Praxis-Beispiele: Rabattfreibetrag / 16 Mahlzeiten, Vergleich Rabattfreibetrag/Sachbezugswert

Sachverhalt

10 Mitarbeiter einer Jugendherberge erhalten täglich Frühstück, Mittag- und Abendessen. Pro Mahlzeit müssen die Mitarbeiter 2 EUR zahlen. Der monatliche Betrag wird vom Nettogehalt einbehalten. Wie sich aus den Aufzeichnungen für das laufende Jahr ergibt, wurden die 10 Mitarbeiter wie folgt verpflegt:

• 2.200 Frühstücke,
• 2.250 Mittagessen,
• 1.800 Abendessen.

Die Durchschnittspreise, für welche die Mahlzeiten an die Gäste der Jugendherberge abgegeben werden, betragen:

• 5 EUR für ein Frühstück,
• 10 EUR für ein Mittagessen und
• 8 EUR für ein Abendessen.

Mit dem Betriebsrat wird vereinbart, die steuerlich günstigste Besteuerungsart zu wählen.

Ergebnis

Da es sich um arbeitstägliche Mahlzeiten handelt, gelten die amtlichen Sachbezugswerte nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Diese betragen für 2025:

Frühstück: 2,30 EUR

Mittagessen: 4,40 EUR

Abendessen: 4,40 EUR

Verpflegung gesamt: 11,10 EUR

Berechnung Sachbezugswert
Sachbezugswert je Frühstück	2,30 EUR
Abzgl. Zuzahlung je Mitarbeiter	- 2,00 EUR
Verbleiben	0,30 EUR
Sachbezugswert je Mittag-/Abendessen	4,40 EUR
Abzgl. Zuzahlung je Mitarbeiter	- 2,00 EUR
Verbleiben	2,40 EUR
Wert Frühstück (2.200 Essen x 0,30 EUR)	660,00 EUR
Wert Mittagessen (2.250 Essen x 2,40 EUR)	5.400,00 EUR
Wert Abendessen (1.800 Essen x 2,40 EUR)	+ 4.320,00 EUR
Summe geldwerte Vorteile	10.380,00 EUR
Geldwerter Vorteil je Arbeitnehmer (10.380 EUR : 10)	1.038,00 EUR

Da die Mehrzahl der Mahlzeiten an Gäste (und nicht an Arbeitnehmer) abgegeben wird, kann ggf. eine Berechnung des geldwerten Vorteils unter Berücksichtigung des Rabattfreibetrages von 1.080 EUR erfolgen. Allerdings werden die Mahlzeiten dann nicht mit dem Sachbezugswert, sondern mit dem tatsächlichen Endverbraucherpreis bewertet. Der geldwerte Vorteil der Mahlzeiten wird in diesem Fall wie folgt ermittelt:

Berechnung Rabattfreibetrag
Fremdpreis Frühstück	5,00 EUR
Davon 96 %	4,80 EUR
Abzgl. Zuzahlung Mitarbeiter	- 2,00 EUR
Verbleiben	2,80 EUR
Gesamtwert der Frühstücke (2.200 x 2,80 EUR)		6.160,00 EUR
Fremdpreis Mittagessen	10,00 EUR
Davon 96 %	9,60 EUR
Abzgl. Zuzahlung Mitarbeiter	- 2,00 EUR
Verbleiben	7,60 EUR
Wert Mittagessen (2.250 x 7,60 EUR)		+ 17.100,00 EUR
Fremdpreis Abendessen	8,00 EUR
Davon 96 %	7,68 EUR
Abzgl. Zuzahlung Mitarbeiter	- 2,00 EUR
Verbleiben	5,68 EUR
Wert Abendessen (1.800 x 5,68 EUR)		+ 10.224,00 EUR
Summe geldwerte Vorteile		33.484,00 EUR
Geldwerter Vorteil je Arbeitnehmer (33.484 EUR : 10)		3.348,40 EUR
Abzgl. Rabattfreibetrag (höchstens 1.080 EUR)		- 1.080,00 EUR
Verbleibender geldwerter Vorteil je Arbeitnehmer		2.268,40 EUR

In diesem Fall ist die Anwendung des Rabattfreibetrags von 1.080 EUR für den Arbeitnehmer ungünstiger als die Bewertung der Mahlzeiten nach den amtlichen Sachbezugswerten.

Die Lohnversteuerung und Verbeitragung des geldwerten Vorteils von durchschnittlich 1.038 EUR je Arbeitnehmer aufgrund der amtlichen Sachbezugswerte muss über die Entgeltabrechnung der einzelnen Arbeitnehmer erfolgen. Zulässig ist auch eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % durch den Arbeitgeber. Die Pauschalbesteuerung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Ein zusätzlicher Vorteil besteht für den Arbeitnehmer darin, dass der Arbeitgeber in diesem Fall die pauschale Lohnsteuer übernehmen kann.

Praxis-Tipp

Die Besteuerung kann bei Bewertung mit den amtlichen Sachbezugswerten vermieden werden, wenn die Zuzahlung der Arbeitnehmer für das Frühstück auf den für 2025 gültigen amtlichen Sachbezugswert von 2,30 EUR und für die gewährten Mittag- und Abendessen auf den amtlichen Sachbezugswert von 4,40 EUR je Mahlzeit erhöht wird.