Psychische Belastung am Arbeitsplatz: Maßnahmen für unte ... / 2 Büro und Verwaltung

Arbeiten im Büro und in der Verwaltung bestehen vorwiegend aus planerischen oder administrativen Tätigkeiten, die meist am Computer ausgeführt werden. Büroarbeit erfordert besonders hohe kognitive Leistungen. Arbeitsaufgaben müssen oft sehr exakt, aufmerksam und konzentriert bewältigt werden. Viele Beschäftigte klagen über die komplexen Anforderungen. Psychisch belastend wirken außerdem die hohe Arbeitsintensität, emotionale und widersprüchliche Anforderungen, arbeitsorganisatorische Probleme und das Führungsverhalten der Vorgesetzten.

Mit dem Einsatz neuer Techniken, wie Notebook, Smartphone und Internet, werden viele Arbeitsabläufe dezentralisiert, sodass das Arbeiten auch am Feierabend oder im Urlaub möglich wird. Die Corona-Pandemie hat der Arbeit im Homeoffice bzw. dem mobilen Arbeiten einen plötzlichen und unerwarteten Schub gegeben. Besonders häufig ist die Arbeit im Homeoffice bei folgenden Berufen:

• IT-Berufe,
• Lehrberufe,
• Berufe in Forschung und Entwicklung,
• Einkauf und Vertrieb,
• Unternehmensorganisation und -strategie,
• Versicherungs- und Finanzdienstleistungen,
• Öffentliche Verwaltung,
• Büro- und Sekretariatsberufe.

Mitarbeiter müssen ihre Disziplin und Konzentration an allen möglichen Orten und zu allen möglichen Zeiten bereitstellen. Klare Arbeitszeiten werden häufig nicht eingehalten, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit lösen sich auf. Der Stress wird in den Privatbereich mit hineingetragen und arbeitsfreie Zeiten sind fast nicht mehr möglich. Insbesondere ständige Erreichbarkeit und Abendarbeit haben deutlich zugenommen. So kommt es zur Verkürzung von Ruhezeiten und dem negativen Effekt, nicht von der Arbeit abschalten zu können. Gleichzeitig wird häufig die Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Vorgesetzten schwieriger. Es entstehen also Probleme sowohl beim Selbstmanagement, als auch bei der Organisation der Zusammenarbeit.

Neben zusätzlichen Belastungsfaktoren bietet die Arbeit im Homeoffice aber durchaus auch die Chance auf zusätzliche Ressourcen. So ist der Einfluss auf die Gestaltung der Arbeitszeit beim mobilen Arbeiten deutlich gewachsen. Beschäftigte, die vorwiegend von zu Hause aus arbeiten können, berichten zu 78 % von einem hohen bzw. sehr hohen Grad an Einfluss auf die Arbeitszeit, während dies nur 56 % der in Präsenz Arbeitenden berichtet. Insgesamt haben die Mitarbeitenden^[1]

im Homeoffice inzwischen die Vorteile entdeckt, z. B. Verringerung der Pendelzeiten und bessere Vereinbarung von Beruf und Privatleben, und wissen diese zu schätzen. Viele geben an, ihre Aufgabe genauso gut mobil erledigen zu können und zu Hause sogar produktiver und effektiver zu arbeiten.^[2]

Eine Studie der TU Darmstadt ergab sogar, dass Burnout-Raten mit zunehmender Arbeit im Homeoffice sinken.^[3]

Folgende Faktoren können helfen, den psychischen Druck bei Büroarbeiten möglichst gering zu halten:

• Sicherheit des Arbeitsplatzes,
• festes und verlässliches Einkommen,
• unbefristetes Arbeitsverhältnis,
• die Arbeitsaufgabe macht Spaß, ist vielseitig und abwechslungsreich,
• die Arbeit wird als sinnvoll empfunden,
• kollegialer Führungsstil und Unterstützung durch Führungskräfte,
• die Kollegialität wird gefördert,
• die Mitarbeitenden haben Einfluss auf die Arbeitsweise und können eigene Fähigkeiten weiterentwickeln.

Hilfreich für die Beschäftigten ist eine möglichst ruhige und angenehme Arbeitsumgebung:

• möglichst geringe Lärmbelastung, um die Konzentration nicht zu beeinträchtigen,
• angenehmes Raumklima und frische Luft,
• einfach zu bedienende Programme, die keine unnötige Zusatzarbeit verursachen,
• bei lang anhaltender geistiger Arbeit ist Abwechslung besonders wichtig,
• Möglichkeit zu körperlicher Bewegung.

Um den Druck im Homeoffice möglichst gering zu halten, gelten folgende Empfehlungen:

• Mittlere Dosierung der Arbeit im Homeoffice, ca. 40–50 % der Arbeitszeit.
• Einfluss auf die Arbeitszeit reduziert die Entgrenzung und verbessert die Erholung.
• Ein machbares Arbeitspensum verringert den Zeitdruck und damit ebenfalls die Entgrenzung der Arbeitszeit.
• Klare Regeln zu Arbeits- und Pausenzeiten festlegen (z. B. über Betriebsvereinbarungen).
• Klare Regeln für Kommunikation und Kommunikationswege festlegen.

[1] Quelle: DGB-Index Gute Arbeit, Sonderauswertung "Arbeit der Zukunft im 'Neuen Normal'", 2021.

[2] Quelle: DAK: Digitalisierung und Homeoffice-Studie, 2021.

[3] Quelle: Pfnür et al: Work from Home: Von der Pandemienotlösung zum Konzept multilokaler Arbeit, TU Darmstadt, 2023.