsweise – nur auf einer rechtlichen Grundlage oder mit der Einwilligung des Arbeitnehmers an Dritte weitergeben. Diese Pflicht trifft auch sämtliche Mitarbeiter, die Zugriff auf die Personalakte haben. Zudem muss der Kreis der Zugriffsberechtigten begrenzt gehalten werden.
Die Datenschutzvorschriften insbesondere der DSGVO führen zu erheblichen administrativen Mehrbelastungen beim Umgang mit Personalakten und den darauf bezoge...