Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 / 4.1 Phasen eines Einführungsprojektes

Nach der Entscheidung der Leitung der Organisation zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 geht es zunächst darum, die Mitarbeiter über dieses Projekt zu informieren, z. B. in einer "Kick-off-Veranstaltung", für deren Engagement zu werben und die Projektvorbereitungen zu treffen. Dazu gehören insbesondere eine Projektplanung mit einer Zeit- und Kostenschätzung, die interdisziplinäre Zusammensetzung eines Projektteams, an dem auch HR beteiligt sein sollte und die Benennung eines Projektleiters. Inhaltlich sind bei einem Einführungsprojekt 4 Phasen zu durchlaufen, die in der folgenden Tabelle dargestellt sind.

Phasen	Projektschritte
Analyse des Ist-Zustandes des Qualitätsmanagementsystems	Aufnahme der Prozesse und deren Schnittstellen Analyse der Aufbauorganisation (Stellen, Abteilungen, Bereiche, Hierarchieebenen, Aufgabenzuweisungen) Erfassung aller bereits vorliegenden qualitätsbezogenen Dokumente (Verfahrens-, Arbeits-, Prüfanweisungen, Checklisten, Formulare, usw.) Analyse des Daten- Informations- und Materialflusses
Ermittlung der Anforderungen (Soll-Zustand)	Erfassung der Normanforderungen Analyse der Kundenanforderungen und der Anforderungen von anderen Stakeholdern Bestimmung der organisationsinternen Anforderungen Festlegung der Qualitätspolitik
Analyse der Schwachstellen, z. B. im Rahmen eines internen Audits	Vergleich des Ist- mit dem Soll-Zustand Planung von Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen Analyse von Reklamationen, Kundenbeschwerden und internen Fehlern
Umsetzung von Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen	Umsetzung der Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen Ggfs. Ergänzung der Dokumentation Schulung von Mitarbeitern

Eine wichtige Aufgabe für HR besteht darin, die Mitarbeiter des Projektteams in Abstimmung mit den Fachabteilungen für ihre Projektaufgaben freizustellen.

Praxis-Tipp

Realistische Zeitplanung

Oftmals wird die Dauer eines Einführungsprojektes unterschätzt. Realistischerweise sollten dafür etwa 9 bis 12 Monate veranschlagt werden. Planen Sie die benötigten internen und externen Ressourcen ein und legen Sie ein Budget für evtl. Beratungsleistungen und Schulungsmaßnahmen fest.