Für eine solche Prozessdokumentation gliedern wir den Prozess in seine wesentlichen Arbeitsschritte. Ein Arbeitsschritt ist eine Reihe von Tätigkeiten, die in der Regel von der gleichen Rolle an einem Punkt im Ablauf des Prozesses ausgeführt wird. Diese zu einem Arbeitsschritt zusammengefassten Tätigkeiten bezeichnen wir im Prozessmanagement als "Aktivität". Wenn wir Prozesse in einem Prozessmodell abbilden, ist die Aktivität die kleinste Einheit des Modells.
Es gibt keine verbindliche Vorgabe, wie kleinteilig die Tätigkeiten zu Aktivitäten gefasst werden sollen. Ein zu kleinteiliger Zuschnitt erschwert in aller Regel die Verständlichkeit der Dokumentation. Die Zielgruppe der Dokumentation sind die Menschen im Unternehmen, nicht Prozessmanager, nicht Auditoren und nicht IT-Anwendungen. Die Priorität der Darstellung sollte also Verständlichkeit haben.
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