Praxis-Beispiele: Berufskraftfahrer / 9 Auslandsreisespesen

Sachverhalt

Eine Lkw-Fahrerin verlässt am Sonntag um 21:00 Uhr ihre Wohnung. Um 22:00 Uhr startet sie auf dem Betriebshof ihren Lkw und kehrt am Samstag um 05:00 Uhr dorthin zurück. Nachfolgende Ziele steuert sie dazwischen an:

• Sonntag, 22:00 Uhr: Start am Betriebshof;
• Montag, 2:00 Uhr: Grenzübertritt nach Belgien, Ablade- und Ladestellen in Belgien.
• Dienstag: Ablade- und Ladestellen in Belgien. Um 23:00 Uhr erfolgt der Grenzübertritt nach Luxemburg, Abladestelle in Luxemburg.
• Mittwoch, 11:00 Uhr: Grenzübertritt nach Frankreich mit Abladestelle in Lyon/Frankreich (Departments 69) und einer Ladestelle in Paris/Frankreich. Wegen eines Defekts kann die Weiterfahrt erst am Donnerstag erfolgen.
• Donnerstag, 22:00 Uhr: Grenzübertritt in die Schweiz mit einer Abladestelle.
• Freitag, 4:00 Uhr: Grenzübertritt nach Österreich und Abladestelle in Österreich. Um 23:00 Uhr erfolgt der Grenzübertritt nach Deutschland.
• Samstag, 4:00 Uhr: Ankunft am Betriebshof. Die Wohnung wird um 5:00 Uhr erreicht.

In welcher Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen leisten?

Ergebnis

Lkw-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Lediglich, wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort (Sammelpunkt) gleich behandelt mit den Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte.

Bei einer mehrtägigen Fahrtätigkeit in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) Folgendes:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht.

Die Höhe der steuerfrei erstattungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen der Lkw-Fahrerin setzt sich wie folgt zusammen:

• Sonntag: Für diesen Tag ist die inländische Verpflegungspauschale i. H. v. 14 EUR für den Anreisetag abzugsfähig, da sich die Lkw-Fahrerin vor 24:00 Uhr noch in Deutschland befindet.
• Montag: Die Verpflegungspauschale für Belgien (Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden) ist für diesen Arbeitstag zu berücksichtigen (= 59 EUR).
• Dienstag: Für diesen Tag ist der entsprechende Pauschbetrag des Orts maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht. Obwohl die Arbeitnehmerin fast den ganzen Tag in Belgien unterwegs war, erhält sie den Pauschbetrag für Luxemburg (= 63 EUR).
• Mittwoch: Für die Fahrten in Frankreich betragen die erstattungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen 53 EUR und für die Stadt Paris 58 EUR. Anzusetzen ist für diesen Tag der höhere Betrag. Es ist nämlich der Pauschbetrag des Orts maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht.
• Donnerstag: Für diesen Zwischentag ist der Pauschbetrag des Orts maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht. Für die Schweiz (Ausnahme: Genf) sind Verpflegungsmehraufwendungen bis zu 64 EUR zulässig.
• Freitag: Bei der Abreise vom Ausland in das Inland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts maßgebend. Der letzte Tätigkeitsort war Österreich. Für diesen Tag ist ein Verpflegungsmehraufwand von 50 EUR zulässig.
• Samstag: An diesem Tag wurde lediglich im Inlandsgebiet gefahren, mit einer vorhergehenden Übernachtung außerhalb der Wohnung. Obwohl die Lkw-Fahrerin lediglich 5 Stunden an diesem Tag tätig war, stehen ihr 14 EUR Verpflegungsmehraufwand für den Abreisetag zu.

Zusätzlich sind für Sonntag bis Samstag insgesamt 63 EUR (7 Tage x 9 EUR) als Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer abzugsfähig.

	Verpflegungsmehraufwendungen	Pauschale für Übernachtung	Gesamt
So.	14 EUR	9 EUR	23 EUR
Mo.	59 EUR	9 EUR	68 EUR
Di.	63 EUR	9 EUR	72 EUR
Mi.	58 EUR	9 EUR	67 EUR
Do.	64 EUR	9 EUR	73 EUR
Fr.	50 EUR	9 EUR	59 EUR
Sa.	14 EUR	9 EUR	23 EUR
Gesamt	322 EUR	63 EUR	385 EUR