Projektmanagement: Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen

1 Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen

Zum Schluss die Ergebnisse prüfen

Bei der abschließenden Kontrolle sollten Sie den gesamten Projektverlauf daraufhin untersuchen, ob die Ziele (Qualität, Budget, Termine) auch erreicht wurden. Nicht nur das Endergebnis (Produkt) sollten Sie dabei im Auge haben, sondern auch den Projektverlauf. Sie fragen dabei:

• Wie war der Plan – wie ist das Ergebnis?

• Warum gab es Abweichungen?

• Welche zusätzlichen Ergebnisse haben wir erzielt?

• Wie hat sich das Team entwickelt?

Eine Produktprüfung kann auch erst nach einiger Zeit erfolgen, z. B. bei einer Softwareentwickung drei bis sechs Monate, nachdem der Auftraggeber das System erhalten hat. Dabei sollten Sie den Kunden einbeziehen.

Was gehört dazu?

Im Einzelnen können folgende Punkte abschließend überprüft werden, wobei wir uns hier auf die für den Projektverlauf relevanten Daten beschränken:

• Termine: Soll-Ist-Vergleich, Analyse der Abweichungen. Warum wurden die Termine überschritten? Was sind typische Ursachen für die Verzögerungen?

• Personal: Auswertung der Kapazitäten. Wo lagen Schwachstellen? Welche sind typisch und können in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden? Wo gab es Probleme (Führungsprobleme, Kompetenzen, Zusammenarbeit, Arbeitsverteilung, Kontinuität nach dem Projekt, Konflikte)?

• Kosten: Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten? Welche Faktoren haben die Kostenüberschreitung verursacht?

Zudem können Sie bestimmte Kennzahlen festschreiben, die als Maßstäbe oder Erfahrungswerte für andere Projekte hilfreich sind, zum Beispiel:

• Fluktuationsquote: Wie viele Mitarbeiter sind gegangen, wie viele kamen dazu, wie viele haben durchschnittlich pro Phase mitgearbeitet?

• Krankenstand,

• Erfahrungsstand der Mitarbeiter (unerfahren, erfahren, sehr erfahren), evtl. bezogen auf einzelne Phasen,

• Aufwand des Projekts: nach Tätigkeiten gegliedert, im Team, für die Projektleitung, für intern und projektextern Beteiligte,

• Anzahl der Änderungen pro Phase,

• Kosten der Änderungen,

• Anzahl an Tests, Reviews.

Auch jetzt müssen Sie wieder alle, die vom Projekt direkt oder indirekt betroffen sind, über den Abschluss und die Ergebnisse informieren.

Hier überlegen Sie wieder:

• Für wen ist die Dokumentation (Berichte etc.)?

  • Wer war beteiligt?
  • Wer sind die Kunden?
  • Wer im Unternehmen braucht die Ergebnisse (Vorgesetzte, Unternehmensleitung etc.)?
  • Wem sonst könnten die Ergebnisse von Nutzen sein?
• In welcher Form ist die Dokumentation sinnvoll?

• Wer soll sie bis wann erstellen?

2 Das Ende bewusst gestalten

Jedes Projekt sollte einmal ein Ende finden. Dies ist jedoch gar nicht so selbstverständlich, wie es auf den ersten Blick scheint. Sehen wir einmal von solchen Projekten ab, die wegen inhaltlicher Probleme unrealisierbar geworden sind oder bei denen sich die Rahmenbedingungen so verändert haben, dass ihr Ende bewusst herbeigeführt wurde, dann können Projekte auch noch ganz anders scheitern.

Praxis-Beispiel

Wie Projekte nicht zu Ende gehen sollten

Das Projektteam und der Projektleiter schieben das Ende immer wieder wegen angeblich dringender Zusatzaufgaben hinaus. Dabei schaffen sie es, alle anderen mit Scheinergebnissen zu blenden. So gut wie dieses Projekt wurde noch keines unternehmensintern verkauft. Aber so wenig hat auch noch keines gebracht.

Das Projekt schleppt sich so dahin, ohne dass erkennbare Ergebnisse erzielt werden. Jeder im Unternehmen weiß "Ach ja, da gibt es ja dieses Projekt."Aber Näheres weiß man nicht. Und dass dabei auch nichts herauskommt, scheint niemanden zu stören. Alle warten mehr oder weniger nur noch auf ein Machtwort von oben, das dem Projekt ein Ende setzen soll – egal ob mit oder ohne Ergebnis.

Das Projekt hat bis zu einem Fertigstellungsgrad von 90 Prozent einen sehr zügigen und optimistischen Verlauf aufgewiesen. Nun geht auf einmal nichts mehr weiter – obwohl das Team verstärkt wurde und die finanziellen Mittel aufgestockt wurden, bleibt das Projekt stecken.

Das Projekt verläuft mehr oder weniger im Sand. Die Projektorganisation wird aufgelöst und noch zu erledigende Aufgaben werden an irgendeine Stelle aus der Linienorganisation delegiert.

Das Projekt scheitert an einer destruktiven Atmosphäre. Alle Teammitglieder sind nach und nach abgewandert, schließlich schmeißt auch der Projektleiter das Handtuch. Daraufhin wird das Projekt aufgelöst und niemand spricht mehr darüber.

Überzeichnete Fälle? Tatsächlich wird es in der Praxis oft versäumt, Projekte – sogar wenn sie erfolgreich waren – zu einem geregelten und systematischen Abschluss zu führen. Oft passiert dies natürlich, wenn ein Projekt erfolglos war.

Warum wird ein geregeltes Ende oft umgangen?

Eine Rolle spielt sicher, dass bei unbefriedigendem Projektverlauf am Ende niemand mehr motiviert ist und das allgemeine Interesse am Ergebnis gegen Null absinkt. Somit will sich auch keiner mehr die Mühe machen, noch etwas in das Projekt zu investieren – seien es die eigenen Nerven, Zeit oder Geld. Oder niemand im Unternehmen will zugeben, dass ein prestigeträchtiges Projekt letztendlich gescheitert ist – weder das Team, Projektleiter noch Management fühl...