Prozessmanagement im HR-Bereich / 7.3 Organisatorische Optimierung

Wir können Prozesse verändern, indem wir die Ausführung, Reihenfolge und Arbeitsteilung für Aktivitäten ändern.

7.3.1 Tätigkeiten eliminieren

Kontrollen

Eine Möglichkeit, die Durchlaufzeit und die Ausführungskosten zu minimieren ist es, Tätigkeiten wegzulassen. Viele Tätigkeiten dienen der Qualitätskontrolle im Prozess. Gelingt es, die Prozess-Sicherheit zu steigern, können wir auf Kontrollen verzichten.

Dokumentation

Andere Tätigkeiten dienen der Dokumentation des Prozesses. Gelingt es, dass der Prozess selbst seine Dokumentation liefert (zum Beispiel mit einer Process Engine), dann sind Dokumentationsaktivitäten überflüssig.

Datenübertragung

Viele Tätigkeiten dienen der Übertragung von Informationen, ohne dass neue Informationen hinzugefügt werden. Wenn wir eine durchgängige Informationshaltung im Prozess schaffen, bei der Übertragungen nicht notwendig sind, eliminieren wir diese Tätigkeiten.

Redundanz

Überall da, wo Informationen redundant in verschiedenen Datenhaltungen geführt werden, brauchen wir Tätigkeiten zum Abgleich dieser Informationen. Dieser Abgleich entfällt, wenn es gelingt, Redundanz zu vermeiden.

Reports

Berichte und Auswertungen erfordern oft eigene Tätigkeiten. Dabei ist sehr häufig nicht klar, zu welchem Zweck ein Report benötigt wird. Gelingt es, die Anzahl der Berichte und Auswertungen auf das notwendige Maß zu reduzieren, entfallen weitere Tätigkeiten.

7.3.2 Tätigkeiten differenzieren

Aus eins mach zwei. Wenn Aktivitäten aus mehreren Arbeitsschritten bestehen, erfordern die einzelnen Schritte häufig unterschiedliche Kompetenzen. Oft erledigt so eine höher qualifizierte Person Tätigkeiten, die auch eine andere Person erledigen könnte. Will man die knappe (teure) Ressource der hohen Qualifikation sparen, macht es Sinn, diese Tätigkeiten aufzuteilen und verschiedenen Personen zu geben. Das kann die Personalkosten senken oder Personalknappheit umgehen, erhöht aber den Kommunikationsaufwand durch eine zusätzliche Übergabe. Der Gewinn durch die Einsparung knapper Kompetenzen muss also schon erheblich sein, damit diese Maßnahme in der Summe den Prozess optimiert.

7.3.3 Tätigkeiten integrieren

Aus zwei mach eins. Sehr häufig beobachten wir in Unternehmen, dass Tätigkeiten kleinschrittig über viele Personen oder Abteilungen verteilt sind. Meistens ist dies in der Kompetenz der Personen begründet oder in der Verfügbarkeit von Informationen. Häufig ist aber der Grund für diese Arbeitsteilung längst nicht mehr bekannt oder noch aktuell. In diesem Fall ist die Integration von Tätigkeiten eine Option: Eine Person übernimmt einen größeren zusammenhängenden Komplex an Aufgaben. Das minimiert Übergaben, erhöht die Kundenbindung und steigert die Ansprüche an die Personen. Wir sprechen dabei von einem "Job Enrichment", weil eine Person damit vielfältigere und interessantere Tätigkeiten bekommt und Zusammenhänge umfassend erlebt.

7.3.4 HR-Business Partner

Die verbreitete Organisation der HR-Arbeiten über "HR Business-Partner" spiegelt diese Option der Integration von Tätigkeiten wider. Hier wird eine Person für einen Geschäftsbereich zu primären Ansprechpartner in allen Belangen der Personalarbeit, also gleichermaßen für Entgelt wie für Personalentwicklung, Recruiting und Führungssupport.

7.3.5 Outsourcing

Outsourcing entspricht dem Konzept der Differenzierung von Tätigkeiten. Hier differenziert das Unternehmen, welche Teile des Prozesses von einem Ansprechpartner im Unternehmen verantwortet werden und welche Teile zur Abarbeitung von Massenvorfällen an externe Unternehmen verlagert werden.

7.3.6 Abhängigkeit vom IT-Support

Alle diese Optimierungsansätze sind abhängig von der Unterstützung durch geeignete IT-Systeme. Nur wenn Informationen da verfügbar sind, wo sie benötigt werden, kann Integration oder Differenzierung von Tätigkeiten gelingen. Nur wenn wir Redundanz in der Datenhaltung und Übertragung von Informationen vermeiden, sind Tätigkeiten zu eliminieren.

Sehr viele mögliche Optimierungen von Prozessen scheitern, weil die IT-Systeme die notwendige Integration der Informationen nicht ermöglichen.