Jens Brehm, Stephanie Gieringer
Ist der Projektauftrag freigegeben, kann an den Ergebnissen des Strategieworkshops angeknüpft und die Planung intensiviert werden. Ziel der Planungsphase ist es,
- ein Phasenmodell auszuwählen,
- das Projekt zu strukturieren und in Teilaufgaben, Arbeitspakete zu zerlegen,
- den Ablauf zu planen und Abhängigkeiten festzulegen,
- die Dauer, notwendige Termine und Meilensteine zu bestimmen,
- Ressourcen zuzuordnen (finanziell, personell, räumlich/organisatorisch).
3.1 Auswahl Phasenmodell
Zu Beginn der Planung ist zu überlegen, welches Phasenmodell für das Projekt zugrunde gelegt werden soll. In der Literatur lassen sich verschiedene Ablaufmodelle für ein BGM finden, die sich alle am klassischen Managementkreislauf orientieren. Lediglich in der Benennung oder Aufteilung der Planungsstufen gibt es Unterschiede. Die gängigen Phasenmodelle decken sich auch mit den Anleitungen der DIN SPEC 91020, die darauf abzielen, in einem komplexen, sich ständig ändernden Umfeld, einen nachhaltigen Erfolg durch den Einsatz eines prozessorientierten BGM zu erreichen.
DIN SPEC 91020 zurückgezogen
Die DIN SPEC 91020 "Betriebliches Gesundheitsmanagement" ist zum 1.10.2020 zurückgezogen worden, da nun laut dem DIN-Normenausschuss Organisationsprozesse (NAOrg) alle wesentlichen Aspekte des BGM von der seit 2018 vorhandenen DIN ISO 45001 "Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit" abgedeckt werden. Jedoch sind viele Formulierungen in der DIN SPEC 91020 für das Verständnis von BGM besser geeignet, weshalb diese als Leitfaden nach wie vor herangezogen und daraus auch zitiert wird.
So muss eine Organisation nach DIN SPEC 91020
- erforderliche BGM-Prozesse und deren Anwendung festlegen,
- die Abfolge der Prozesse und ihre Wechselwirkungen festlegen,
- erforderliche Kriterien und Methoden festlegen,
- die Verfügbarkeit von Ressourcen und Informationen sicherstellen,
- die Prozesse systematisch überwachen, messen und analysieren,
- erforderliche Maßnahmen festlegen.
Ein Grund, warum die einzelnen Phasen in einem wiederkehrenden Rhythmus umgesetzt und das Erreichte regelmäßig auf seine Wirksamkeit geprüft werden sollte, ist die Gefahr, dass sich Gesundheitsaktivitäten manifestieren, die in der ursprünglichen Form nicht mehr sinnvoll sind. Dies zeigt sich z. B. bei Gesundheitsförderungsprogrammen durch sinkende Teilnehmerzahlen. Dieser Trend oder auch Veränderungen des Umfeldes (z. B. Gesetzesänderungen) erfordern ein permanentes Umdenken oder Anpassen von Maßnahmen.
In der Praxis hat sich das 6-Phasen-Modell in Abb. 3 bewährt. Es beinhaltet alle wesentlichen Qualitätskriterien, die für ein erfolgreiches BGM von Bedeutung sind.
Abb. 3: Das 6-Phasen-Modell für ein BGM
3.2 Projektstrukturplanung (PSP)
Aufgabe der Strukturplanung ist es, das Projekt überschaubar zu strukturieren und Aufgaben voneinander abzugrenzen. Dieser Vorgang kann auf 2 Arten erfolgen: Bottom-up oder Top-down. Vorteil der "Bottom-up-Methode" ist, dass sie durch eine verstärkte Einbindung der Mitarbeiter auf den individuellen Fall abgestimmt ist. So wird verhindert, dass wichtige Details übersehen werden und die Beschäftigten das Gefühl haben, die Struktur sei von oben vorgegeben. Da im BGM jedoch zunehmend fundierte und praxiserprobte Modelle vorliegen, erfreut sich die "Top-down-Methode" großer Beliebtheit.
D. h. jedoch nicht, dass diese Modelle 1 : 1 auf jede Organisation übertragen werden können. Die Individualität jedes einzelnen Unternehmens sollte immer berücksichtigt werden. Bei der Übertragung ist auch zu überlegen, inwiefern das Projekt rein vom Management und dem Arbeitskreis gesteuert wird oder ob die Planung und Lenkung des Prozesses in den Händen der Mitarbeiter liegen soll. Diese Entscheidung kann je nach Betriebsgröße und Projektumfang variieren. Bei sehr spezifischen Themen und in kleineren Unternehmen ist es sicherlich sinnvoll, die Beteiligten intensiver in die Planung mit einzubeziehen. Bei komplexen Projekten ist es eher wichtig, dass Vorschläge zur Verbesserung zügiger in Entscheidungen und Maßnahmen münden.
Folgende Fragen helfen bei der Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP):
- Welche Teilaufgaben sind laut Modell zu erledigen?
- Welche Arbeitspakete lassen sich den Teilaufgaben zuordnen? Sind diese vollständig?
- Wann soll ein vorläufiges Ergebnis vorliegen?
- Wer ist beteiligt? Wofür sind die Beteiligten verantwortlich?
- Was sind wesentliche Erfolgsfaktoren? Was könnte den Ablauf gefährden, u. a. Mitbestimmung, Integration Führung und Beschäftigte, Kommunikation, Reporting?
Je detaillierter der PSP, umso leichter und präziser erfolgt die terminliche Planung und Aufwandabschätzung. Um den Überblick zu behalten, gilt allerdings: So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Alles was noch nicht unmittelbar vorhersehbar ist, sollte in Sekundärprojekte ausgegliedert wer...