Praxis-Beispiele: Einsatzwechseltätigkeit / 1 Täglicher Betriebsbesuch

Sachverhalt

Ein Außendienstmitarbeiter hat folgenden vom Arbeitgeber festgelegten Tagesablauf:

Gegen 8:15 Uhr fährt er mit seinem Pkw 10 Kilometer in die Firma, wo er seine Tagesaufträge erhält. Von dort aus beginnt er gegen 9 Uhr mit seiner Außendiensttätigkeit. Um 16:45 Uhr trifft er regelmäßig wieder in der Firma ein, wo er die abgerechneten Aufträge an die Buchhaltung weitergibt. Gegen 17:30 Uhr kehrt er üblicherweise aus dem Außendienst direkt nach Hause zurück.

Für sämtliche dienstlichen Fahrten vom Betrieb aus und zurück erhält er ein Kilometergeld von 0,30 EUR. Zusätzlich erhält er tägliche Spesen i. H. v. 14 EUR. Der Mitarbeiter hat im Februar an 20 Tagen gearbeitet und dabei insgesamt 2.000 dienstliche Kilometer (ohne Fahrten zum Betrieb) zurückgelegt.

In welcher Höhe stehen dem Mitarbeiter Erstattungen zu und welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich daraus?

Ergebnis

Der Außendienstmitarbeiter zählt zu den Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzstellen. Mangels Arbeitgeberzuordnung liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor. Er sucht den Firmensitz zwar täglich auf, um seine berufliche Auswärtstätigkeit, also seine weitere Arbeit an auswärtigen Einsatzstellen, von dort anzutreten bzw. zu beenden. Die Aufenthalte sind aber immer nur kurz und er übt dort keine (wesentlichen) Tätigkeiten aus. Die quantitativen Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte greifen damit ebenfalls nicht.

Allerdings handelt es sich beim Betrieb um einen Sammelpunkt, zu dem kein steuerfreier Fahrtkostenersatz möglich ist. Dieser Ort wird typischerweise arbeitstäglich und auf Weisung des Arbeitgebers aufgesucht. In seiner Einkommensteuererklärung kann der Arbeitnehmer für die Fahrten die Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer geltend machen (10 km x 0,30 EUR = 3 EUR je Tag).

Die anschließenden Fahrten vom Betrieb in den Außendienst und wieder zum Betrieb zählen zu den Reisekosten. Der steuerfreie Arbeitgeberersatz ist in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten bzw. in Höhe des Kilometersatzes von 0,30 EUR für Fahrten mit dem Pkw zulässig. Insgesamt ergeben sich für diesen Monat 2.000 dienstliche Kilometer.

Die Fahrtkosten können i. H. v. 600 EUR (2.000 Kilometer × 0,30 EUR) steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Für Verpflegungsmehraufwendungen werden je nach Abwesenheit Pauschalen gewährt. Weil der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte hat, kann er für die Dauer der gesamten Abwesenheit von der Wohnung Verpflegungsmehraufwendungen in Anspruch nehmen. Die Abwesenheitsdauer beträgt täglich über 8 Stunden. Es können Verpflegungspauschalen i. H. v. 14 EUR täglich steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Bei 20 Arbeitstagen im Monat Februar ergibt sich eine Erstattung von 280 EUR.

Insgesamt können somit 880 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten werden.

Hinweis

Der Sammelpunkt hat keinen nachteiligen Einfluss auf den Verpflegungsmehraufwand. Hätte der Arbeitgeber hingegen den Betrieb als erste Tätigkeitsstätte bestimmt, würde die Steuerfreiheit der Verpflegungspauschalen entfallen. Maßgebend wäre nämlich dann die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte, die im Beispielsfall regelmäßig nicht über 8 Stunden liegt.