2.1 Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen".. So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "BPM Common Body of Knowledge". Dieses Verständnis ist also eine autorisierte Definition.
Es geht um Kommunikation zwischen den Aktivitäten
Genau genommen stehen dabei nicht die Aktivitäten im Mittelpunkt, sondern die Kommunikation. In einem Prozess arbeiten mehrere Beteiligte zusammen, um für einen Kunden eine Leistung zu erbringen. Gemeinsam tragen sie die Verantwortung, dass der Kunde eine gute Leistung bekommt. Dazu teilen sie die Arbeit untereinander auf und müssen entsprechend kommunizieren. Immer, wenn wir auf Prozesse schauen, interessiert uns diese Kommunikation zwischen den Aktivitäten.
Prozesse sind wiederkehrend
Bei einem Prozess sehen wir ein regelmäßig wiederkehrendes Muster der Kommunikation. Ein Prozess ist nicht einmalig, sondern ein sich wiederholender Ablauf. Immer dann, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt, ist der weitgehend gleiche Ablauf von Kommunikationen zu beobachten.
Ohne Kunde kein Prozess
Der Kunde ist ein weiteres Merkmal dieser Definition. Ohne Kunde kein Prozess. Die Kundenerwartung und das Kundenerleben sind der Maßstab für die Qualität des Prozesses. Gelingt es, mit den gegebenen Ressourcen die Erwartungen zu erfüllen, ist der Prozess gut.
Prozess bedeutet Beobachtung
Schließlich ist die Beobachtung maßgeblich für diese Definition. Nur wenn wir die Kommunikation beobachten, haben wir einen Prozess. Ohne Beobachtung ist es ein ablaufendes Muster, dessen sich niemand bewusst ist. Sehr viele Abläufe im Unternehmen funktionieren ganz gut in diesem „Autopilot“-Modus. Wir sprechen dann aber nicht von Prozessen. Erst wenn wir bewusst hinschauen, wird der Ablauf zum Prozess.
Denn mit dem Hinschauen beginnt Führung.
Prozessmanagement ist immer Veränderung
Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen". So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "PM Common Body of Knowledge". Dieses Verständnis ist also eine autorisierte Definition.
2.2 HR als Support-Prozess für das Unternehmen
Die Personalprozesse haben eine Dienstleistungsfunktion im Unternehmen. Die eigentliche Wertschöpfung des Unternehmens findet in den Kernprozessen statt. In produzierenden Unternehmen, also in der Produktion oder der Produktentwicklung, in Versicherungen im Versicherungsbetrieb, in IT-Unternehmen in der Software-Entwicklung oder im Rechenzentrumsbetrieb. Aber diese Kernprozesse brauchen Menschen, die in den Prozessen Werte für ihre Kunden schaffen. Diese Menschen an das Unternehmen zu binden ist die Dienstleistung der Personalprozesse.
Diese Einordnung als "Supportprozesse" des Unternehmens beeinflusst häufig den Stellenwert. Geld verdient das Unternehmen nur in den Kernprozessen, die Supportprozesse kosten Geld (neben dem Personal meistens Einkaufs-, IT- und Finanzprozesse etc). Die Unterstützungsprozesse können nur schwer ein Alleinstellungsmerkmal schaffen, mit dem sich das Unternehmen beim Kunden einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb erarbeitet. Auf Unterstützungsprozesse schauen Unternehmen darum häufig eher aus der Kostenperspektive. Das führt eher zu Standardisierung als zu Innovationen in den Supportprozessen.
Der Beitrag der Personalprozesse zur Marktposition ist zwar indirekt, aber dennoch auf längere Sicht sehr wirksam. Hohe Fluktuation unter den Mitarbeitern der Kernprozesse führt zum Beispiel zu enormem Einarbeitungsaufwand und zum Verlust von Kundenbindung. Personalmanager schauen darauf, dass in allen Prozessen des Unternehmens genügend gut qualifizierte Personen bereitstehen und das Unternehmen andererseits nicht in die Abhängigkeit von wenigen Kompetenzträgern gerät.
2.3 Kernprozesse aus Sicht der Personalabteilung
Innerhalb des gesamten Unternehmens leisten die Personalprozesse eine Unterstützung. Für die Arbeit von HR stellen sie allerdings den Kern ihrer Arbeit dar. Betrachten wir die anderen Prozesse als Kunden von HR, dann erkennen wir deutlich die Kernprozesse der Personalarbeit:
- Personen für das Unternehmen gewinnen
- Personen an das Unternehmen binden
- Personen für ihre Arbeit entlohnen
- Sozialversicherung und Steuern für die Personen leisten
- Führungskräfte in der Führung von Personen unterstützen
- Personen qualifizieren
Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Je nach speziellen Anforderungen des Unternehmens können einzelne Aspekte dieser Prozesse eine höhere Bedeutung gewinnen und darum selbst als Prozess für die HR-Arbeit gesehen werden. Wenn flexible Arbeitszeiten und Arbeitseinsätze für die Kernprozesse wichtig sind, könnte die Beobachtung der Arbeitszeiten so bedeutsam sein, dass die HR-Abteilung das als eigene...