Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 / 4 Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015

Die umfassenden Qualitätsanforderungen der ISO 9001:2015 bedeuten, dass es sich bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems um ein komplexes Projekt handelt, bei dem teilweise tief in die Struktur und in die Prozesse einer Organisation eingegriffen wird. Daher bedarf es zur Abwicklung eines derartigen Einführungsprojektes eines effektiven Projektmanagements.

4.1 Phasen eines Einführungsprojektes

Nach der Entscheidung der Leitung der Organisation zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 geht es zunächst darum, die Mitarbeiter über dieses Projekt zu informieren, z. B. in einer "Kick-off-Veranstaltung", für deren Engagement zu werben und die Projektvorbereitungen zu treffen. Dazu gehören insbesondere eine Projektplanung mit einer Zeit- und Kostenschätzung, die interdisziplinäre Zusammensetzung eines Projektteams, an dem auch HR beteiligt sein sollte und die Benennung eines Projektleiters. Inhaltlich sind bei einem Einführungsprojekt 4 Phasen zu durchlaufen, die in der folgenden Tabelle dargestellt sind.

Phasen	Projektschritte
Analyse des Ist-Zustandes des Qualitätsmanagementsystems	Aufnahme der Prozesse und deren Schnittstellen Analyse der Aufbauorganisation (Stellen, Abteilungen, Bereiche, Hierarchieebenen, Aufgabenzuweisungen) Erfassung aller bereits vorliegenden qualitätsbezogenen Dokumente (Verfahrens-, Arbeits-, Prüfanweisungen, Checklisten, Formulare, usw.) Analyse des Daten- Informations- und Materialflusses
Ermittlung der Anforderungen (Soll-Zustand)	Erfassung der Normanforderungen Analyse der Kundenanforderungen und der Anforderungen von anderen Stakeholdern Bestimmung der organisationsinternen Anforderungen Festlegung der Qualitätspolitik
Analyse der Schwachstellen, z. B. im Rahmen eines internen Audits	Vergleich des Ist- mit dem Soll-Zustand Planung von Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen Analyse von Reklamationen, Kundenbeschwerden und internen Fehlern
Umsetzung von Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen	Umsetzung der Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen Ggfs. Ergänzung der Dokumentation Schulung von Mitarbeitern

Eine wichtige Aufgabe für HR besteht darin, die Mitarbeiter des Projektteams in Abstimmung mit den Fachabteilungen für ihre Projektaufgaben freizustellen.

Praxis-Tipp

Realistische Zeitplanung

Oftmals wird die Dauer eines Einführungsprojektes unterschätzt. Realistischerweise sollten dafür etwa 9 bis 12 Monate veranschlagt werden. Planen Sie die benötigten internen und externen Ressourcen ein und legen Sie ein Budget für evtl. Beratungsleistungen und Schulungsmaßnahmen fest.

4.2 Einbeziehung von Mitarbeitern und Interessenvertretern

Nachhaltig erfolgreich lässt sich ein Qualitätsmanagementsystem nur unter Beteiligung der Mitarbeiter einführen und aufrechterhalten. Daher ist es erforderlich, diese für das Projekt zu begeistern und auch die Interessenvertreter der Mitarbeiter für eine aktive Mitarbeit zu gewinnen. Das Vertrauen der Mitarbeiter in die Interessenvertreter und die genauere Kenntnis der Interessenvertreter über die Bedürfnisse, (Un-)Zufriedenheiten und Qualifizierungswünsche und -möglichkeiten helfen dabei, das Qualitätsmanagementsystem in der ganzen Organisation zu verankern. Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine Betriebsvereinbarung zum Qualitätsmanagement "Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015" zu erstellen.

Die Interessenvertreter sollten insbesondere bei der Besetzung des Projektteams und der Benennung des Projektleiters beteiligt werden. Das Gleiche gilt bezüglich der Mitarbeit in den einzelnen Projektgruppen und Workshops sowie bei der Auswahl und Ernennung von internen Auditoren. Somit bietet es sich an, die Interessenvertreter gleich schon an der "Kick-off-Veranstaltung" des Projekts zu beteiligen.