Projektmanagement im BGM / 2.1 Strategieworkshop

Während des Strategieworkshops zum Thema BGM sind folgende Inhalte zu diskutieren:

• Bedarf unterschiedlicher Interessengruppen (Stakeholder-Analyse),
• bisherige Erfahrungen/Organisation von Arbeitsschutz, BEM, BGF, BGM,
• übergeordnete BGM-Strategie, konkrete Ziele und Kennzahlen,
• zeitlicher Rahmen und möglicher Ablauf,
• Budgetierung und Rahmenbedingungen.

Zu Beginn des Workshops werden Ideen ausgetauscht und es wird diskutiert, ob es sich bei dem anstehenden Projekt um vereinzelte Maßnahmen (z. B. Gesundheitstag, Mitarbeiterbefragung, Pilotprojekt in einem Teilbereich des Unternehmens) oder um die Einführung eines ganzheitlichen BGM als Prozess bzw. "Lernzyklus" handeln soll (vgl. Abschn. 6.3 GKV-Leitfaden Prävention).

I. d. R. gibt die Projektleitung oder die Unternehmensleitung eine grobe Richtung und einen Zeitpunkt vor, an dem erste Ergebnisse vorliegen sollen. Die Praxis zeigt, dass sich dieser Zeitpunkt bereits durch die nähere Diskussion der Zielsetzung ändern kann. Komplexe Problemstellungen implizieren zwangsläufig eine bestimme Projektlaufzeit (z. B. Zunahme psychischer Erkrankungen, allgemein schlechte Stimmung). Spezielle Herausforderungen in einem bestimmten Teilbereich lassen sich dagegen zügiger beheben (z. B. konkrete Herausforderungen bei der Arbeitsplatzgestaltung, Auffälligkeiten in der Gefährdungsbeurteilung). Dieser Aspekt sollte in der Zielfindungsphase des Strategieworkshops berücksichtigt werden.

Wie auch immer die Zielrichtung aussieht, die Unternehmensführung ist in jedem Fall mit einzubeziehen. Denn das Projekt sollte die übergeordnete Gesamtunternehmensstrategie unterstützen. Neben der Orientierung an der Unternehmensstrategie sind bei der Festlegung von Zielen auch die Dringlichkeit (z. B. gesetzliche Vorgaben), Realisierbarkeit (z. B. Finanzierung, Ressourcen) sowie die Wirtschaftlichkeit eines Projektes (z. B. Ergebnisorientierung, Kosten-Wirksamkeit) zu berücksichtigen.^[1] Am Ende des Strategieworkshops erfolgt die Grundsatzentscheidung, ob und inwiefern die Planungen weiter fortgeführt und ein BGM-Projekt umgesetzt werden soll.

Wichtig

Grobe Projektplanung bereits im Strategieworkshop

In vielen Unternehmen wird erst auf Basis einer näheren Planung entschieden, ob das Projektvorhaben tatsächlich umgesetzt wird. Daher empfiehlt es sich, schon im Strategieworkshop BGM (Dauer ca. 1 Tag) mit einer groben Projektplanung zu beginnen (z. B. Struktur- und Ablaufplanung).

Während des Workshops und zur Sicherung der Ergebnisse bietet sich ein strukturiertes Brainstorming mithilfe einer Mindmap an (engl. für Gedächtnisstütze). Generell versteht man unter einem "Brainstorming" eine Methode zur Ideenfindung zu einem vorgegebenen Thema in einer größeren Gruppe. Durch unterschiedliche Blickwinkel der Teilnehmer wird ein kreativer, inspirierender Austausch gefördert und es entstehen weitere Ideen und neue Lösungsvorschläge.

Diese Methode kann auch dann eingesetzt werden, wenn bestimmte Rahmenbedingungen bereits vorgegeben sind (z. B. Problemdefinition, Aufgabenstellung sowie personelle, finanzielle und organisatorische Grenzen).

Als "Mindmapping" bezeichnet man eine kognitive Technik, die zur Visualisierung eines Themengebietes sowie zur Planung von Projekten oder auch für Mitschriften in Diskussionsrunden genutzt werden kann. Eine Mindmap hilft, die Informationsflut und Komplexität eines Vorgangs, einer Situation oder einer Aufgabe übersichtlich darzustellen und Zusammenhänge herzustellen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Ideen und Anmerkungen einer Diskussionsrunde nicht nur gesammelt, sondern anschließend auch strukturiert werden können. Nach Festlegung von Prioritäten werden Handlungsschritte eindeutig erkennbar.

Abb. 2: Beispiel-Mindmap aus einem Strategieworkshop

[1] Vgl. Drews/Hillebrand/Kärner/Peipe/Rohrschneider: Praxishandbuch Projektmanagement, 2. Aufl. 2016, S. 27.