Prozessmanagement im HR-Bereich / 7 Prozess optimieren

7.1 Optimierungsziele und Maßnahmen

Prozesse optimieren bedeutet, die Zusammenarbeit in der Organisation so zu verändern, dass sie eine höhere Prozessqualität oder Ergebnisqualität zeigen. Die Ziele der Optimierung sind generell in vier Aspekten zu beschreiben:

• Qualität
• Wirtschaftlichkeit
• Schnelligkeit
• Variabilität

7.1.1 Abhängigkeiten von Zieldimensionen

Die vier Ziele können keinesfalls gleichzeitig verfolgt werden, da sie sich zum Teil widersprechen. Variabilität und Geschwindigkeit schließen sich aus. Mehr Varianten drücken auf die Schnelligkeit, schnellere Prozesse fordern weniger Varianten. Ähnlich ist es mit Qualität und Wirtschaftlichkeit. Ein Mehr vom einen führt zu einem Weniger des anderen.

Variabilität und Qualität schließen sich zwar nicht gegenseitig aus, aber die Einhaltung von Qualitätszielen wird umso schwerer, je mehr Varianten wir berücksichtigen müssen.

Auch Wirtschaftlichkeit und Variabilität hängen zusammen: Produktivität und Auslastung lassen sich leichter erreichen als eine Erweiterung des Leistungsspektrums. Ebenso ist Schnelligkeit leichter zu steigern als Qualität.

Wirtschaftlichkeit und Schnelligkeit hingegen können wir durchaus gleichzeitig verfolgen, die Ziele sind miteinander verträglich.

Man kommt also nicht umhin, für eine Optimierung eines Prozesses die Ziele zu priorisieren. Ohne eine Klärung der Ziele bleibt jede Optimierung Stückwerk.

7.1.2 Ansätze zur Optimierung

Zur Optimierung haben wir drei prinzipielle Ansätze:

• Wir erhöhen die Prozess-Sicherheit durch Dokumentation oder Digitalisierung.
• Wir ändern die Reihenfolge von Tätigkeiten, lassen Tätigkeiten weg oder ändern die Arbeitsteilung unter den Prozessbeteiligten.
• Wir automatisieren Tätigkeiten.

7.2 Prozesssicherheit, Beobachtbarkeit, Governance

Für viele Beobachter ist es bereits eine erhebliche Optimierung eines Prozesses, wenn die Ausführung nicht mehr beliebig den einzelnen Teams und Beteiligten überlassen ist, sondern einem vorgegebenen Muster folgt. Standardisierung gilt dann als Optimierung.

Dazu ist es notwendig, dass sich alle Beteiligten zunächst der Unterschiedlichkeit ihrer Arbeitsmuster bewusst sind und sich dann auf Eckpunkte einigen, die in jeder Prozessausführung fix sein sollen. Die Art der Ausführung einzelner Aktivitäten kann dabei variieren, wenn alle Ausführungsverantwortlichen die festgelegten Zwischenergebnisse als Meilensteine beachten.

Wenn für einen Prozess Vorgaben aus regulatorischen Rahmenbedingungen oder eingesetzten Managementsystemen gelten, dann gehört es zur Anforderung an eine Prozessoptimierung, dass die Einhaltung dieser Vorgaben im täglichen Ablauf beobachtet werden kann.

7.2.1 Dokumentation und Training

Damit der Prozess in der Ausführung einheitlicher wird, schreiben wir den Prozess auf und trainieren die Prozessbeteiligten auf die festgelegte Ausführung. Dazu können wir Prozessmodelle nutzen, Handbücher oder Unternehmens-Wikis. Trainings können wir analog im Seminarraum anbieten, wir können Mitarbeitern Mentoren zur Seite stellen oder digitale Trainingsformate wie Videos oder Online Schulungen verwenden. Das Ziel dieser Maßnahmen ist immer, die Reihenfolge, Arbeitsteilung und Arbeitsausführung von Schritten zu sichern.

7.2.2 Digitale Vorgangssteuerung

Alternativ können wir auch die Prozesssteuerung digitalisieren. Dazu verwenden wir eine Anwendung, die den jeweiligen Ausführenden die Information über eine anstehende Aktivität zusammen mit allen inhaltlichen Informationen zur Aktivität zustellt (Process Engine). Der Anwendung müssen wir den verbindlichen Ablauf des Prozesses mit einem Prozessmodell füttern. Die tatsächliche Ausführung der einzelnen Tätigkeiten wird dann von der Anwendung dokumentiert, sodass auch Auswertungen über Durchlauf- und Bearbeitungszeiten möglich sind. Dokumentation zu regulatorischen Zwecken sind in dieser Form der Prozesssteuerung implizit erledigt.

7.3 Organisatorische Optimierung

Wir können Prozesse verändern, indem wir die Ausführung, Reihenfolge und Arbeitsteilung für Aktivitäten ändern.

7.3.1 Tätigkeiten eliminieren

Kontrollen

Eine Möglichkeit, die Durchlaufzeit und die Ausführungskosten zu minimieren ist es, Tätigkeiten wegzulassen. Viele Tätigkeiten dienen der Qualitätskontrolle im Prozess. Gelingt es, die Prozess-Sicherheit zu steigern, können wir auf Kontrollen verzichten.

Dokumentation

Andere Tätigkeiten dienen der Dokumentation des Prozesses. Gelingt es, dass der Prozess selbst seine Dokumentation liefert (zum Beispiel mit einer Process Engine), dann sind Dokumentationsaktivitäten überflüssig.

Datenübertragung

Viele Tätigkeiten dienen der Übertragung von Informationen, ohne dass neue Informationen hinzugefügt werden. Wenn wir eine durchgängige Informationshaltung im Prozess schaffen, bei der Übertragungen nicht notwendig sind, eliminieren wir diese Tätigkeiten.

Redundanz

Überall da, wo Informationen redundant in verschiedenen Datenhaltungen geführt werden, brauchen wir Tätigkeiten zum Abgleich dieser Informationen. Dieser Abgleich entfällt, wenn es gelingt, Redundanz zu vermeiden.

Reports

Berichte und Auswertungen erfordern oft eigene Tätigkeiten. Dabei ist sehr häufig nicht klar, zu welchem Zweck ein Report benötigt wird. Gelingt es, die Anzahl der Berichte und Auswertungen auf das notwendige Maß zu reduzieren, entfallen weitere Tätigkeiten.

7.3.2 Tätigkeiten differenzieren

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