Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 6 Auswärtstätigkeit mit Anschlussaufenthalt

Sachverhalt

Ein Abteilungsleiter fliegt am Mittwoch zu einer Fachtagung nach Hamburg, bei der er selbst einen Vortrag hält. Die Tagung dauert bis Freitagnachmittag. Am Samstag besucht er noch Freunde in Hamburg und fliegt am Sonntag zurück. Der Rückflug am Freitagnachmittag hätte dasselbe gekostet wie am Sonntag.

Er legt die Rechnung für den Flug über 400 EUR, die Hotelrechnung für vier Übernachtungen sowie einen Sammelposten für Internetnutzung und Frühstück i. H. v. insgesamt 400 EUR (100 EUR/Nacht) vor.

Der Abteilungsleiter hat am Mittwoch um 14:00 Uhr die Firma verlassen und ist am Sonntag gegen 18:00 Uhr nach Hause zurückgekehrt.

Der Arbeitgeber erstattet Reisekosten bis zu den steuerlichen Höchstgrenzen und Beschränkungen.

Wie hoch ist die Reisekostenerstattung für den Mitarbeiter und welche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Der Mitarbeiter wird außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und seiner Wohnung tätig. Eine steuerlich zu berücksichtigende Auswärtstätigkeit liegt nur vor, wenn sie zum Zweck einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit durchgeführt wird. Berufliche Gründe liegen vor, wenn der Reise offensichtlich ein unmittelbarer konkreter beruflicher Anlass zugrunde liegt. Diese Voraussetzung ist nur bis einschließlich Freitag erfüllt.

Ab Freitagnachmittag beginnt ein privat veranlasster Anschlussaufenthalt.

Bei den Übernachtungs- und Verpflegungskosten für diesen Zeitraum handelt es sich nicht mehr um Reisekosten.

Flugkosten

Die Flugkosten sind Reisekosten, da sie durch einen unmittelbaren (konkreten) betrieblichen Anlass bedingt sind. Sie dürfen in voller Höhe von 400 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Das gilt aber nur, wenn privat veranlasste Reisetage nicht zu einer unabgrenzbaren Erhöhung der Flugkosten führen (Rückflug am Sonntag darf nicht teurer sein als am Freitag).

Übernachtung

Die Erstattung der Hotelkosten für die 2 Übernachtungen Mittwoch und Donnerstag ist steuerfrei.

Verpflegungspauschalen

Der Mitarbeiter erhält – auch zur Abgeltung des Frühstücksbedarfs – steuer- und sozialversicherungsfreie Verpflegungspauschalen.

Mittwoch: Für An- und Abreisetage kann eine Pauschale von 14 EUR steuerfrei gewährt werden.

Donnerstag: Die Abwesenheit beträgt volle 24 Stunden und die Pauschale 28 EUR.

Freitag: Die Abwesenheit beträgt zwar 24 Stunden, ab nachmittags ist sie jedoch nicht mehr beruflich veranlasst, deshalb sollten für den Freitag nur noch 14 EUR erstattet werden.

Frühstück

Da die Rechnung für den Sammelposten keine Einzelangaben zum Frühstück enthält, kann der Frühstückswert mit 20 % der vollen Tagespauschale von 28 EUR geschätzt werden. Will der Arbeitgeber nur die reine Übernachtung erstatten, kann die Übernachtungskostenerstattung für die beiden Nächte jeweils um 5,60 EUR auf 94,40 EUR gekürzt werden. Steuerlich könnte der Arbeitgeber auch das Frühstück übernehmen, wenn die Rechnung auf ihn ausgestellt ist. Wegen Mahlzeitengestellung wären dann allerdings die Verpflegungspauschalen für beide Tage um 5,60 EUR zu kürzen. Letztlich ergibt sich in beiden Varianten eine steuerfreie Gesamtspesenerstattung in gleicher Höhe.

Steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung insgesamt
Fahrtkosten (Flug)	400,00 EUR
Übernachtungskosten (ungekürzt)	+ 200,00 EUR
Verpflegungspauschalen (ungekürzt)	+ 56,00 EUR
Kürzung für 2 Frühstücke	- 11,20 EUR
Gesamterstattung	644,80 EUR